У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Фото Юлии Бородиной.

Вашему бизнесу нужны сотрудники, и вы будете первым работодателем. Вы пишете вакансию и размещаете ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов в своей базе резюме. Теперь пришло время узнать больше о процессе подбора персонала.

Конечно, кадровое дело может быть делегировано подрядчику (и казначею), но вы все равно несете ответственность за соблюдение всех процедур. Это означает, что вы должны хотя бы в общих чертах знать, как это должно быть сделано. Кроме того, спросите у своих сотрудников, какие документы им нужны для регистрации.

Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда

Подумайте о том, где работает ваш сотрудник, что ему необходимо для работы, оборудование, специальные инструменты, специальная экипировка, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и т.д. Вы несете ответственность за то, чтобы все необходимое было в наличии.

Необходимо уделять внимание безопасности и условиям труда на рабочем месте (Трудовой кодекс, статья 212). Обратитесь к отраслевым руководствам по охране труда. Возможно, вы слышали об обязательной оценке условий труда — да, она обязательна, но не сразу, а в течение года с момента приема на работу первого сотрудника (п.

1 ч. 1 2 ст. 17 § 1, ст.

426-ФЗ от 28 декабря 2013 года «О специальной оценке условий труда»).

Как работодатель, вы обязаны пройти специальное обучение и инструктаж по охране труда (статья 225 Трудового кодекса). Это можно сделать в утвержденном учебном центре по вашему выбору.

Обучение должно быть завершено в течение одного месяца после приема на работу первого сотрудника. Однако если сделать это заранее, то легче организовать все необходимое для обеспечения безопасности труда. Кроме того, вы имеете право самостоятельно обучать своих сотрудников по охране труда и технике безопасности. Подробнее об этом ниже.

Если вы поручили ведение бухгалтерского учета и отчетности внешнему партнеру, сообщите ему, что у вас есть сотрудники. Это означает дополнительный бухгалтерский учет, подоходный налог и обязательные страховые взносы. Если вы сами ведете бухгалтерские книги, проведите исследование.

Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу

Спросите выбранного вами кандидата.

1. есть ли у вас трудовая книжка?

Если потенциальный сотрудник впервые устраивается на работу или, по крайней мере, он стал формальным соискателем, вы должны предоставить ему трудовую книжку. Если он потеряет или серьезно повредит свою трудовую книжку, вы должны выдать ему новую.

Есть ли у вас медицинская книжка?

Она необходима, например, продавцам магазинов, работникам общепита и лицам, которые работают с детьми или оказывают персональные услуги (ст. 69, 213 ТК РФ, «Федеральный закон», ст. 36 «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Поэтому необходимо предупреждать работников о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и написания медицинских справок. Работодатель обязан обеспечить условия прохождения медосмотра и оплатить его в соответствии с законодательством. То есть вы должны позаботиться об этом (ст.

213 ТК РФ, ст. 34 ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии, ст. 34 «Население»).

3. в течение последних двух лет не был ли он государственным служащим?

Если вы можете посмотреть его трудовую книжку, вы это узнаете. Если нет, вам следует спросить. Если вы принимаете на работу бывшего государственного служащего, вам нужно будет обновить сведения о последнем месте его работы.

Однако существуют определенные категории государственных служащих, которые должны сначала получить одобрение Комитета ответственных лиц (статья 64.1 Трудового кодекса РФ), чтобы занять следующее место работы. В таких случаях этот документ необходим для получения статуса служащего. То же самое относится и к бывшим муниципальным служащим.

Если вы принимаете на работу бывшего государственного служащего с нарушением этих правил, вы подлежите значительному штрафу. На индивидуальных предпринимателей может быть наложен штраф в размере от 20 000 до 50 000 рублей, на юридических лиц — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19. 29 НПК РФ).

4. является ли работник инвалидом?

Если да, попросите его иметь при себе справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР) и оформляйтесь на работу. На основании этой программы в трудовом договоре должен быть прописан режим работы. Например, инвалиды I и II групп имеют право на меньшую продолжительность рабочего времени с сохранением полного заработка, а годовой ценз в 30 календарных дней должен быть распространен на всех инвалидов.

Предоставьте потенциальным работникам список документов, которые они должны представить в первый день работы (статья 65 Трудового кодекса). Приступайте:.

Запрашивать документы, не входящие в этот список, запрещено законом. Однако работники могут представлять дополнительные документы. Например, если вы хотите получить налоговый вычет на детей при расчете НДФЛ с заработной платы, вам необходимо принести свидетельство о рождении ребенка.

Вам останется только трудовая книжка, медицинские формы и справки (если требуется), копия ИПР инвалида и копия бланка согласия, если работник является инвалидом. Спецкомиссия (для бывших госслужащих, если этот документ обязателен).

Остальное — паспортные данные, СНИЛС, документы об образовании и воинский учет — необходимо заполнить в личной карточке (подробнее об этом ниже). Однако не стоит сохранять копии этих документов. С точки зрения управления персональными данными это считается «слишком много информации».

Оформление трудового договора

Согласно закону, вы не обязаны подписывать трудовой договор в первый день работы нового сотрудника. Главное — сделать это в течение трех рабочих дней после того, как он фактически допущен к работе (статья 67 Трудового кодекса РФ).

Однако рекомендуется составлять договор сразу. Это позволит вам

1. Заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, специфика работы или если вы являетесь микропредпринимателем с небольшим количеством работников — более подробная информация приведена в конце этой статьи).
2. Установить испытательный срок.

О том и другом можно договориться сначала — до того, как работник получит разрешение приступить к работе (статья 58 части 3, статья 70 части 2 Трудового кодекса РФ). В противном случае трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытательного срока.

Убедитесь, что работники осведомлены о местных нормативных актах. В частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и другие нормативные акты, касающиеся его работы. Согласно закону, это должно быть сделано до заключения трудового договора (Трудовой кодекс, статья 68).

Если статус предприятия очень мал и отсутствуют местные нормативные акты, достаточно заключения трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят новых сотрудников написать заявление в свободной форме о том, что он не был государственным служащим в течение последних двух лет. Это не обязательно, но является полезной практикой.

Если работник забудет сказать вам, что он работал на государство и, например, потерял свою книжку, вы, возможно, сами увидите. Ваша просьба напомнит ему об этом факте. В любом случае, документ будет в вашу пользу, если впоследствии будет доказано, что работник действительно состоял на государственной службе, а вы этого не знали, но не сообщили предыдущему работодателю о своей предыдущей военной службе.

Где я могу найти образец трудового договора? Для очень малых и средних предприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г.858 (ред. от 19. 04. 2021). Эту форму могут взять за основу и более взрослые работодатели, адаптировав ее под свои особенности.

Достаточно ли заявления и приказа? Нет, этого недостаточно. Заявление от работника: «Прошу принять меня на должность … . — Это вовсе не необходимый документ, но на практике он почти всегда используется. В любом случае, необходимо соглашение с двойной подписью, копия работнику и копия вам.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ необходим только в том случае, если данные сотрудника будут переданы третьей стороне (налоговые органы, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если вам нужно поручить расчет и отправку заработной платы бухгалтеру, а оплату производить через банк, или если вам нужно поручить работу отдела кадров подрядчику.

Контракт с полной ответственностью. Он необходим, когда сотрудники работают сразу с деньгами, товарами или другим имуществом (Трудовой кодекс, статья 244). Например, такие договоры заключаются с кассиром, продавцом и всеми лицами, принимающими и передающими платежи.

Данные перечни должностей и задач утверждены постановлением Министерства труда и социального развития от 31 декабря 2002 года.85 Также приведены некоторые примеры форм договоров.

Весь процесс введения режима был обобщен.

Что еще нужно сделать

Обучение по новому трудовому мандату. Затем ознакомьтесь с работниками, которые подписывают его, в течение трех дней после фактического начала работы. Даже если у вас очень маленький бизнес, мандат должен быть.

Используйте форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05. 01. 2004 № 1 В общем, вы можете использовать эту модель мандата для создания практически любой кадровой процедуры.

Обеспечить вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности. Обязательный — перед допуском сотрудника к работе. Должен быть зафиксирован в специальном дневнике вводного инструктажа. Он должен быть переплетен и пронумерован (статья 212 Трудового кодекса РФ). Отсутствие такого файла означает, что обновление не проводилось.

Формат календаря вводного инструктажа установлен ГОСТом 12. 0. 004-2015. Его можно приобрести в канцелярском магазине.

Вы можете самостоятельно проводить вводный инструктаж, но только при наличии сертификата аккредитованного центра и прохождении обучения и проверки по охране труда на рабочем месте. Предприниматели проходят это обучение в форме переподготовки в Фонде профессионального образования.

Получите инструкцию для своих сотрудников. Этот документ обязателен для всех, включая очень малые предприятия. Форма также есть в постановлении № 1 Госкомстата от 1 мая 2004 г.

Предварительный отчет Т-2 выдается только в печатном виде и содержит информацию о работнике (паспортные данные, сведения об обучении, адрес и т.д.). Работник должен отметить раздел 2 карточки под свою подпись.

запись в трудовой книжке. А если у работника нет — сделать запись о его трудоустройстве в трудовой книжке. Это нужно сделать на шестой день работы (ст.

66 ТК РФ). Исключение составляют некоторые почасовые работники. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы.

Если в трудовой книжке нет места для записи, ее необходимо вписать.

Методы строительства перечислены в директиве, утвержденной постановлением Минтруда от 10. 10. 2003¹69.

Также необходимо завести трудовую книжку и завести журнал учета трудовых книжек работников. Кроме того, она должна быть записана в разделе 3 индивидуальной карточки Т-2, и работник должен ознакомиться с ней под роспись.

В противном случае, отказавшись от работы, он может заявить, что его трудовая книжка была у вас и вы не вернули ее при увольнении.Т-2 Если у вас нет требуемого файла с подписями работника и трудовой книжки, вы не сможете доказать обратное . В таком случае административный штраф не может быть наложен. Бывший работник может требовать зарплату, отличную от зарплаты за период со дня увольнения до дня выдачи трудовой книжки (ст.

234 ТК РФ).

Куда сообщить о работнике

по прежнему месту работы (для бывших военных). Это необходимо сделать в течение 10 дней с момента заключения с ним/ней трудового договора. Порядок уведомления утвержден постановлением Правительства РФ № 29 от 21. 01. 2015 года.

О военнослужащих. Относится только к лицам, подлежащим воинскому учету. Уведомить нужно в течение двух недель с момента приема работника на работу (Положение № 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства № 719 от 27 ноября 2006 года).

Штраф за нарушение этой обязанности составляет от 1 000 до 3 000 рублей (статья 21.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Подайте форму СЗВ-М в Пенсионный фонд. Сделать это нужно до 15 числа месяца, в котором вы приняли человека на работу (п. 2 ст. 11 Федерального закона «Об индивидуальных № 27-ФЗ» (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования»).

Встаньте на учет в ФСС (только для индивидуальных предпринимателей). Вы должны зарегистрироваться в Фонде социального страхования в течение 30 дней после прекращения трудового договора с работником (ст. 8 приказа, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 29.

04. 16 № 202н). Если вы являетесь владельцем юридического лица, вы не обязаны этого делать.

Взносы на страхование работников (как пенсионное, так и обязательное социальное страхование) уплачиваются в налоговую инспекцию, как и подоходный налог с зарплаты работника. Вы также должны подавать туда специальный отчет.

На первый взгляд это кажется большой работой, но это всего лишь дело привычки. Со следующими сотрудниками все становится проще!

Вернуться в начало

Охотники за головами

Новости и статьи

Молодые специалисты

• Уведомление в мессенджере

• Изменения в английском языке

1061615 Работа на месте сегодня, 62615493 Curriculum vitaes, 1867718 Компании, и 3229305 Еженедельные приглашения

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после успешного собеседования было принято решение принять человека на работу. Первое, что должен сделать потенциальный работник, — написать заявление. Оно подается лицу, ответственному за организацию. Документ пишется в свободном графическом формате. Для удобства готовые бланки можно распечатать. Текст должен быть таким:.

‘В ООО «Иванов и партнеры» Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Примите меня на работу на должность менеджера по продажам».

Просьба о приеме на работу подписывается директором или лицом, его замещающим, который уполномочен принять работника на работу. Помимо вида, менеджер должен заявить о своем согласии — написать «мне все равно», «я согласен» или подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это касается не всех. Правительство РФ составило список профессий, для которых медицинские осмотры обязательны. Это работники с вредными условиями труда, врачи и вахтовики.

Для интернет-магазинов, офисных работников, взаимодействующих с компьютером, например, продавцов торговых точек или курьеров, более 50% времени и сотрудников отдела продаж необходимо проходить медицинские осмотры.

Работникам пищевой промышленности также необходима медицинская книжка, если они содержат продуктовый магазин или предприятие по доставке фастфуда (суши, роллов, бургеров). Несовершеннолетние, независимо от их профессии, подлежат медицинским осмотрам.

Потенциальные работники должны быть направлены на медицинский осмотр. Утвержденной формы для этого нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Министерства социального развития № 302н, в направлении должно быть указано следующее

• Фирменное наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО).
• Код вида деятельности, под которым находится ликвидируемая
• наименование медицинской организации, в которую направляется работник; и
• имя и должность работника; и
• решение главного управления (например, отдела продаж, бухгалтера); и
• Перечень неблагоприятных факторов.

На основании информации, указанной в направлении, врач решает, какой специалист должен принять сотрудника и какое обследование необходимо пройти. После успешного прохождения медицинского осмотра работник получает письменное подтверждение своей профпригодности.

ПРИМЕЧАНИЕ Российское законодательство определяет термин «специальная оценка условий труда». Каждый работодатель обязан пригласить специализированную организацию для обследования всех рабочих мест и составления заключения об условиях труда и особенностях ведения бизнеса. На основании этого заключения принимается решение о том, нуждается ли работник в медицинском осмотре.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если трудовой договор с работником уже заполнен, достаточно создать в нем новую запись. Это может сделать менеджер по персоналу или уполномоченное лицо. Это может быть и сам индивидуальный предприниматель. Запись очень проста:.

«ООО «ХХХ» в должности менеджера по продажам в отделе продаж с командиром номер 1 в качестве менеджера по продажам на такой-то день месяца».

Дата, подпись инспектора или сотрудника и печать организации. или отдела кадров, если таковой имеется.

Это относится к случаям, когда имеется трудовая книжка. Если вы подаете заявление впервые и у вас нет необходимой трудовой книжки. Трудовые книжки можно приобрести в книжных магазинах или магазинах канцелярских товаров.

Работник должен купить ее и принести вам. В свою очередь, заполните обложку. Минимальными элементами там являются имя работника, образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица.

Обычно это инспектор по кадрам или уполномоченный сотрудник. Для индивидуальных предприятий — сами индивидуальные предприниматели.

Первая страница должна быть заполнена разборчивым графическим шрифтом, без помарок и исправлений. Этот документ остается с работником на всю жизнь и необходим при оформлении пенсии. Титульный лист скрепляется печатью органа.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Прежде всего, давайте немного отвлечемся и подумаем о мире. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и другие государственные льготы. У них есть специальные фонды — пенсионные, социального страхования, налоговые инспекции и т.д.

Оттуда государство получает деньги на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профессиональных заболеваний и другие нужды.

Когда вы становитесь работодателем, вы должны платить во все эти фонды. Они являются основой социального обеспечения. Далее следует краткое описание того, как это работает.

1. Налоговый аудит. Фонд собирает налоги — ваши и ваших работников. Вы платите подоходный налог, а ваши работники платят налог на доходы физических лиц — подоходный налог. Эти деньги идут на содержание государственных механизмов для оплаты труда врачей, учителей, милиции и т.д.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. собирает деньги на пенсии по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС; этот фонд оплачивает лечение несчастных случаев, профессиональных заболеваний и травм после лечения в санаториях и тепловых ваннах.

В 2018 году нужно подать только одно уведомление — в Фонд социального страхования. Уведомлять пенсионный фонд или налоговую инспекцию не нужно. Они найдут в своих счетах только это в первом квартале.

После отправки уведомления можно начинать платить взносы. Налог и пенсионные взносы уплачиваются в Фонд социального страхования в счет федерального налога и взносов на страхование. Поскольку пенсионным резервированием занимаются налоговые органы, а не пенсионный фонд, вам необходимо информировать последний о своих взносах.

И вы должны делать это ежемесячно. Вы платите страховые взносы в налоговые органы, а затем подаете платежное извещение в пенсионный фонд. И — ежемесячно.

Резюме. Чтобы избежать проблем с властями, вам необходимо уплатить страховые, пенсионные взносы и налог на каждого работника. Для этого необходимо подать уведомление в Фонд социального страхования.

На это у вас есть 30 дней после приема сотрудника на работу. Затем вы должны заплатить налог и в фонд социального страхования и ежемесячно подавать справки в пенсионный фонд о взносах.

Гражданско-правовой договор

Возможно, вам придется нанять сотрудника, чтобы помочь с мораторием. Например, ваш офис нуждается в ремонте. Вам нужно отшпаклевать и покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в туалетах.

Не нанимайте сантехника, штукатура или маляра в штат! Здесь на помощь могут прийти гражданско-правовые договоры. Такие договоры составляются на единовременную оплату. Типичным примером гражданско-правового договора является договор на выполнение проекта.

Вы выступаете в качестве заказчика, а подрядчик — в качестве исполнителя. В документе определяются вид и предмет работы, сроки выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приема-передачи комплексных проектных и финансовых документов, после чего дороги мирно расходятся.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представьте себе ситуацию. У вас небольшой интернет-магазин и вы используете единый налог на вмененный доход — utii. Налоговая декларация по этому режиму подается раз в квартал. Но вы не хотите заполнять ее самостоятельно, да и не знаете как — предпочтительнее нанять для этого профессионального бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, нецелесообразно поручать профессионалу заполнять одну бумагу раз в три месяца и ходить в налоговую инспекцию. Поэтому лучший вариант в данном случае — договор внешнего поручения или работа с агентством. Так и получается.

Некоторые организации нанимают штатных бухгалтеров. Заказчик обязуется предоставлять бухгалтера раз в квартал для подготовки и сдачи отчетности. Существует также смежный договор.

Это договор внешнего совместительства.