Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек
Глава 3. Заполнение сведений о работнике
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовая книжка должна заполняться в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года и инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года.Общие правила таковы
- Внесение изменений в титульный лист не допускается. В случае ошибок внесение изменений в оформление не разрешается. Трудовая книжка является испорченным бланком и подлежит уничтожению.
- Дата в цифровом формате.01. 03. 2019. использование словесных цифровых форм не является правильным способом заполнения бланка, но на практике работодателей не штрафуют.
- Важно писать аккуратно ручкой, пером или гелевой ручкой.
- В рабочих тетрадях не разрешается указывать сокращения. Например, не разрешается писать «ПР вместо, например, «Заказ».
- Все записи в СА должны быть пронумерованы в рамках соответствующего отдела.
Возникает вопрос: нужно ли делать регистрацию в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: Директива № 69 требует, чтобы эти регистрации не нумеровались, но при этом необходим порядковый номер.225 Она предусматривает, что все записи должны быть пронумерованы. Юридическая практика диктует, что в таких случаях применяется правило законодательного положения, имеющего большую юридическую силу. В данном случае это распоряжение № 225.
поэтому лучше считать регистрацию за смену бренда работодателя. То же самое касается и регистрации за общий стаж при выдаче двойной трудовой книжки. Но опять же, на практике это допустимо из-за нумерации регистрации спо.
Проверяющие органы не применяют санкции по этой причине.
Сотрудников кадровых служб часто интересует другой вопрос — может ли организация навязывать свое название в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его вручную? Если есть четкое следование нормативным требованиям, то использование штампов абсолютно некорректно. Однако на практике ПФР принимает такие трудовые книжки от сотрудников без вопросов. Важный момент — при использовании печатей ставьте их точно и строго в пределах проектируемой рамки и линий.
Заполнение титульного листа
Если вы являетесь первым работодателем работника, то вам необходимо с самого начала оформить трудовую книжку. Это следует сделать и в том случае, если новый сотрудник потерял книжку и не хочет восстанавливать ее у предыдущего работодателя.
Титульный лист должен включать
- Имя и дату рождения. Перечислены в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибки в буквах или даже цифрах могут создать большие проблемы для работника в будущем. Возможно, ему придется обратиться в суд, чтобы доказать принадлежность его трудовой книжки.
- Обучение работника. Должно быть указано в строгом соответствии с документами об образовании. Важно отметить, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, теперь нет среднего профессионального и высшего образования. Для работников с высшим образованием можно уточнить, какой уровень образования пройден, т.е. написать «выпускник высшего учебного заведения» или «повышение квалификации». Однако можно также указать «высшее образование».
- Профессия, специализация сотрудника. Эта информация также должна быть получена из документации по обучению. Работники могут проходить обучение по направлению подготовки. Это означает, что не указывается специализация, профессия или квалификация. В этом случае этот пункт можно оставить пустым.
- Подпись сотрудника.
- Дата завершения. форма ПК предполагает указание этой даты в устной и измеренной форме, но в инструкции указано обратное. На практике это не является проблемой, и оба варианта приемлемы.
- Подпись лица, ответственного за соблюдение ТЗ. Часто должностные лица вместо своей подписи на бланке пишут свое имя, так как подпись должна быть разборчивой. Это не является хорошей практикой, но встречается очень часто. Можно использовать имя руководителя персонала — это не является нарушением, — но личная подпись также необходима.
- Если работодатель использует печать, она должна быть проставлена на титульном листе трудовой книжки.
Важно — в прошлом вы были обязаны использовать печати, поэтому вам необходимо скрепить печатью свою старую трудовую книжку. В то же время работодатель не может сделать вывод, что трудовая книжка без печати недействительна.
Существует мнение, что недействительной является СА без печати, источником которой является пенсионный фонд. Пенсионный фонд часто отказывается принимать незапечатанные книжки, но суды всегда поддерживали граждан в таких разногласиях. Судьи говорят, что работники не должны нести ответственность за ошибки работодателя.
Если изменилась фамилия
Выше мы объяснили, что титульный лист трудовой книжки не может быть изменен. Однако если работник меняет свои личные данные, например, фамилию, то эту информацию следует внести в трудовую книжку. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии): .
- Старая фамилия удаляется, и
- Новая фамилия пишется рядом со старой, и
- Изменение фамилии и отметка о документе, вызвавшем изменение, должны быть указаны на обложке трудовой книжки.
- Ответственное должностное лицо (инспектор по кадрам) ставит подпись и печать работодателя или отдела кадров.
Часто бывает так, что в строке нет места для нового имени. Что делать в таких случаях? Правила не регулируют этот вопрос. Однако специалисты рекомендуют размещать новую фамилию выше или ниже строки вместе с удаленной фамилией.
Однако даже этого места может оказаться недостаточно. Например, люди меняют фамилию несколько раз или она слишком большая. В этом случае эксперты советуют ввести в трудовую книжку вставку.
Вставки обычно вводятся, когда страница закончена, чтобы показать работу гражданина. Это можно сделать, если на титульном листе нет места.
Заметка о вкладыше оформляется вверху первой страницы с указанием порядка и нумерации вкладышей. Вкладыши сохраняются в учебниках.
Запись о приеме на работу
После приема работника на работу процесс заполнения трудовой книжки выглядит следующим образом
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с компонентом — если предусмотрено, заполняется и согласовывается. Во многих случаях сотрудник отдела кадров указывает только необычное название — ООО «Ромашка», однако это неправильно.
- В графе 1 в строке, основанной на наименовании работодателя, указывается регистрационный номер.
- В графе 2, в той же строке, должна быть указана дата приема на работу — она получается на основании приказа о приеме на работу.
- В графе 3, в той же строке, регистрируется прием на работу. Правила следующие.
- Перечисляются услуги работодателя (структурного подразделения) на условиях, определенных в трудовом договоре.
- Записываются должность, профессия и квалификация.
Никакой дополнительной регистрации в трудовом договоре не производится. Например, нет необходимости отмечать, что работник принят на работу по срочному трудовому договору или что у работника нет опыта работы до приема на работу.
Протокол о приеме на работу не заверяется печатью.
