Работа с входящими документами

Регистрация документа подразумевает запись реквизитов документа в заданную формулу. При этом определяется факт создания, передачи или получения по дате и регистрационному индексу, который впоследствии записывается. Регистрация необходимой информации. Документирование.

Регистрация документов является важной частью организационной структуры с документацией.

Основной целью регистрации является придание документу юридической силы. Кроме того, регистрация обеспечивает возможность поиска документов, используемых в деятельности по учету, контролю и управлению оборудованием. После соблюдения правил регистрации сотрудники офиса быстро узнают, на каком этапе работы находится документ.

Регистрация документов важна еще и потому, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) отражает факт его создания, передачи и получения, тем самым придавая документу и организации юридическую силу, о чем говорилось выше. Ответственность несет тот, для кого документ был создан, получен или передан.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

（Все документы, требующие регистрации, исполнения и использования в справочных целях, таких как (административные, справочные, бухгалтерские, статистические, финансовые и т.д.), созданные и используемые внутри организации и направленные в другие организации: полученные от надзорных органов, нижестоящих других организаций или частных лиц (гражданские запросы), подлежат регистрации.

Все документы регистрируются независимо от способа их создания. Это касается как традиционно напечатанных документов, так и документов, созданных с помощью современных IT-технологий.

Существуют определенные категории документов, которые не подлежат регистрации. Делопроизводитель должен самостоятельно составить список таких документов и приложить его к процедуре делопроизводства.

При составлении списка незарегистрированных документов следует учитывать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, приветствия, такие как письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако некоторые из входящих документов регистрируются не в СДОУ, а в структурных подразделениях, которые направляются на исполнение. Например, валютные и бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, документы по программированию — в отделе программирования и т.д.

Другими словами, в перечень незарегистрированных документов входят документы, которые не регистрируются ни ЦДОУ, ни Секретариатом. На практике некоторые организации регистрируют документы, направленные в бухгалтерию, отдел планирования, отдел закупок и т.д. Это должно быть зафиксировано в руководстве по управлению файлами.

Эту запись можно использовать для создания единого банка данных ведомственных документов, но это увеличивает нагрузку на сотрудников ОУД.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип архивирования заключается в том, что документы должны быть записаны только один раз. Это означает, что документ должен быть зарегистрирован один раз. Входящие документы — по дате поступления, внутренние и исходящие — по дате подписания или утверждения.

Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, он не регистрируется повторно.

В крупных организациях документы в основном регистрируются — децентрализовано — там, где они создаются и исполняются.

Например, документы, определяющие деятельность учреждения в части материально-технического обеспечения, регистрируются в отделе (секции) снабжения, — протоколы заседаний правления, постановления (решения), распорядительные документы по основной деятельности, письма в администрацию и административно-распорядительные документы и ответы руководителям — в канцелярии работников. В таких случаях место регистрации документа должно быть указано в директиве по делопроизводству. В небольших организациях регистрация происходит в кабинете сотрудника или, если кабинета нет, все документы регистрирует секретарь.

Регистрация происходит по группам, в зависимости от типа документа, автора и названия содержания. Например, приказы вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности сотрудников, созданные учреждениями, акты управления бюджетной и хозяйственной деятельностью, бухгалтерские рефераты, заявки на поставку и т.д. Они должны быть зарегистрированы отдельно.

По каждой группе документов в течение календарного года присваивается регистрационный номер.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуру дел и совместную документацию.

Известно, что организационные документы содержат структурные подразделения, должностные инструкции, руководства и положения, касающиеся правил, созданных в организации. Все эти документы составляются в едином формате, датируются и скрепляются печатью с указанием порядкового номера (регистрационного номера) составленного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсы, рекомендуется регистрировать их в журнале входящих и исходящих факсов, независимо от названия вида документа.

Индекс зарегистрированных документов может быть дополнен номенклатурой дел, корреспонденцией корреспондентов, делом по исполнителю, исходя из цели поиска документов учреждения. Организации, в том числе, например, учреждение, вправе самостоятельно определять составные части индекса документов и порядок их упорядочения.

Составные части индекса могут быть присвоены в следующем порядке

Серийный регистрационный номер,.

Индекс в соответствии с номенклатурой дела, и

Индекс в соответствии с используемым сортировщиком.

Регистрационные номера разных организаций разделяются вертикальными знаками также в регистрационных номерах документов, совместно составленных двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с отчетным номером, содержащим первую букву фамилии заявителя.

Формы регистрации документов

В настоящее время существует три формы регистрации

Журнальная регистрация

Журнальная регистрация показана при небольшом количестве обрабатываемых документов (500-600 документов в год или 15-20 в день). Ее особенностью является то, что информация о документе записывается в хронологическом порядке.

Журнал регистрации представляет собой книгу, разделенную на колонки, где каждая страница содержит информацию о зарегистрированных документах. Количество шкафчиков определяется органом.

Карточная регистрация

Карточные регистрационные формы стали активно применяться в бюрократии советских органов после выхода ЕСКД. На карточке регистрируются все входящие и исходящие документы. Карточки изготавливаются из грубой бумаги, обычно форма А5 (148х210) или А6 (105х148). На карточке содержится информация, необходимая для записи сведений о документе.

Для достижения интероперабельности регистрационных данных и создания условий для перехода к автоматической регистрации ГПД была определена обязательная конфигурация данных, указанных на карточке.

В карточке указывается наименование типа документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), индекс документа (дата и индекс поступления документа).

индекс документа (дата и индекс получения документа) — для документов, приобретенных организацией

Название документа или краткое изложение его содержания; и

Резолюция (исполнитель, содержание документа, автор и дата), и

Сигнал об исполнении (краткая запись решения относительно содержания проблемы), фактическая дата исполнения, индекс ответа на документ, индекс

номер дела в списке дел.

При необходимости организация имеет право расширить состав карточки, включив в нее следующие графы

Справка исполнителя о получении документа, о

Приложения и т.д.

Состав и оформление реквизитов карточки определены в обязательном порядке в директиве по делопроизводству.

Электронное делопроизводство

Организации, использующие для делопроизводства компьютерные программы, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые появляются на экране компьютера.

Форма электронной карточки похожа на традиционную РСС, и процесс ее заполнения такой же — просто используйте клавиатуру для ввода.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация проводится по каждой структуре, и база данных создается автоматически.

При копировании материалов с сайта Evkova. org активная ссылка на www. evkova. org обязательна.

Этот сайт создан группой преподавателей, работающих в некоммерческой организации по дополнительному обучению молодежи.

Сайт редактируется, поддерживается и управляется группой преподавателей.

Telegram и логотип Telegram являются торговыми марками Telegram Corporation FZ-LLC.

Данный сайт носит информационный характер и ни в коей мере не является публичным тендером, как это определено в статье 437 Гражданского кодекса Российской Федерации Анна Евкова не оказывает услуг.

Этап 1: получение корреспонденции.

Каждый этап должен быть детально разработан и описан для каждой организации. Многочисленные документы отправляются заказными письмами. Согласно установленным процедурам, для того чтобы вложить эти письма (письма, отправленные в а/ф (почтовое отделение, арендуемое агентством на почте) и получить их, необходимо прийти в почтовое отделение агентства.

Для этого работник агентства должен предъявить должностному лицу почтового отделения (поставленный почтальоном) и доверенность. Сотрудникам, не уполномоченным получать корреспонденцию агентства, входящие почтовые отправления не выдаются.

В большинстве случаев организации считают, что им необходимо увеличить продажи документов, и освобождают секретарей/графиков от этой обязанности — почти ежедневного похода на почту. Тогда они либо поручают это кому-то другому (например, нанимают несколько почтальонов), либо идут по пути неформальных поселений и обеспечивают личное общение с местным почтальоном.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей почты происходит в день получения. Если почта доставлена в нерабочее время, она обрабатывается на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя весь процесс подготовки.

2. 1. убедиться в правильности адресата.

Нередко почта ошибается — она может доставить посылку на ваш адрес для другого получателя с другим адресом. Не вскрывайте такую посылку. Отложите ее в сторону, чтобы вернуть на почту.

2. 2 Откройте папку. Конверты с деловыми письмами рекомендуется вскрывать с помощью ножа для писем или портативного ножа для вскрытия конвертов. Хотя для этого необходимо владеть ножом для писем и требуется время, такой способ вскрытия конвертов надежен и практически гарантирует, что входящие документы не будут повреждены.

Папки «Конфиденциально», «Лично» и «Коммерческая тайна» не вскрываются. Эти данные записываются на самом конверте и возвращаются получателю без вскрытия.

2. 3. контролируйте количество вложений, полученных вместе с объектом.

Во многих случаях документ поступает в организацию с сопроводительным письмом. Во многих случаях документ поступает в организацию с сопроводительным письмом, но без вложений, перечисленных в сопроводительном письме. Хотя это бывает редко, но если возникает спор с другой стороной, вскрытие заказного письма …

Вы можете обнаружить пустое письмо. В этом случае, чтобы избежать риска претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания того факта, что вы не получили желаемое письмо/вложение к письму, вам следует немедленно (.) Вы должны предъявить акт о неприсоединении к письму. поставке.

(см. пример 1)

________________________________________________________

ООО ‘Элегантность’.

ОГРН 1047205402876 Счет-фактура № 4723075693 КПП 472301001

Р/с 407 028 108 155 400 004 22 Филиал № 4716 Банк ВТБ (ПАО) г. Кириши

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. 5 тел. XX-XX-XX-XX-XX

Недостаточное количество груза

Г. Кириши, «15», февраль 2018 г.

’15’ февраля 2018 года в офисе компании ООО «Элеганс» сотрудники Почты России доставили заказное письмо от ИП Казалин А.Н. Адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10. 02. 2018, дата поступления в почтовое отделение № 187110 — 14. 02. 2018, почтовый индекс 77700875612345).

Сотрудники ООО «Элеганс» :

Секретарь Тимошкина А. А.

Инспектор по кадрам Иванова И. Л.

Коновалов М. О., уборщица.

При вскрытии дела было обнаружено, что в деле содержится неполный комплект документов.

Варианты протокола :

— Приложение № 01, пачка документов, вложенная в конверт, отсутствует «Договор о расчетах 1л. 2 экз.», и

— Приложение к сопроводительному письму, идентифицированное как 11 документов на 14 листах, полностью отсутствует.

— Газета ‘Известия’ № 14/547 от 09. 01. 2018 г. приложена к заданию, 1, 2 стр,.

— Отсутствует вложение в конверт, нет.

Получено отправление с ненадлежащим пакетом документов.

Менеджер по персоналу.

Данный документ был составлен в двух экземплярах.

Первый — в адрес компании ‘Элеганс’ Лимитед.

Второй — в письме с почтовым идентификатором 77700875612345 от 14. 02. 2018 г.

Несколько важных моментов:

Акты о невыдаче документов могут составляться сотрудниками учреждения.

Если локальным актом (например, Директивой по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этих целей или если такая комиссия уже создана, акт составляется этой комиссией и содержится в самом акте.

Местный закон может предусматривать специальный алгоритм, которому секретарь должен следовать в таких случаях.

Нет необходимости отправлять письмо отправителю с уведомлением о недостаче и приложением копии акта или его копии. Однако это рекомендуется сделать по той простой причине, что в случае возникновения спора с отправителем (судебные споры, например, претензии между ними), это письмо может быть использовано в качестве доказательства того, что в будущем вы не используете ненадлежащие описи вложения. Ключевые документы.

Не является нелепым примечание к входящему документу (или файлу, если нет вложения) о событии запроса и дате запроса, а также уведомление об атаке и просьба выполнить задание. В особо спорных случаях целесообразно также отправить уведомление и запрос заказным письмом (в целях, описанных выше, для избежания риска и сбора доказательств). Разумеется, это влечет за собой дополнительные расходы для организации.

Аналогичным образом следует подготовить акт о повреждении предмета, если это еще не было сделано почтовой службой России.

2. 3 E — Печать сообщений.

Если это специально не предусмотрено локальным актом организации (например, инструкцией по делопроизводству), если электронное сообщение поступает к секретарю генерального директора организации, оно должно быть распечатано и передано администрации для ознакомления. Если оно дополнительно направляется в электронном виде. В большинстве случаев копия резолюции руководителя в отношении данного лица должна быть отправлена сразу после того, как электронное сообщение будет идентифицировано и передано в администрацию 1.

2. 4 Сортировка и подготовка к экзамену.

Некоторые входящие электронные письма следует сохранять вместе с папками, из которых они были получены.

Это рекомендуется делать в следующих случаях

— Если объект представляет собой требование, исковое заявление, претензию

— Если объект является исполняемым документом; и

— Если папка содержит документы от регулирующих, налоговых или других органов; и

— Если входящий документ не поддается идентификации или имеет дату, сильно отличающуюся от почтового штемпеля на конверте; или

— Письмо не имеет обратного адреса.

— Если вложенный документ отсутствует, имеется другой вложенный документ (не тот, о котором говорится в сопроводительном письме), либо как часть вложенного документа, либо в папке.

В этих случаях папка подшивается к письму, обрабатывается и хранится в объекте.

Кстати, утвержденная директива по делопроизводству значительно облегчает работу секретаря/бюро. Директива не только четко описывает порядок прохождения почты с указанием этапов прохождения каждого документа, но и регулирует второстепенные, но важные вопросы. Например — от писем, которые могут быстро уничтожить папку, до того, что секретарь должен приложить к печатному документу.

В результате сортировки секретарь/секретари должны иметь две почтовые пачки

1) Изучить почтовый пакет для продвижения по адресу, а затем определить офис, в котором документ будет объявлен к исполнению/замечаниям и т.д.

2) Направить письмо непосредственно в компетентный отдел учреждения, в который будет продвигаться документ. К таким документам относятся

— адресованные непосредственно конкретному исполнителю, и

— адресованные непосредственно конкретному исполнителю — те, в которых в качестве получателя указывается структурное подразделение.

2. 5 Регистрация и сортировка небезопасной входящей почты.

Секретари/сотрудники должны знать, что не вся корреспонденция должна быть зарегистрирована.

Нет причин регистрировать:.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Поздравительные телеграммы и письма.

Публицистика (листовки, программы, буклеты, объявления).

Анонимные телефонные звонки и письма граждан без обратного адреса.

Письма, бланки (кроме бланков строгой отчетности).

Иными словами, все документы, которые не требуют исполнения, контроля учета, не персонифицированы для конкретной организации (газета, журнал, брошюра).

Перечень документов, не требующих регистрации, может быть зафиксирован в приложении к директивам по делопроизводству.

Эти документы отправляются в организационное подразделение получателю сразу после сортировки.

Другие входящие документы регистрируются.

Этап III : Регистрация корреспонденции.

Регистрация осуществляется секретарем/сотрудником/организацией.

Регистрационный номер и дата проставляются дважды::

— в самом отправлении, и

— В календаре как регистрация.

Письма/отправления

Все документы имеют регистрационный штамп в правом нижнем углу первой страницы. На регистрационном штампе указывается

— Основной документ/ Наименование вводимого подразделения (часто отсутствует), наименование

— количество листов и приложений в основном документе, если требуется.

Примеры размещения и адаптации штампа к структуре документа:.

Для информации, адресованной лицам, не вскрытой непосредственно секретарем/сотрудником, входящий документ подшивается непосредственно в дело.

Регистрация в журнале

Независимо от выбранного организацией способа (метода) регистрации входящей корреспонденции, реестр ведется в единственном числе и закрепляется за определенным лицом — секретарем или сотрудником или службой ДОЛ.

Для регистрации входящей почты могут использоваться различные методы.

Метод № 1. Календарный. Наиболее распространенный метод. Входящие документы последовательно регистрируются в дневнике входящей корреспонденции.

Единой формы такого календаря для всех типов органов не существует. Во многих случаях департамент или федеральная сеть организаций утверждает эту форму как часть инструкции по делопроизводству и как единую для организаций, входящих в этот департамент или федеральную сеть. Нет необходимости утверждать эту форму специально для конкретного органа.

Достаточно применять конкретную форму для данного органа.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различные шкафчики, но, как минимум, их должно быть не менее семи.

1) Номер заказа,.

2) Номер входящей почты (регистрации),.

3) Дата регистрации; и

4) Исходящие дни и дата (сам документ перечисляется корреспондентом); и

Стандартизированная схема редактирования входящих документов в программе:.

• Создание карточки документа
• Регистрация
• Просмотр
• Выполнение/распознавание

Входящие документы могут быть сгруппированы в списки. по отправителю или по типу. В результате, чтобы найти документ, отправить его по электронной почте, отправить на исполнение или распечатать, требуется всего минута.

Исходящие документы могут создаваться самостоятельно или в ответ на входящие. Секретарь или компетентный сотрудник присваивает регистрационный номер исходящему документу после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После регистрации исходящего документа, являющегося ответом на входящий документ, входящий документ автоматически помечается как лишенный ответа.

Входящие и исходящие документы автоматически соединяются в цепочку.

Рисунок 1: История электронной почты