Основные требования сложены, пронумерованы и скреплены печатью:.
- Прежде чем строгать документ, убедитесь, что все листы пронумерованы в соответствии с правилами делопроизводства, то есть в соответствии с цифрами в правом нижнем углу.
- Обратите внимание, что когда вы дойдете до стандарта, нужно постараться затянуть нитки так, чтобы они не мешали свободному открытию календаря в дальнейшем.
- Вы связали его? Отлично, сделайте следующий шаг и склейте бумаги вместе, поставив на узле ниток отметку «прошито, пронумеровано и запечатано».
- Сшивание необходимо для того, чтобы важные документы не затерялись между кипами бумаг, а также для предотвращения замены.
Если у вас возникли вопросы, посмотрите видео для более наглядных примеров.
Алгоритм упорядочивания архива:.
- Документы складываются строго по дате и только на нужную сторону.
- Из документов удаляются все посторонние предметы, чтобы не блокировать процесс сшивания.
- Соблюдая осторожность, старайтесь укладывать документы равномерно (лучше всего укладывать их небольшим количеством)
- Проделайте отверстия на расстоянии пяти штук не более 1,5 см от края.
Где применяются прошитые документы
Как правило, ответственное лицо требует от сотрудника нумеровать отчеты для налоговых органов по росчерку. В этом случае готовый документ заверяется личной подписью с печатью управляющего директора. Это основное требование налоговых органов.
Когда требуется прошивать документы?
Согласно общей практике, утвержденной приказом Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года, приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТ Р 51141, каждый документ с несколькими листами должен быть прошит (или проклеен). Это делается по двум основным причинам: во-первых, в «централизованном» формате гораздо проще сохранять кадровые и стажерские документы. Во-вторых, при проштампованных листах наклеивать наклейки с точными номерами и штампами органов гораздо.
Сложно удалить или заменить часть документа.
ВАЖНО: Вопрос о том, нужно ли сшивать два листа бумаги, пока не получил ответа. Из практических соображений рекомендуется хранить их в первоначальном виде (так как это фактически листы), но поместить в жесткую папку или накрыть другими документами. Если они являются неотъемлемой частью папки (например, перепись личных конвертных документов сотрудников), несмотря на то, что они двойные, перевяжите листочки (перевяжите их шнурами) и, при необходимости, добавьте их к остальным.
Стандартные и числовые» наклейки могут быть сделаны вами.
Решение о том, как скреплять документы, обычно принимают компетентные должностные лица, если только в учреждении не действуют особые правила, соблюдаемые ими. На законодательном уровне эта задача, конечно, не определена, но отклонения от приемлемых правил не рекомендуются. При следующем аудите обо всех ошибках специалиста сообщается, и, в лучшем случае, налагается дисциплинарное взыскание.
Кроме того, соблюдение правил экономит массу времени, которое можно использовать для более рациональной деятельности, например, составления оценок работы сотрудников или внесения информации в электронные базы данных.
Совет: Перед тем как подавать документы в Федеральную налоговую службу, имеет смысл спросить у проверяющего сотрудника, нужно ли складывать листы. Возможно, Федеральная налоговая служба сочтет, что вам (и отправителю) удобнее использовать соединяемые документы, поскольку им приходится часто и многократно сканировать подаваемые документы.
Как правильно оформить и прикрепить наклейку?
Авторизационная наклейка является важной характеристикой полностью оформленного дела. Это одинаково важно для сотрудника отдела кадров, имеющего правильно заверенную доверенность на посредника, представляющего его интересы в налоговой инспекции.
Требования к оформлению наклейки:.
- Размеры вакуума примерно 40 х 60 мм.
- Узел должен быть полностью закрыт, а конец с резьбой должен быть оставлен свободным.
- Перед наклеиванием или после наклейки необходимо написать общее количество листьев, подпись и инициалы руководителя и печать компании в соответствующем поле сертификата.
- По окончании процесса интегрированный сертификат следует склеить долгосрочной нитью.
Совет: Последний пункт необязателен, его следует пропустить, придерживаясь только узлов и ниток, по причинам, указанным выше.