Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы — База знаний − Aviasales для бизнеса − сервис для организации командировок, дешевые билеты для юридических лиц

Если работник постоянно находится в движении и его основная задача связана с передвижением, то работа становится уличной. Это означает, что она предполагает регулярные поездки в пределах определенного региона, часто с возможностью ежедневного возвращения домой. Маршруты обычно ограничены городом или регионом.

Служебная командировка — это поездка для выполнения конкретного задания вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса РФ). В то же время понятие командировки не подходит, если профессия связана с передвижением и скитаниями.

Основное отличие планерной работы от командировки заключается в том, что работник постоянно находится в движении и не имеет постоянного места работы. Деловые поездки, с другой стороны, предполагают разовую личную поездку.

Особенности разъездной работы

Работники, регулярно находящиеся в командировках, имеют право на возмещение расходов (статья 168.1 Трудового кодекса РФ). Работодатель обязан возмещать следующие расходы

• На проезд.
• На пребывание вне дома, если работник не может выйти из дома и вернуться на работу
• дополнительные расходы, связанные с комфортным пребыванием вне дома (суточные, полевое довольствие); и
• любые другие расходы, известные работодателю.

Например, если водитель перевозит клиента в другой город (его основная работа), он имеет право на компенсацию заработной платы, бензина, места для ночлега и любых других расходов, согласованных с руководителем.

Размер и порядок выплаты компенсации регулируется трудовым договором или локальными нормативными актами.

Работник получает обычную зарплату, в отличие от профессиональных командировочных, которым полагается средняя зарплата за поездку.

Как отправить в командировку разъездного сотрудника

По закону, если основная работа работника связана с постоянными командировками, они не могут считаться служебными.

Однако во многих случаях трудовой договор определяет дополнительные условия работы. Если работник заявляет, что он/она путешествует только в пределах одного района или города по рабочим причинам, поездка в другое место может рассматриваться как командировка.

Кроме обычных обязанностей, деловые поездки могут быть организованы и для выполнения другой отдельной работы.

Например, водитель может поехать в соседний город, чтобы купить запчасти для своего автомобиля. В этом случае он не выполняет свои непосредственные обязанности, а приступает к выполнению распоряжения своего руководителя.

Согласно действующему законодательству, такая командировка считается командировкой общего характера. В другой нашей статье вы можете прочитать о том, как правильно ее организовать и какие документы для этого необходимы.

Похожие статьи

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Подробный анализ документации, которая должна присутствовать до и после командировки, чтобы у компании не возникло проблем с налоговыми органами.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие программы вознаграждения существуют, как можно заработать гостиничные баллы и какую сумму необходимо вернуть сотруднику, если он выплачивал бонусы во время командировки.

Оформление документов

Выше было сказано, что в трудовых договорах должны быть прописаны условия уличного характера работы. Если договор уже заключен, следует составить дополнительный договор.

Если на улице работает один или несколько специалистов, можно установить все условия договора с каждым из них. Если таких сотрудников много, рекомендуется принять внутренний регламент, в котором будут разъяснены все детали планетарной работы и вознаграждение за нее. Трудовые функции, связанные с движением, должны быть включены в должностную инструкцию или положение.

Тогда можно будет ссылаться на эти документы в трудовом договоре вместо того, чтобы прописывать все детали.

Помимо прочего, должно быть ясно, где введена работа, связанная с передвижением, и как будут компенсироваться расходы. Компенсировать можно расходы на проезд и проживание, а также любые дополнительные расходы, согласованные с работодателем, компенсации и полевое довольствие.

У сотрудников может быть постоянное место работы, на которое они могут ездить, но им необходимо совершать поездки по служебным причинам. В этом случае необходимо обеспечить соответствующее обслуживание. Например, если уличный характер работы ограничен одним местом, а сотрудник едет в другое место, то это деловая поездка.

Освобождение от НДФЛ и взносов

Компенсация за уличный характер работы не облагается налогом.

• Подоходным налогом в соответствии со статьей 422 НК РФ (подпункт 2 пункта 1) — в соответствии со статьей 20.2 закона 125-ФЗ о социальном страховании.

Минфин, письмо от 17 января 2019 года и № 03-15-05/1909 обращает внимание на то, что для снятия вышеуказанных налоговых платежей и налогообложения необходимо продемонстрировать данные расходы. Это происходит следующим образом.

• определение работы в пути во внутренних нормативных документах или трудовых договорах; и
• Наличие первичных и иных документов по сделке.

Надбавка

контур. нормативно-правовая справочная система!

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса, работодатель может предоставлять компенсацию работникам, чья работа связана с командировками. Условия и порядок выплат должны быть прописаны в локальных нормативных актах или коллективных договорах.

В большинстве случаев пособия определяются как процент от оклада или заработной платы. По мнению экспертов, разумными являются пособия в размере до 15-20%. Более высокие проценты могут вызвать вопросы со стороны налоговых органов. Поэтому рекомендуется заранее обосновать размер выплаты.

В отличие от размера компенсации за работу вне офиса, надбавки облагаются подоходным налогом и страховыми взносами.

Когда необходимо указать, что характер работ разъездной

Одним из обязательных условий трудового договора является указание характера работы (ст. 57.2 ТК РФ). Характер работы бывает уличным, бродячим, разъездным и т.д.

Характер бродячей работы оставляют работникам, исполнение трудовых обязанностей которых непосредственно связано с разъездами. Например, участие в судебных заседаниях, адвокаты, в том числе консультирование клиентов с места работы (юристы). Иными словами, командировка работника, осуществляемая вне постоянного места работы, может быть признана служебной поездкой, поэтому необходимо определить уличный характер работы такого работника.

В этом случае работодатель сталкивается с дополнительными финансовыми затратами, так как оплата времени нахождения работника в командировке производится исходя из среднего заработка.

Закон предусматривает, что командировка работника, когда постоянная работа выполняется в пути или носит разъездной характер, не считается деловой поездкой.

В результате работодатели могут сократить расходы на дополнительные выплаты работникам за счет письменного учета уличного характера работы. В прошлом, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, преимущества уличного характера работы все же уменьшали документооборот (командировочные удостоверения и служебные задания не требовались для деловых поездок), но этот сезон закончился.

Если работа связана с возможными поездками в пределах города или другого места, где работает сотрудник, необходимо определить дорожный характер работы. Стоит также отметить, что работодатели не только сокращают расходы на выплату заработной платы, но и минимизируют риск ответственности. Поясним: если с работником по служебным причинам произошел несчастный случай, а работодатель не зафиксировал его отсутствие на рабочем месте, а в трудовой книжке есть запись о его присутствии, то возникает вопрос о несоблюдении норм и будет применена административная ответственность в соответствии с ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильно нормированный уличный характер работы, хотя и помогает работодателю во многих отношениях, имеет свои недостатки. Например, ведомственными договорами могут устанавливаться дополнительные гарантии и льготы для работников, которые обязательны для работодателя. Об этом рассказывается ниже.

Фиксируем характер работы в документах

Как определяется уличный характер работы? Во-первых, этот термин должен быть определен в трудовом договоре.

У менеджера по персоналу возникает несколько вопросов по поводу знаков в зоне проезда. Необходимы ли они; или можно обойтись без них? Обязанность определять зону проезда при бродячем характере труда не предусмотрена законом. Это означает, что доказано отсутствие риска того, что работодатель не определит ее.

Однако, поскольку закон не регулирует этот вопрос, мы считаем, что определение района командировки не позволяет работодателям признавать поездки командировками. Одним из преимуществ отсутствия претензий по данному вопросу является то, что работодатели могут определять зону командировки в необходимых пределах.

Поскольку работник выполняет работу в пределах столицы и ее пригородов, зоной командировки можно назвать город Москву и Московскую область. Однако если работник перемещается по России, то работодатель может указать отдельные города (если работник чаще бывает в них) или всю территорию Российской Федерации. Это не запрещено законом.

Формулировка трудового договора работника выглядит так: «Работнику поручается характер работы на улицах, в Москве и Московской области».

Следует отметить, что если в трудовом договоре необходимо определить улицу и район скитаний работника, то рабочее место работника должно определяться по адресу.

Еще одним обязательным требованием к характеру улицы работы является составление в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах перечня работ, профессий и должностей, на которых заняты уличные перевозчики. Это требование закреплено в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Таким образом, для соблюдения положений законодательства перечень должностей, допускаемых к работе на натуре, должен быть определен в коллективном договоре (при его наличии) или локальном нормативном акте работодателя.

Работодатель может создать отдельный локальный нормативный акт, например, положение о работе на улице, или включить все необходимые условия в действующий локальный нормативный акт (например, положение о направлении работников в служебные командировки). Приложите соответствующий перечень со словами: «Перечень должностей с планетарными характеристиками работ определен в Приложении 1 настоящих правил».

Помимо вышеуказанной документации, работодателю рекомендуется иметь еще один документ — журнал/дневник учета служебных командировок (местных командировок). Наличие дневника защищает интересы как работника, так и работодателя. Работник, зарегистрированный в реестре, может доказать, что он был в отъезде, но во время отъезда совершал поездки, что позволяет работодателю контролировать поездки работника и выяснить, не нарушает ли работник нормативные акты и правила работы.

Для составления календарей можно использовать формы, утвержденные конкретными операциями. См. например, Приложение 2 к Порядку использования и учета проездных документов, связанных со служебными командировками сотрудников министерств Российской Федерации. МС-32-Р Союза 07. 04. 2014, утвержденный приказом Минтранса России.

Календарь небольшой компании может иметь следующие форматы.

Например, можно вести секретаря и регистрировать всех выезжающих в командировку.

Если предприятие среднее или крупное и имеет сложную структуру удаленных друг от друга подразделений, то целесообразно завести такую книгу во всех структурных подразделениях. В этом случае могут существовать следующие форматы

В некоторых случаях целесообразно сделать календарь в электронном виде в режиме онлайн, чтобы сотрудники могли подключиться и проверить его с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера).

Важный момент, который часто упускают работодатели при создании такого календаря, — это то, что они не приучают работника к правилам его заполнения. В этом случае он теряет свою цель. Это происходит потому, что ни работодатель, ни работник не могут сослаться на него в случае возникновения спорных ситуаций.

Чтобы избежать подобной ситуации, целесообразно издать приказ (директиву) о порядке ведения журнала учета календарей работника/командировок. В нем сотрудник должен не только знать даты, время и цели поездок, но и оговорить, что руководитель (или кто-то другой, например, генеральный директор) должен утверждать поездки своих подчиненных.

На практике ежедневные визы применяются не всегда, особенно если в компании работает много сотрудников. Иногда начальник ставит подпись в конце недели/месяца. Однако следует отметить, что в последнем случае трудно считать работника ответственным за неправильный выезд, поскольку виза была выдана позже.

Тем не менее, такие регулярные проверки отпугивают работников, поскольку они знают, что их начальник может в любой момент проверить, отсутствует ли он на рабочем месте по рабочим или иным причинам.