Как подписать документ электронной подписью самостоятельно

Для начала выясните, что вам больше всего нужно для подписания электронных документов.

Первый шаг — это, собственно, расширенная специальная электронная подпись (РСПЭП). Согласно российскому законодательству, специальная электронная подпись — это единственная подпись, которая юридически действует на электронные документы без дополнительных соглашений между частями ЭП. Выбрать один ЭК можно в каталоге аккредитованных центров TAXCOM.

Второй шаг — приобретение лицензии на программное обеспечение «КриптоПро CSP». Это обязательная функция юридически действительного ЭДО. Его также называют средством электронной подписи.

Это программное обеспечение необходимо для создания и проверки электронных подписей, согласно закону № 63-ФЗ от 06. 04. 2011 «Об электронной подписи».

Лицензии также могут быть приобретены авторизационными центрами TAXCOM. Необходимый тип и версию лицензии можно узнать в специальном разделе на сайте компании.

Третий этап — это окончательная обработка и хранение окончательной версии самого документа. Важно помнить, что после подписания в файл не могут быть внесены никакие другие изменения.

Последний шаг — использование механизма для создания ГС; Tuxcom предлагает два варианта.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант — приобрести лицензию на подписи Cryptopro Office. Она используется для создания и проверки цифровых подписей на документах Word и Excel с помощью Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.

Преимуществом этого варианта является то, что лицензия выдается на сертифицированное решение «КриптоПро». Некоторые организации, например, банки, имеют внутренние требования безопасности, которые позволяют использовать только сертифицированное программное обеспечение от официальных поставщиков. Поэтому, если вам нужно подписывать только документы Word и Excel, этот вариант может вам помочь.

• В главном меню документа выберите Инструменты и перейдите к Настройки.
• Затем выберите вкладку Безопасность и нажмите Цифровая подпись.
• В этом окне выберите нужный сертификат цифровой подписи из тех, что установлены на вашем компьютере.
• Используйте его для создания цифровой подписи для документа. Нажмите Подпись и введите пароль для ключа.

Программа КриптоЛайн

Второй вариант — установить бесплатную программу Cryptolin. Она была разработана компанией Taxcom. С помощью этой программы вы можете заполнять документы и подписывать все виды документов — не только слова и Excel, но и PDF, JPEG и т.д. Cryptolin также может проверять и удалять подписи.

Что такое электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это характеристика электронных документов, подтверждающая написание, время подписания и то, что она не была изменена; ЭЦП может полностью заменить даже рукописную подпись, но имеет свой более светлый оттенок.

Виды электронных подписей

Существует три типа электронных цифровых подписей.

• Простые электронные цифровые подписи
• Усовершенствованные неспециализированные электронные цифровые подписи, и
• Усовершенствованные специализированные электронные цифровые подписи.

Простая ред.

1. Подтверждает создание электронной подписи конкретным лицом.
2. Низкий уровень безопасности. Можно идентифицировать только автора документа.
3. Не защищает документ от подделки.

Усиленная неспециализированная ред.

1. Результат преобразования шифрования информации с использованием ключей HS.
2. Обеспечивает идентификацию лица, подписавшего электронный документ, по электронному документу.
3. Позволяет обнаружить изменения, внесенные в электронный документ после его подписания.
4. Создается с использованием носителей ЭЦП.
5. Уровень защиты — средний.
6. Необходим для использования сертификата ключа проверки.

Расширенная специализированная ред.

1. В целом аналогична неспециализированной цифровой подписи.
2. Ключ проверки подписи указан в признанном сертификате.
3. Для создания и проверки подписей используются юридически признанные носители электронной подписи.
4. Это наиболее универсальная и стандартная подпись с высоким уровнем защиты.
5. Документ, подписанный такой подписью, напоминает печатную версию с собственноручной подписью.
6. Такая ГС может использоваться без каких-либо дополнительных соглашений или ограничений между участниками электронного документа.
7. Если документ имеет признанную ГС, вы можете узнать, какой сотрудник вашей компании его подписал. Вы также можете определить, были ли внесены какие-либо изменения в документ с момента его подписания.

Как подписать документ с помощью ЭЦП?

Первый шаг — запросить соответствующий сертификат. Это делается быстро и не требует длительного сбора документов. Это можно сделать в личном кабинете налогоплательщика, в центре авторизации или в GCC. Затем вам понадобится компьютер с операционной системой Windows или Mac.

Следующий шаг — установка программного обеспечения. Это так называемые СКЗИ-приложения для защиты зашифрованной информации. Вот список наиболее широко используемых в России приложений.

• ‘КриптоПро CSP’,.
• Сигнал-КомКСП»,.
• ‘Такском-Криптолайн’,.
• ‘Криптоарм-гост’.

В МФЦ можно точно узнать, сколько времени потребуется на получение необходимого программного обеспечения и сертификатов подписи. Кроме того, сотрудники службы должны предоставить памятку о настройках, необходимых для создания ЭП.

Раздел требует наличия программы Acrobat Reader и самого PDF-документа.

Как проверить подлинность электронной подписи?

Существует несколько способов подтверждения подлинности ЭП.

Использование специального ПО, например, Crypto ARM

Для этого следует либо приобрести программное обеспечение на сайте разработчика, либо воспользоваться бесплатной версией, которая имеет ограниченный, но достаточный функционал для проверки ЭП.

На сайте государственных услуг в режиме онлайн

Самый простой способ определить достоверность ЭП — проверить ее сертификат. Для этого на сайте необходимо загрузить его электронную версию в специальном формате.

Проверить подлинность можно как самой ЭП, так и ее сертификата. В обоих случаях достигается желаемый результат.

Может ли другой человек воспользоваться подписью?

Федеральный закон 63 об электронных подписях возлагает ответственность за безопасность ЭП на владельца. Он отвечает за поддержание ключей и обеспечение того, чтобы ГС не использовалась без разрешения. Таким образом, при соблюдении всех правил безопасности ГС не может быть использована владельцем несанкционированно.

К сожалению, передача доверенностей в ЭЦП никак не регламентирована. По закону это не считается нарушением, но стоит помнить, что всю ответственность несет владелец подписи, независимо от того, подписал ли он документ лично или поручил эту процедуру уполномоченному сотруднику. По этой причине рекомендуется выдавать ЭСА сотрудникам, имеющим право подписи документа.

Где приобрести ЭЦП?

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут получить бесплатный ЭД в ФНС России, если у них есть значительный орган.

ФНС России не выдает ключ-операторы для регистрации электронных подписей. Его необходимо приобрести заранее у официального дистрибьютора или в специализированном интернет-магазине.

Если у вас уже есть ключевой носитель, вы можете использовать его повторно только при соблюдении всех требований. Ключевые носители могут использоваться для хранения нескольких сертификатов подписи. Их количество зависит от модели ключевого носителя.

Поднимите свой бизнес на новый уровень — подписывайте документы сразу с банком ВТБ! Вы можете управлять электронным документооборотом, пользоваться государственными услугами, отправлять справки в Федеральную налоговую службу и участвовать в электронных конкурсах.

Как приобрести подпись ООО и ИП?

Для получения электронной подписи вам потребуются следующие документы.

• Заявление на получение электронной подписи, а именно
• Паспорт и Сунил (для индивидуальных предпринимателей); и
• Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра юридических лиц
• копия устава, копия
• Паспорта уполномоченных и доверенных лиц.

Федеральная налоговая служба распространяется только на руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако необходимо приобрести устройство — флешки недостаточно; действительны только символьные сигналы, разрешенные ФСБ.

Как приобрести подпись физическому лицу?

ГС — полезный инструмент не только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но и для населения. Он значительно упрощает работу в цифровом мире.

Далее мы расскажем, как физические лица могут использовать ЭП и где они могут ее получить.

Сертифицированные ЭП могут быть выданы сертификационными центрами. Необходимо подготовить пакет документов. Каждый центр требует свой список, но в большинстве случаев необходимы только анкета, паспорт и СНИЛС. Необходимое оборудование — ноутбук или ПК. Сотрудник центра бесплатно установит устройство EDE.

Посещение офиса не требуется. Многие центры сертификации предлагают выезд на дом. Они посещают клиента, проверяют личность, принимают документацию и выдают талон. Затем подпись вводится в компьютер несколькими щелчками мыши.

Стоимость персонализированного электронного УЦС не превышает 2000 рублей. К этой сумме добавляется символическая плата — от 1,5 до 2000 рублей в зависимости от региона.

Однако для операций по лицевым счетам подходят и неэкспертные подписи, бесплатно выдаваемые налогоплательщикам Федеральной налоговой службой. Получить такую подпись можно в разделе «Профиль».

Какие документы подписывают электронной подписью

Подписание документов электронными подписями сегодня очень распространено, поскольку почти все распространение документов происходит без использования бумаги.

В сфере государственных закупок поданные заявки подписываются электронной подписью. Это дает заказчику уверенность в том, что он имеет дело с реальным поставщиком. Кроме того, контракты, заключенные в результате государственных закупок, действительны только после того, как они подписаны цифровой подписью.

Цифровые подписи также требуются в следующих случаях

1. Предоставление отчетов в контролирующие органы. Подавайте отчетность в электронном виде в такие службы, как Федеральная налоговая служба, Федеральная служба статистики, пенсионные фонды и фонды социального страхования. При общении с государственными органами, прежде чем подписывать документ электронной подписью, определите возможность подачи документов в таком формате. Это значительно упрощает передачу информации и повышает точность. Большинство сервисов предлагают автоматический контроль ошибок.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Письма, подписанные таким образом, чаще всего соответствуют бумажным письмам с печатями и визами. Это позволяет перейти на контроль бумажного документооборота как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Граждане России также могут утверждать заявления, поданные в службу через «Ворота Госуслуг», участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС и подавать заявки на получение кредитов.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств могут быть использованы счета, договоры и официальные письма, подписанные электронной подписью. Для использования в качестве доказательства подпишите файл в формате word специальными электронными подписями, расширенными с обеих сторон; согласно АПК РФ, такой документ соразмерен бумажному документу, написанному от руки.

• Как подготовить заявление о взыскании неустойки, в
• как получить электронную накладную для участия в электронных торгах.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как подписывать электронные документы без ошибок и нарушений. Воспользуйтесь этими инструкциями бесплатно.

Чтобы их прочитать, нужен доступ к системе, получите его бесплатно на два дня.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Требуется программное обеспечение «КриптоПро». Требуется сертификат владельца ЭП.

Подписываем документ Ворд (MS Word)

1. требуется текстовый процессор Word. Перед тем как подписать документ Word с помощью цифровой подписи, найдите и откройте необходимый файл. (Файл — Дополнительно — Крипто-Про) меню.

2. 2. При необходимости добавьте необходимые комментарии и нажмите кнопку (Подписать).

Если ошибок нет, система отобразит окно с успешной подписью.1.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

(1) Откройте файл, выделите его и выберите Добавить цифровую подпись.

Как и в предыдущем случае, перечислите необходимые ГС, при необходимости добавьте комментарий и нажмите Подписать.3.

Если ошибок нет, система сообщает, что документ успешно подписан.

Как подписать PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. откройте нужный PDF-файл, щелкните по таблице Инструменты, чтобы отобразить ярлык Сертификаты. Выберите ее.

2. нажмите Цифровая подпись и выберите область файла, где находится сигнал подписи.

3. откроется окно выбора цифровой подписи, выберите нужную подпись и нажмите Продолжить.4: 4.

4. откроется окно с предварительным просмотром печати. Если все правильно, нажмите Подписать.

5. если подпись прошла успешно, система уведомит вас об этом. Вот и все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

Все существующие формы и файлы могут быть зашифрованы таким образом. Программа для цифровой подписи документов — CryptoArm. Выполните следующие действия.

（1. откройте программу CryptoArm и выберите первый пункт действий ‘Подпись’.

2. 2. Внимательно изучите инструкции в руководстве по созданию ЭП. Нажмите на кнопку ‘Далее’. 3.

3. нажмите кнопку Выбрать файл, перейдите к нужному файлу, нажмите кнопку Далее (Next).

4. выберите файл для подписи и нажмите [Далее].

5. появится окно ‘Выходная форма’. Если нет обязательных требований, то кодировка оставляется как есть. Программа не предлагает, как подписать ZIP-файл цифровой подписью, но вы можете выбрать, как сохранить его в формате ZIP (для отправки по электронной почте) или куда сохранить конечный результат. [Нажмите кнопку «Далее».

6. в разделе «Параметры» выберите Свойства, добавьте комментарий и выберите Прикрепить (к исходному файлу) или Отсоединить (для сохранения в виде отдельного файла). При необходимости будут настроены дополнительные параметры. Когда все будет готово, нажмите [Next] (далее).

7. необходимо выбрать сертификат, нажав кнопку Выбрать, указать требуемый сертификат и нажать кнопку Далее.

8. на следующем шаге отображается окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы должны быть подписаны в том же порядке, сохраните профиль. [Нажмите Finish (Выход). 9.

9. Если ошибок нет, система сообщает об успешной подписи.

Существуют также платные сервисы, которые могут подписывать документы. Например, такие функции доступны в SBSI, Контур и т.д. Как правило, возможность подписывать документы предоставляется автоматически при подключении услуги.

Что это такое

До появления этого полезного изобретения предпринимателям и другим юридическим и физическим лицам приходилось заниматься непосредственно оформлением документов. С внедрением информационных технологий стало возможным удаленное заверение документов. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровые файлы, которые являются индивидуальными сигналами доверия, представляют собой определенные комбинации паролей и символов. Он создается специальной программой и находится в файле, подключенном к основной папке.

Сегодня он используется во всех инстанциях и служит полным эквивалентом личной подписи.

• Высокий уровень безопасности и защита от подделки,.
• возможность подачи документов без личного визита в государственные или иные органы; и
• Возможность участия в государственных закупках и конкурсах. Это является обязательным условием для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код позволяет многократно ускорить подачу документов и получить доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

Первый шаг — получение соответствующих сертификатов. Это быстро и не требует длительной бюрократической процедуры. Его может выдать личный кабинет налогоплательщика, аккредитованный центр или МФЦ.

Далее необходим компьютер с операционной системой Windows или Mac; можно установить Linux, но в зависимости от версии это не всегда возможно.

Следующий шаг — установка программного обеспечения. Это приложения СКЗИ для обеспечения информационной безопасности. Некоторые из них используются в основном в России.

• ‘КриптоПро CSP’,.
• Сигнал-КомКСП»,.
• ‘Lyssy CSP’,.
• vipnet csp.

Точное программное обеспечение, необходимое для работы в МФЦ или при получении сертификата подписи, можно проверить. Также должна быть предоставлена памятка о настройках, необходимых для создания цифровой подписи. Выбранное программное обеспечение, установленное на компьютере, создает в меню среды специальный значок ярлыка, который можно быстро подписать одним щелчком мыши.

Acrobat Reader или Adobe Acrobat и собственно сам PDF-пирс должны работать по разделам.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первый вариант, необходимый для определенных типов программного обеспечения. Его можно загрузить с официального сайта государственных служб или у производителя этого программного обеспечения. Установка автоматизирована и не занимает много времени.

Единственное, если на компьютере уже установлена другая версия, необходимо полностью удалить ее с помощью меню среды, а затем установить новое программное обеспечение.

Для формата Word и Excel

Большинство компаний продолжают вести документооборот в этом формате. Например, контракты, счета-фактуры и формации в государственные органы. Использование этого формата требует специального программного обеспечения, совместимого с данной версией.

Стоит также отметить, что заверять документы, созданные в Word 2007, можно только с помощью аналогичных программ.

В офисных программах есть стандартная возможность «подписания подписи», но она не придает документу никакой юридической силы. Поэтому требуются специальные расширения, такие как подписи КриптоПро Office или другие РА.

Сначала скачайте и установите AD D-ON, затем опустите специализированный раздел Office. Когда все будет готово, перейдите в Word и Excel на вкладку Инструменты, выберите Параметры, а затем Безопасность — Цифровые подписи. Все, что вам нужно сделать, это решить, что вы хотите подписать с помощью программы и сертификата.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если вы заверяете PDF-документы, уместен отдельный раздел. Вначале важно установить на свой компьютер программу Adobe Reader или Acrobat. Это позволит вам работать с данным типом файлов.

Затем устанавливается программное обеспечение и любые специальные добавки. Например, КриптоПро PDF. Плагин прилагается к ридеру, и его использование бесплатно.

В противном случае в конце тестового сезона необходимо приобрести лицензию.

Следующим шагом будет настройка параметров, позволяющих использовать сертификат. Для этого загрузите и настройте версию DC для Reader и Pro версии Acrobat. В отличие от Office, вам не придется долго искать в меню. В верхней командной строке есть специальный элемент, остается только подписать его и отправить по нужному принципу.

Системные требования

1. Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписи доступны только для настольной версии, не для всех подписок). В зависимости от версии операционной системы.

Настройте Outlook

1. Откройте Outlook и выберите пункт Файл/ Настройки/ Настройки/ Настройки.
2. [Щелкните Настройки центра безопасности.

• ‘Шифровать содержимое и исходящие сообщения’ и ‘Добавить цифровые подписи к исходящим сообщениям’ — обеспечивают автоматическую подпись и шифрование всех сообщений электронной почты. В противном случае для каждого письма необходимо создавать подпись в Outlook.
• ‘Отправлять подписанные сообщения с помощью простого текста’ — чтобы для всех вложений подпись формировалась как отдельное вложение. В противном случае текст сообщения, все файлы и ЭП объединяются во вложении.

Отправьте подписанное сообщение

1. [Нажмите кнопку ‘Создать’ или выберите пункт ‘Файл/Создать/Сообщение’.
2. Выберите получателя в поле ‘Кому’ и введите тему сообщения. Если письмо содержит файлы, добавьте их в письмо — нажмите ‘Attachments’ (файловые вложения).
3. Когда вы будете готовы отправить сообщение, нажмите ‘Send’ (отправить).