Трудовой кодекс РФ (статья 91) предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени работников. Для этого существуют типовые табели учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 января 2004 года. Работодатели имеют право разрабатывать собственные формы, так как использование этих форм не является обязательным.
Форма № Т-13 является наиболее распространенной формой, так как используется для автоматизированной обработки учетных данных.
Приказом 52Н Минфина РФ от 30. 0. 2015 года утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), муниципальными образованиями, государственными фондами и государственными (муниципальными) органами.
Этим же приказом определено, как используются специальные формы для хранения рабочих листов в Excel или других форматах.
Независимо от того, какая форма используется, суть рабочего листа и его назначение одинаковы. Работодатели используют их для учета количества отработанных часов и прогулов сотрудников.
Как фиксировать отработанное время в табеле
Независимо от установленного режима, в течение рабочего дня учет рабочего времени сотрудников проставляется двумя способами
- путем сплошной регистрации присутствия и отсутствия; и
- путем регистрации только отклонений (например, прогулов, сверхурочных работ).
Если рабочие дни (смены) одинаковые, то в табеле учета рабочего времени работника в Excel (или других форматах) могут фиксироваться только отклонения, так как условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определяется количество рабочих часов за рабочий день.
Если количество часов, отработанных в разные дни (смены), варьируется, например, в общем количестве отработанных часов, трудовая книжка должна заполняться в режиме непрерывной записи. Это позволит выявить сверхурочные часы после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшую занятость сотрудников для работы в границах данной категории рабочего времени.
Обратите внимание в рабочем листе на причины отсутствия, неполного рабочего дня или сверхурочной работы, например, инициативы работника или работодателя, сокращение рабочего времени и т.д. На основании оформленной документации (например, больничных листов, официальных или социальных справок, письменного предупреждения о невыходе на работу, акта выполненных работ, письменного согласия работника на сверхурочную работу, если она установлена законом).
Эксперты КонсультантПлюс разобрались, как вносить изменения в рабочие листы. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Общие требования и правила, как дополнить табель, содержатся в инструкции по применению и заполнению основного учетного документа по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением от 05. 01. 2004¹ Госкомстата России¹ 1.
Используется специальное наименование. При проставлении рабочего времени фамилия работника обозначается буквенным (i) или цифровым (01) кодом, а продолжительность работы указывается подчеркнуто. Если работа в ночное время подпадает под рабочее время, в бланке следует заполнить необходимые элементы.
Если работник направлен в командировку, время в пути отмечается буквенным (k) или цифровым (06) кодом, а продолжительность работы указывается подчеркнуто. Если во время командировки работник работает и в выходные дни, то проставляется буквенный код (ПБ) или цифровой код (03), а продолжительность работы указывается подчеркнутой.
Наименования форм 2022 Форма 0504421 собраны в таблице.
Дневное рабочее время
Ночное рабочее время
Рабочее время в выходные и праздничные дни
Периоды сверхурочной работы
Периоды оборота
Обучение без отрыва от производства
Обучение на рабочем месте в другом месте
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Предоставляемый ежегодный оплачиваемый отпуск
Дополнительный оплачиваемый учебный отпуск с сохранением среднего заработка для работников, совмещающих работу и учебу
Сокращенный рабочий день для работающих студентов, частично оплачиваемый
Дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения
Отпуск по беременности и родам (усыновленным)
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет
Неоплачиваемые отпуска, предоставляемые работникам с разрешения работодателя
Отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые на условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
Дополнительный ежегодный отпуск без сохранения заработной платы
Временная нетрудоспособность, дающая право на получение пособия в соответствии с законодательством (за исключением случаев, предусмотренных кодом «Т»)
Временная нетрудоспособность без права на получение пособий в соответствии с законодательством
Рабочее время короче нормальной продолжительности рабочего времени в случаях, предусмотренных законодательством
Периоды отсутствия на работе и восстановления на прежней работе в случаях, когда увольнение, перевод или вакансия признаны незаконными
Время отсутствия на работе для выполнения официальных или общественных обязанностей, предусмотренных законом
прогул (отсутствие на работе в течение срока, предусмотренного законом, без уважительной причины)
Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законом
Отпуск (еженедельный отдых) и праздничные дни
Другие праздники (с оплатой)
Другие праздничные дни (без сохранения заработной платы)
Забастовки (на условиях и в порядке, предусмотренных законом)
Отсутствие на работе по неустановленным причинам (до выяснения обстоятельств)
Отпуск по причине халатности работодателя
Отпуск по причинам, не зависящим от работодателя и работника
Отпуск по причине халатности работника
Отсутствие на работе (без работы) с оплатой (льготами) в соответствии с законодательством
Отсутствие на работе без сохранения заработной платы (недопуск к работе) по причинам, установленным законодательством
Приостановка работы в случае несвоевременной выплаты заработной платы.
Приведен образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № 2022 Т-13.
Пример заполнения табеля по форме ОКУД 0504421 относится к государственной организации.
Выходные и праздничные дни в табеле
Их учет ведется в соответствии с производственным календарем, с учетом всех установленных праздничных дней и переносов в соответствии с постановлениями правительства. Праздничные дни для различных категорий работников зависят от соответствующих рабочих программ. Коды учета отпусков, используемые в документации, различны.
Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.
Один день, в соответствии с программой работника, обозначается буквенным кодом (b) или кодовым номером (26). Это не влияет на указанное вознаграждение.
Если по инициативе компании работник получает дополнительные производные, а компания снижает месячную норму занятости, то работник получает полный заработок и эти дни компанией не оплачиваются. В последнее время в расчетном листке указывается буква (b) или цифровой код (26).
Другой случай, когда компания определяет дополнительный перерасчет, — это когда работник берет выходной, а компания оплачивает его по среднему заработку. Это означает, что работник получает зарплату против оклада за отработанные дни, но дополнительные дни оплачиваются по среднему заработку. Существует буквенный код (OB) или цифровой код (27).
Учет и налоги
На основании этой таблицы казначей рассчитывает заработную плату и различные выплаты. Эти же данные влияют и на налоговые выплаты. Обращаем внимание на основные опасности.
Во время налоговых проверок, в том числе проверок по налогу на прибыль, от нас требуется достоверная информация о количестве дней и рабочих часов каждого сотрудника для обеспечения точности начислений. В случае обнаружения нарушений сумма налога на прибыль, подлежащая декларированию, признается неверной, что влечет за собой санкции.
При удержании подоходного налога с физических лиц из доходов работника организация как налоговый представитель должна определить, является ли данное лицо налоговым резидентом Российской Федерации, и использовать правильную налоговую ставку при расчете T Abel может проверить, действительно ли работник является резидентом страны может быть использован для определения того, является ли работник фактически резидентом страны. Работодатели, направляющие сотрудников в командировки в Беларусь или Казахстан, должны особенно внимательно относиться к этому. Это связано с тем, что при пересечении этих границ они не ставят свою подпись в паспорте гражданина.
Если возникнет разница, компания сможет доказать, что она применила правильную налоговую ставку, удержала налоги и полностью подтвердила подоходный налог.
Общая информация
Существует стандартная форма рабочего листа Т-12, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 5 января 2004 года № 1. Существует также форма Т-13, утвержденная этим же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для дополнения специалистами (вручную или на компьютере), а несколько более простая Т-13 используется для автоматизированного контроля сотрудников системами контроля доступа.
Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать такие формы. Это означает, что нет необходимости использовать формы Т-12. Однако стандартная форма очень удобна, так как содержит все необходимые сведения. Поэтому эта форма используется чаще всего.
Для органов власти, государственных и местных органов управления и-о ф-арт существует специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина 52н от 30 марта 2015 года.
Для этих целей в табеле проставляются отметки о рабочем времени.
- Чтобы уточнить, сколько часов сотрудники фактически отработали, а сколько нет, например, во время больничного или пропущенного отпуска.
- фиксировать нарушения в его рабочем времени — опоздания, прогулы.
Эта информация необходима для правильного расчета заработной платы работника и других выплат за рабочее время. Если в организации существует дисциплинарная система, то эти взыскания также применяются на основании рабочего листа.
Рабочий лист обычно хранится у сотрудника или руководителя отдела организации. Однако, поскольку строгих требований по этому вопросу не существует, директор может делегировать эту обязанность сотруднику.
Принципы заполнения
Для каждого вида деятельности, отмеченного в табеле учета рабочего времени, существует два варианта кодирования кода. Организация может выбрать, какой вариант использовать.
Также существует два способа хранения табелей учета рабочего времени
- Постоянная регистрация информации. Это предполагает ежедневное заполнение документа на каждого сотрудника. Он включает в себя отметку о том, что сотрудник появился на рабочем месте.
- Ввод отклонений. В этом случае все сотрудники по определению находятся на своем рабочем месте, а в рабочий лист заносятся только отклонения от нормальных условий. То есть опоздания, прогулы или нерабочие часы. Это поможет, если часы суммируются.
Рабочий лист должен соблюдаться в течение всего учетного периода. Это означает, что записи должны делаться ежедневно. Подводя итог, можно сказать, что учет рабочего времени является анекдотичным.
Однако эксперты рекомендуют регистрировать рабочее время карандашом или вести его в рисованном виде. Например, рабочий Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это следует отметить в рабочем листе с помощью кода НН (скрыт по неизвестным причинам). Однако позже он может объяснить причину своего отсутствия. В результате код необходимо исправить на другой код. Если все пробелы отмечены вместе, то документацию необходимо вести несколько раз.