Должностная инструкция секретаря

Сотрудник занимается обработкой входящей и исходящей корреспонденции компании, исполнительных документов и других важных документов.

Что еще делает сотрудник:.

1. Получает и регистрирует корреспонденцию (письма, приказы и т.д.).
2. Передает документы на исполнение.
3. Выдает отчеты по зарегистрированным документам.
4. Ведет банковский банк и журнал регистрации данных документов.
5. Обеспечивает конфиденциальность данных.
6. Передача и инвентаризация зарегистрированных документов.

В обязанности должностных лиц учреждения также входит персональная ответственность за ведение документации. Кроме того, при подготовке сотрудников на эту должность они должны пройти тесты по обеспечению сохранности данных.

Эта профессия характеризуется неопределенным кругом обязанностей. То, что делает работник, может быть связано с обязанностями других должностных лиц в данном секторе. Бухгалтер или бизнес-покупатель.

Деятельность работника пересекается с другими профессиями, такими как начальник секретариата, сотрудник отдела информации, архимандрит, сотрудник отдела документов или судья.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

От работника ожидается, что он будет много знать о законах и правилах, регулирующих обработку документов. Работа сотрудника регулируется национальной системой управления документами, поэтому сотрудник должен быть знаком с этой системой.

Его навыки также включают:.

1. знание правил, регулирующих составление различных документов; и
2. процесс их подготовки перед помещением в дело; и
3. навыки ведения бизнеса и переговоров; и
4. Отличные навыки пользования компьютером (например, база данных, обработка текста).
5. Навыки слепого набора текста очень приветствуются.

Рабочая среда также влияет на личность специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, сотрудник должен

• Обладать хорошими навыками работы с деталями, быть
• Уметь планировать свое время и работать в соответствии со своими обязанностями, а также
• обладать хорошей памятью и терпением, чтобы
• уметь выполнять и концентрироваться на многих задачах

Также важны терпимость к стрессу и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото Freepik.

Обучение на делопроизводителя

В соответствии с законом, чтобы устроиться на работу по найму, необходимо иметь высшее образование. Для трудоустройства не всегда требуется опыт работы.

Многие университеты предлагают различные специальности для работы в офисе, но достаточно и юридической, и экономической специализации. В России насчитывается 25 вузов, где можно получить профессию служащего.

В России есть пять популярных университетов с офисными программами (код специальности — 7. 46. 01. 03)

• МИФИ — Российский технологический университет.
• Российский гуманитарный университет.
• Федеральный Уральский университет имени первого президента России Б. Ельцина Уральский федеральный университет.
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
• Российский государственный социальный университет.

Профессиональное обучение по специальности также доступно в 56 вузах.

5 популярных вузов для специализации:.

• Российский государственный юридический университет.
• Московский промышленно-экономический университет Российского университета имени Г.В. Плеханова.
• Факультет среднего профессионального образования Казанского государственного научно-технического университета.
• Уральский университет экономики промышленности.
• Государственный образовательный комплекс в Москве.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным онлайн-сервиса по подбору персонала, минимальная зарплата сотрудника составляет менее 12, 000 рублей.

Максимальная зарплата составляет более 80 000 рублей.

Часто опытных сотрудников берут на другие должности, например, помощника директора или личного помощника.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Преимущества.

• Формальная стажировка на рабочем месте,.
• множество высших учебных заведений, где можно получить квалификацию; и
• фиксированная зарплата.

Минусы:.

• Рутинная работа,.
• Низкая оплата труда.
• Большой и неоднозначный круг обязанностей.

Пройти обучение

Интернет и Межфакультетская академия строительного комплекса (МАССК) приглашает слушателей на курсы профессиональной переподготовки по специальности «управление предприятием». На ресурсах Академии могут дистанционно обучаться тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы разрабатываются при участии ведущих специалистов в своих областях и регулярно обновляются, чтобы выпускники могли успешно реализовать себя в профессии.Межрегиональная академия профессионального образования НОТ (МАПО) регулярно проводит набор слушателей на курсы дополнительного профессионального образования по управлению человеческими ресурсами.

По окончании обучения предлагается профессиональная переподготовка и дистанционный формат по индивидуально согласованным программам, современная учебная база и стандартизированная типовая документация в дистанционном формате. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует дополнительные образовательные программы и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку в «трудовом коллективе». Программа обучения в Академии предусматривает использование дистанционных технологий.

Это позволяет проводить обучение слушателей в наиболее комфортных условиях, не прерывая основной деятельности.

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря входит.

(1) Организация работы в письменном виде:.

— получение и первичная обработка входящих документов

— предварительное ведение и сортировка учетных и несуществующих документов

— Подготовка входящих документов к проверке директором

— Перечень входящих документов

— Организация доставки документов исполнителям

— Ведение базы данных документов

— Ведение информационно-справочных проектов

— Обработка и передача исходящих документов

— Организовать регистрацию, учет, хранение и передачу текущих контролируемых документов по соответствующим структурным подразделениям организации

— Обеспечение исполнения документов в организации

Организация хранения текущих документов:.

— Разработка номенклатуры дел

— Проверка правильности оформления и маркировки прогонов документов перед сдачей в архив для дальнейшего хранения

— Корректировка предполагаемого состава и сроков хранения

— Обеспечение точного и своевременного распределения документа и его архива

Организация работы с делами последующего хранения:.

— Проверка сроков хранения документов, практики работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта распределения к уничтожению документов, не подлежащих хранению

— Подготовка внутренних описей дел документов особой ценности

— Учетные дела постоянного и долговременного хранения

— Обложка учетного дела постоянного и долговременного хранения

— Отслеживание описей дел постоянного и долговременного хранения

— Распределение дел в дела органа

III. Права

Сотрудники имеют право.

1. запрашивать и получать необходимую информацию и любые материалы и документацию, относящиеся к их деятельности

2. проходить переподготовку в целях повышения своей квалификации (переобучение)

3. участвовать в обсуждении вопросов, относящихся к его обязанностям

4. вносить предложения и замечания по улучшению деятельности сектора труда; 5. вносить рекомендации по улучшению деятельности сектора труда

5. требовать организации вспомогательных структур, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленной документации, необходимых для выполнения трудовых обязанностей.

6. принимать самостоятельные решения в соответствии со своей квалификацией и должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Работник несет ответственность:.

1. за выполнение или невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. за причинение материального ущерба — в объеме, установленном действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция составлена в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30. 12. 2001 № 197 (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), приказом Минтруда РФ от Об утверждении профессиональных стандартов «Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления организациями» Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333Н и другими нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения.

Как составить: общие положения

Первый раздел руководства называется «Общие положения». В этой части документа традиционно излагаются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Сотрудник назначается и увольняется приказом генерального директора. В данном случае непосредственными руководителями должностных лиц являются. Начальник отдела документации, генеральный директор и начальник канцелярии.

Если должностное лицо отсутствует на работе (по семейным обстоятельствам, болезни, лицензии и т.д.), его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, назначенному приказом генерального директора.

Для занятия этой должности требуется

• специализированное образование после окончания средней школы, с
• Знание делопроизводства; и
• опыт работы на аналогичной должности не менее шести месяцев; и
• знание Microsoft Office.

В своей работе сотрудники руководствуются

• законодательством Российской Федерации,.
• Актуальное описание вакансии, a
• устав компании; и
• внутренние трудовые правила и положения организации; и
• Руководящие материалы и документы;
• административные приказы и инструкции.

Каждый пункт этого раздела должен быть подготовлен в соответствии с правилами, спецификациями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Второй раздел должен включать должностные обязанности сотрудника (перечень ежедневных, еженедельных и ежемесячных обязанностей сотрудника).

Основными обязанностями административного секретаря являются

• Записывать и принимать посетителей и направлять их к соответствующему сотруднику организации.
• Заполнять необходимые формы документов.
• Ведение личных карточек сотрудников и учет необходимых документов; и
• выдавать необходимые справки, и
• Чтобы быстро и легко искать файлы, вы можете
• Составлять опись заполненных дел и сдавать их в архив
• Получает и проверяет документы на подпись директору.
• Контролировать сохранность документов и
• выполнять приказы и распоряжения своего начальства.

‘Права’ — третий раздел данной директивы. Здесь должен быть составлен перечень прав, предоставляемых работникам для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, работник может

• знакомиться с документацией, относящейся к его непосредственной работе
• предлагать способы улучшения условий труда и новые методы мотивации; и
• запрашивать у руководства информацию и документы, касающиеся работников и руководителей; и
• просить у руководителя помощи в работе.

Следующий раздел — раздел полномочий. В нем определяются обязанности секретарей, в том числе

• неудовлетворительное выполнение работы; и
• несоблюдение должностной инструкции, и
• Невыполнение приказов или инструкций руководства.
• Разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны.
• Нарушение правил компании, внутреннего распорядка или правил безопасности.
• Причинение материального ущерба компании.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Стандартные операционные процедуры

Пример стандартной инструкции для сотрудников можно найти на сайте https://yadi. sk/i/u_VZ3iYW3U6cak.

Школы.

Для средних школ действуют следующие правила: https://yadi. sk/i/-63FV6oh3U6civ.

Детский сад.

Образцы документов для сотрудников детского сада можно найти здесь: https://yadi. sk/i/42r2mMxW3U6cuM.