30. Разновидности служебных писем, используемых в практике управления

• К письмам относятся. Инструкции,.
• Случайные письма,.
• Информация,.
• Гарантии,.
• реклама, письма
• Претензии,
• Арбитраж,
• Благодарственные письма,.
• Письма-напоминания,.
• Письма-уведомления,.
• Письма-заявления.

Письма, выражающие поздравления, пожелания и приветствия в официальных ситуациях. Это письмо отправляется в качестве жеста сочувствия и жалости в связи с драматической и трагической ситуацией.

Письмо должно быть оформлено на специальном бланке формата А4, предназначенном для данного вида документа. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использование для писем формата А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма располагается по рисунку.

• Введение (причины написания письма, ссылки на события, мероприятия, решения высших должностных лиц и любые другие факторы, которые являются основанием для написания письма); и
• Доказательства (приводится обоснование вопросов, на которых основывается письмо)
• Выводы (перечень выводов, требований, пожеланий и предложений).

Часто в документационной практике письмо содержит заключительную часть текста без каких-либо пояснений.

Как правило, текст письма не должен в той или иной степени превышать одну страницу.

Обычно цель написания и отправки письма мотивирована, и поэтому к тексту предъявляются основные требования — ясность, точность и краткость. Практика переписки выработала некоторые общие правила, которых следует придерживаться при написании и оформлении писем.

Письмо должно относиться к одному вопросу, что упрощает процесс и ускоряет исполнение организации, к которой обращено письмо.

Текст письма обычно должен быть в единственном числе от третьего лица. Например, «школа не может», «школа не собирается делать это в следующем году».

Независимо от способа передачи документа, существуют единые требования к его подготовке и форматированию (см. Рисунок 1).

Рисунок 1: Примеры форматов писем

Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо — это часто документ, составляемый для того, чтобы сообщить получателю, что ему отправлен документ. Если необходимо что-то уточнить или добавить к прилагаемому документу: для определения крайнего срока, для объяснения причины задержки, для разъяснения сложного момента. Если в представленном документе отсутствует часть адреса (например, при отправке организационного, нормативного или распорядительного документа), или если необходимо уточнить перечень многих отправленных ему документов.

Приглашение начинается со слов «пожалуйста, отправьте», «пожалуйста, перешлите», «пожалуйста, верните» или «пожалуйста, приложите».

Приглашения призывают получателей принять участие в текущих событиях. Они могут обращаться к отдельным лицам или учреждениям. Они часто начинаются со слов «мы приглашаем вас» или «мы просим вас принять участие».

В них объясняется суть мероприятия, время его проведения и условия участия.

Информационные бюллетени информируют получателей о событии или событиях. В большинстве случаев с помощью информационных писем рекламируют деятельность организации, товар или изданную литературу.

Рекламное письмо — это вид информационного письма, которое направляется конкретному получателю и содержит подробное описание рекламируемой услуги или товара. Его цель — убедить получателя воспользоваться предлагаемой услугой. Текст письма конкретен, ясен и полон информации.

В таких письмах отдельно указывается адрес или номер телефона рекламного агентства.

Письма-уведомления похожи на приглашения или информационные письма. Они пишутся для конкретного адресата и часто являются ответом на просьбу. Они начинаются со слов «примите, пожалуйста, к сведению», «мы хотим сообщить вам» или «мы хотим проинформировать вас».

Затем вы можете прочитать некоторые факты. Если письмо адресовано конкретному человеку, в нем следует указать имя и фамилию того, кому оно адресовано.

Письмо-подтверждение — это заявление о том, что некоторые сведения (например, письмо, телеграмма, пересылка, посылка, товар, ценности) получены и остаются в предыдущем документе (договоре, приказе и т.д.). Письма могут подтверждать события, действия или телефонные разговоры. Этот тип письма начинается со слова, образованного от глагола «подтвердить».

Письма-напоминания содержат указания на приближение или просрочку какого-либо обязательства или события. Этот тип письма обычно начинается со слова «напоминание».

Гарантийное письмо — это документ, гарантирующий выполнение обязательства, указанного в письме. Обычно оно гарантирует, что получателю будет выплачено вознаграждение или что будет предоставлено что-либо (работа, исследование и т.д.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большинство таких писем представляют собой просьбу (предложение, мольбу) к получателю решить какую-либо проблему.

Ответное письмо по содержанию зависит от инициативного письма, так как тема текста уже поднята и предлагается характер вопроса, поднятого в инициативном письме. Принятие или отклонение предложения; выполнение запроса. Ответ всегда должен быть конкретным и четким. Если в письме содержится отказ, он должен быть полностью обоснован.

Коммерческое письмо составляется от имени юридического лица при заключении и исполнении коммерческой сделки.

Делопроизводство: формы изложения текста

В письме используются следующие обращения.

• От первого лица единственного числа (пожалуйста).
• от первого лица нескольких чисел (пожалуйста).
• в третьем лице единственного числа (просьба о теле), в третьем лице единственного числа (просьба о теле), в
• В адрес нескольких (коллективные требования работы) третьих лиц.

К письмам предъявляются те же требования, что и к организационно-распорядительным документам согласно ГОСТ Р. 6-30 2003.

Делопроизводство: виды писем

Деловая почта содержит множество видов писем.

Профессиональные письма являются носителями специфической информации и юридических документов.

Письмо-заявка. При написании письма-просьбы ясно, что вы заинтересованы в ее выполнении. Такое письмо обычно начинается со слов.

• Мы просим вас о помощи…
• Мы просим вас присоединиться к нам…
• Пожалуйста, сообщите нам…
• Отправьте на наш адрес …

Письмо с просьбой. Это письмо — запрос информации или сведений об услуге. В письме используются следующие языки.

• Пожалуйста, предоставьте …
• Пожалуйста, отразите следующий вопрос: …
• Пояснительная записка должна отражать следующие вопросы …

Письмо-предложение — это заявление о готовности сотрудничать или заключить договор, в котором указываются определенные условия соглашения. Используется следующая формула …

• Пожалуйста, огласите ваши взгляды на ее участие …
• Я прошу Вас поручить сделку мне: …..
• Предлагается изучить договор ….
• Письменное выражение поддержки: ….
• Надеюсь на плодотворное сотрудничество.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо информирует получателя о том, что документ, приложенный к письму (или материал), отправлен ему/ей. Сопроводительное письмо обычно начинается со слов.

• Направляю информацию …
• Отправить авторизацию ….
• Отправить библиографию.
• Отправка планов. ….

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется для подтверждения конкретного обещания или условия и может начинаться с имени и фамилии того, кому оно адресовано. Гарантийное письмо обычно запечатывается. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы

• Оплата гарантируется…
• Качество услуг гарантируется…
• Гарантии профсоюзной организации…

Письма-подтверждения. Эти письма отправляются для подтверждения получения документов и материалов. Например, письма, факсы и т.д. Ключевым словом в таких письмах является слово «подтверждение», которое может заканчиваться просьбой, заявлением, замечанием или указанием.

Письмо-подтверждение начинается следующим образом.

• Подтверждение…
• Союз подтверждает…
• Подтверждаю с благодарностью…

Письмо-уведомление. Это письмо, в котором говорится или подтверждается что-либо. Письмо-уведомление обычно является ответом на запрос и начинается со слов «мы хотим сообщить вам», «мы хотим сообщить вам», «мы хотим сообщить вам», «мы хотим сообщить вам», «мы хотим сообщить вам», «мы хотим сообщить вам» и т.д. и т.д.».

Если нет возможности ответить по телефону или лично, следует отправить письмо-напоминание. В таком письме есть два логичных пункта. Напоминание о необходимости принять меры и что делать, если меры не будут приняты. Ключевое слово в таких письмах — «напоминание».

Используйте следующую модель письма-напоминания.

• Я напоминаю вам об этом ….
• Я напоминаю вам об этом ….

Письмо-претензия — это документ, в котором излагается претензия по той части договорного обязательства, которая была нарушена и за которую запрашивается компенсация.

Претензия должна содержать следующую информацию

• Причины, по которым предъявляется претензия; и
• Доказательства — ссылка на какие-либо действия или документы, а также
• конкретные требования стороны, подающей претензию.

Претензия должна быть подана в письменном виде, заказным письмом в течение определенного срока, с полным доказательством претензии и обеих сторон.

Претензия может быть адресована конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться со слов:.

• Мы просим вас присоединиться к нам…
• Профсоюзный комитет приглашает…
• Приглашение ….
• Направьте своих делегатов на…
• Приглашаем вас на семинар по ….

Наиболее распространенные ошибки в текстах профессиональных писем: …

• Повторение другого, уже стандартного документа, …
• Представление названия организации рядом с именем человека, подписывающего письмо.
• Не начинайте текст письма с повторения контрольного номера, даты отправки или того, что уже отражено в теме предыдущего письма.

Пример письма от первого лица единственного числа:.

Уважаемая Татьяна Петровна!

Поздравляю Вас с избранием на пост Президента Свердловской области.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка будут способствовать дальнейшему укреплению профсоюзной организации.

Надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Пример письма от первого лица множественного числа.

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаю Вам, что в соответствии с постановлением Президиума профкома «Об усилении работы по мотивации членов профсоюза» от 3 марта 2014 года в профсоюзе разработаны и реализуются мероприятия по улучшению профсоюзной мотивации.

1. председатели основных профсоюзов выпускают руководства для членов своих профсоюзных организаций

2. решения профсоюзов рассылаются в институты и школы по электронной почте

3. информация о профсоюзной работе публикуется в актуальном будущем.

Приносим извинения за задержку обновления.

Н. А. Наримова.

Примеры писем третьим лицам в единственном числе.

Председателю профсоюза школ.

Профсоюзный комитет сообщает, что в соответствии с решением заседания К5 ТК от 15.12.2014 «о выполнении коллективных трудовых договоров за 2014 год» опубликован отчет председателей основных профсоюзов в форме листовки.

Профсоюзный комитет обязан ознакомить членов профсоюза с содержанием данного отчета.

Председатель Е.Н. Белова.

Если вы нашли информацию полезной, пожалуйста, оставьте комментарий и поделитесь ссылкой на эту статью о социальных сетях. Спасибо!

Виды и примеры деловой переписки

Деловые письма можно сортировать различными способами (Таблица 1).

Таблица 1: Сортировка деловых писем

Характеристики деловых писем

Характеристики сортировки

Внутренняя и международная переписка.

Письма могут быть информационными, административными, обычными, юридическими, финансовыми и бухгалтерскими.

Статус отправителя и получателя.

Физические или юридические.

Почта бывает административной, коммерческой, промышленной или личной.

Роль в обмене информацией.

Письма могут быть написаны в ответ на предупредительный или профилактический запрос.

Письма от вышестоящих, нижестоящих или третьих лиц.

Характер воздействия на получателя.

Профессиональная и обычная переписка.

Электронная почта, почтовая связь, курьеры и посыльные, факсы, телевидение.

Деловую переписку можно также классифицировать по целям (Таблица 2).

Таблица 2: Цель деловой электронной почты

Тип электронной почты

Характеристика

Содержит официальную информацию.

Разъяснение положений законодательных актов, рекомендации по практическому применению.

Предоставляет информацию о различных публичных мероприятиях и условиях участия в них.

Приглашения на пресс-конференции.

Предоставляет информацию об интересе, по мнению автора, адресата.

Сообщения о возможности прохождения стажировки, удовлетворении запроса и временном приостановлении деятельности компании.

Повторно отправляемая информация включает.

Напоминания о предстоящих выплатах, расторжении контрактов.

Содержит информацию о возможностях.

Поздравления, письма, письма с извинениями или соболезнованиями.

Содержит, по мнению автора, рекламу продуктов или услуг.

Информация о новых программах мобильных телефонов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.

Профессиональные письма могут также содержать претензии, требования, условия, запросы, подтверждения и гарантии выполнения обязательств.

Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется

При написании делового письма следует придерживаться нескольких правил — бланка, формата, требований к подписи и печати.

Деловые письма должны быть отредактированы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Письмо должно содержать ряд обязательных требований.

• Логотип и полное наименование компании, наименование
• юридическое лицо, адрес получателя, адрес электронной почты, контактный телефон, дату, место выдачи и другую отчетную информацию компании.
• Название письма, обращение к получателю, часть текста, подпись руководителя, краткое содержание
• Реквизиты исполнителя
• Отметка о прилагаемом экземпляре (филиале) и его номер.

На письмах, составленных на фирменном бланке предприятия, не может быть проставлена подлинная подпись руководителя.

Примечания! Стандартные словесные обороты, графика и штампы — это правила профессиональной переписки, а не отсутствие фантазии или словарного запаса. В данном случае повторение единообразных средств более четко передает смысл и позволяет избежать двусмысленных толкований.

Особое внимание следует уделять фактам. Любое суждение или оценка, высказанные в письме, должны быть подкреплены достоверными примерами и ссылками.

Из чего состоит деловое письмо: структура

Структура профессионального письма делится на части утверждения и части текста.

Если письмо адресовано конкретному лицу, следует указать его имя и отчество. Можно начать с «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Если вы не знаете имени адресата или если адресатов много, может потребоваться написать несколько обращений. Например, ‘Уважаемый коллега’, ‘Уважаемый джентльмен’.

Текстовая часть профессионального письма должна быть разделена на три логических блока.

Таблица 3: Структура текстовой части профессионального письма

Приводится вся необходимая исходная информация, указывается причина и цель написания документа.

Излагается суть запроса и требования (обязательства) получателя. Суть запроса должна быть последовательно и рационально обоснована.

Приводятся обоснование, объяснение и доказательства.

Текст резюмируется. Сообщаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.

Семь принципов профессиональных писем

1. Предлагаемое письмо не должно быть длинным. Текст должен соответствовать установленным языковым нормам в плане выражения идей, лексики, грамматики и синтаксиса.
2. Слова в тексте должны быть расположены по прямой линии.
   • Непосредственно перед решающим словом ставится тема
   • определения ставятся перед решающим словом, а
   • приложение — после определяемого слова.
3. Если текст расположен не по прямой, активным глаголам следует отдавать предпочтение перед пассивными. Например, вместо «Правительство утверждает форму» следует сказать «Форма утверждена Правительством».
4. Следует избегать слов и фраз с интенсивным эмоциональным тоном. Даже если документ носит торжественный характер, такие моменты лучше выражать «бюрократическим» языком.
5. Запрещены блеклые ласковые окончания и междометия, способствующие выражению личного отношения к написанному, сленг, болтовня и соотносительные фороподобные выражения.
6. Сокращения и аббревиатуры в тексте допускаются, но только если они широко известны и общеупотребительны.
7. Если в письме необходимо использовать очень технические термины, они должны быть объяснены.

Как вести электронную деловую переписку

Профессиональное письмо, отправленное по электронной почте, по структуре и содержанию похоже на бумажный документ. Однако есть некоторые особенности.

1. Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным или даже лучше.
2. Важно определить тему письма. Так его будет легче найти в почтовом ящике. Название должно быть коротким, полным и понятным, позволяющим безошибочно идентифицировать письмо по запросу.
3. Письмо должно быть разборчивым. Для этого текст должен быть структурирован и отформатирован.
4. Приложите к письму все необходимые приложения и ссылки и интуитивно называйте их.
5. Подписывая письмо, указывайте имя, должность и компанию.

Чтобы быстро восстановить содержание рассматриваемого вопроса, ведите файл электронной почты.

Как написать деловое письмо

Существует несколько правил и норм составления профессиональных писем. Ключевым аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — это разновидность официальной электронной почты.

В частности, существует несколько видов деловой корреспонденции

• Циркулярные письма — предоставление существующей информации или инструкций, и
• Исследовательские письма — запросы предложений или описаний товаров или услуг, и
• Гарантийные письма — отправляются для подтверждения условий контракта, и
• Жалобы (претензии), и
• Случайные письма и т.д.

Однако все виды профессиональных писем имеют те же различия, что и простые письма.

Основные отличия заключаются в следующем

1. Краткий. Подразумевает краткость и грамотность письма. Рекомендуется не писать на одной странице с общей структурой письма без «воды».
2. Официальный язык. Не допускается интенсивное выражение эмоций или чувств.
3. Письмо на фирменном бланке компании с указанием всех контактных данных.
4. Шрифт. Ни крупный, ни мелкий. Одинаковый во всем письме.
5. Соблюдайте иерархию.
6. Стиль. В вашем письме должен использоваться формальный, профессиональный стиль, т.е. официальная лексика.
7. Актуальность информации. Информация в вашем письме должна быть необходимой и своевременной на момент командировки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

• Адресат письма должен быть адресован получателю письма с указанием должности/имени/маленького имени и фамилии и просто адреса в правом верхнем углу.
• Тема письма (иногда может быть опущена). Чтобы тема письма была правильной, необходимо рассмотреть текст письма и выделить основные слова. Если это ответ на полученное вами письмо, вы также можете афишировать тему письма.
• Ваше Уважаемое / Уважаемый / Обращение от имени и фамилии.
• Основная часть письма. Проблема или формулировка цели письма содержит основную информацию, ключевые предложения, требования, запросы или команды. Эта часть строго хронологична в изложении событий и рациональных аргументов. Каждый абзац содержит один аспект информации. Если необходимо подчеркнуть что-то текстовое, используется фраза «Важно!». используется фраза «Важно!». За ней следует информация, которая важна для адресата.

Пример введения и основной части письма:.

г. Пермь, ул. Лесная, 33.

(Здесь также может быть информация об организации).

(Тема) Об удовлетворении условий договора.

Уважаемый Виктор Олегович!

(Основная часть) Согласно недавно заключенному договору, нам необходимо выслать Вам все документы по нашему договору ….

ВАЖНО! Документы должны быть заверены.

• Каждый вид профессионального письма должен иметь заключение, состоящее из вывода, предложения, согласия/отказа и предупреждения. Например, мы напоминаем вам и предупреждаем вас.
• Заключительная фраза должна содержать просьбу о дальнейшем сотрудничестве или возможный отказ. В конце может появиться почтовый индекс ‘PS’ для связи с интегрированным письмом.
• Если документ прикреплен к письму, это должно быть отмечено в левом нижнем углу письма. Согласно профессиональному этикету, ответ на письмо должен быть дан в течение 10 дней, если ответ последовал, получатель должен быть проинформирован.
• В конце письма также следует поставить подпись и дату. Пример заключения:.

Учитывая вышеизложенное, хочу предупредить Вас о сроках сдачи данного вопроса. С нетерпением жду совместной работы в будущем!

Приложение 1 «Контракты».

Приложение 2 ‘Предыдущая документация’.

Заместитель директора П. Н. Ярыгин (подпись)

Основные правила:.

1. Создайте рабочий адрес электронной почты для использования в офисе.
2. Название почтового ящика может быть либо названием вашей компании, либо вашей фамилией.
3. Вы всегда должны указывать тему письма. В противном случае ваши электронные письма рискуют попасть в спам. В теме письма укажите самую важную информацию о нем (не более 5 слов).
4. Не смешивайте много тем в одном письме, а разбейте их на разные и отправляйте по одной за раз.
5. Будьте вежливы в Интернете.
6. Составляйте электронные сообщения как можно короче и сохраняйте половину или два слова, а не письменный текст.
7. Прикрепляйте вложения отдельными частями.
8. Последний фрагмент должен быть подписан компанией или отправителем.