Ваш работодатель обязан компенсировать вам расходы, понесенные в связи с деловыми поездками. Для личных автомобилей, используемых для деловых поездок, они включают расходы на бензин и эксплуатационные расходы на автомобиль, включая техническое обслуживание во время маршрута.
Для выплаты компенсации требуется два вида документов: первый — это контракт или соглашение с работником об использовании личного автомобиля в профессиональных целях; второй вид — это документы, фактически подтверждающие передвижение работника на своем автомобиле; третий вид — это письмо работодателя руководителю, подтверждающее использование работником личного автомобиля в профессиональных целях. Это перевозки, маршруты и записки руководителям.
Существует три варианта осуществления поездок работника на личном автомобиле
1. Соглашение с работником
Компенсация за использование личного имущества работника в профессиональных целях определена в статье 188 Трудового кодекса РФ. Размер компенсации должен быть определен в договоре свободного типа между работником и работодателем.
В документации должны быть отражены
- Функции эксклюзивного транспортного средства работника — номер знака, VIN, модель, цвет, год выпуска, кубатура двигателя, и
- Расходы — бензин, регистрационное удостоверение транспортного средства,
- элементы расходов — бензин, амортизация, текущий ремонт, техническое обслуживание и т.д.
- Условия возврата — стандартные или реальные
- Условия и процессы возврата; — Условия и процессы возврата; — Условия и процессы возврата; — Условия и процессы возврата; — Условия и процессы возврата.
- перечень документов, подтверждающих фактические расходы.
Примеры договоров на использование служебных автомобилей. Получение
Компенсация за использование служебных автомобилей относится к статье «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией». Для расчета суммы компенсации стоит обратиться к Постановлению Правительства РФ № 92 от 2 августа 2002 года, например, ежемесячная компенсация за использование автомобиля с кубатурой двигателя более 2 000 куб. см составляет 1 500 рублей.
Все расходы сверх этой суммы оплачиваются за счет прибыли.
Амортизация рассчитывается в соответствии с методами органа. Например, выплачивается фиксированная сумма за пройденный километр или аренду. Плата за парковку определяется путешественником и работодателем.
Примеры расчетов компенсации
Работник отправляется в командировку на собственном автомобиле объемом 2, 656 кубических сантиметров. По договоренности с работодателем он получает следующую компенсацию: 4 руб. за поездку, 120 руб.
в месяц за стоянку, стоимость 11,4 литра топлива АИ-92 на 100 км. в ноябре 2022 года автомобиль проехал 600 км для обслуживания. Стоимость одного литра бензина составила 46,8 рубля.
Сотрудникам полагается компенсация.
За километры — 2, 400₽ (4 х 600)
За бензин — 3. 201, 12₽ (11. 4 литра х 6 х 46. 
За парковку — 120₽.
В соответствии с законодательными нормами компания может включить 1, 500 руб. в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Сумма ₽4221,12 является прибылью.
Компенсация сотрудникам за использование личного имущества по договору подряда не облагается подоходным налогом и страховыми взносами — см. письмо Минфина от 12 июня 2019 г. 03-04-06/94977.
Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть финансово обоснованы. Для документального подтверждения права собственности на автомобиль сотрудника к договору следует приложить копию ПТС и свидетельства о регистрации транспортного средства. После поездки сотрудник должен проверить фактические расходы на использование автомобиля в профессиональных целях.
Приложите чеки на бензин с автозаправочных станций и чеки с АЗС.
Если работник постоянно использует свой автомобиль в профессиональных целях, имеет смысл включить расходы в стоимость сверх установленных критериев. Для этого удобнее заключить договор, по которому компания нанимает собственные транспортные средства. Эти затраты могут быть признаны в качестве «прочих расходов, связанных с производством или реализацией» в соответствии со статьями 252 и 264 Налогового кодекса РФ.
2. Договор аренды транспортного средства
Если внутренние документы компании не содержат соответствующих ограничений, то компания может заключить со своими сотрудниками краткосрочные договоры аренды автомобилей. Например, если политика организации по борьбе с коррупцией запрещает заключение договоров о заработной плате работников, она не может заключить договор лизинга.
По договору аренды арендатор, то есть работодатель, оплачивает все эксплуатационные расходы. Работодатель компенсирует работнику стоимость бензина, износ транспортного средства и другие расходы, согласованные сторонами договора. Как правило, автострахование и налоги оплачивает владелец транспортного средства, то есть работник.
Хотя договоры аренды автомобилей не обязательно регистрировать в органах власти, у работодателей возникают дополнительные заботы.
Во-первых, компания должна выполнить все обязательства компании за арендованное транспортное средство, как определено в статье 20 закона №. 196-ФЗ от 10. 12. 1995 года о дорожном движении:.
- Для проведения первичных и предрейсовых медицинских осмотров работников необходимо
- организовать контроль технического состояния транспортного средства перед поездкой
- проводить регулярное техническое обслуживание — это может делать сам владелец, но расходы возвращает компания.
Во-вторых, в соответствии со статьей 2 закона, водитель транспортного средства — это лицо, которое управляет транспортным средством в личных целях или в качестве работника или индивидуального предпринимателя. Если транспортное средство используется в служебных целях, компания должна позаботиться о сотруднике как о штатном водителе и обеспечить обучение первой помощи пострадавшему. В противном случае работодатель может нарушить требования охраны труда и техники безопасности или понести ответственность за нарушение трудового законодательства.
Если работники не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей, работодатель удерживает подоходный налог с физических лиц из арендной платы в качестве налогового представителя. Они не начисляются и не выплачиваются в счет арендных платежей.
Документы для командировки
Договор мены, простой договор найма или договор найма экипажа подтверждает законность использования работника в командировке. Кроме того, необходимо создать приказы о командировках, командировочные удостоверения, грузовые перевозки и маршруты, если они предусмотрены локальными нормативными актами компании.
Для деловых поездок стоит добавить в поле «поездки на акции» перед целью поездки указание «деловая поездка с использованием личного автомобиля (марка, модель и знак)». Так компаниям будет проще обосновать возмещение расходов сотрудникам.
Загрузка необходима для проверки стоимости бензина и контроля за соблюдением водителем программ труда и отдыха. Если транспортное средство арендуется, работодатель должен контролировать время в пути и перерывы.
Единой формы для отгрузок не существует. Компании могут разрабатывать собственные формы или использовать стандартные отраслевые формы № 3, Минтранс России № 368 от 11. 09. 2020- С 1 марта 2025 года — согласно приказу Минтранса России.390 от 28. 09. 2022.
Маршрутный лист подтверждает реальное время нахождения в командировке. Его используют, только если это предусмотрено учетной политикой. Если это предусмотрено правилами оформления командировок, то составляется еще и накладная.
Перед поездкой работодатель обязан авансировать работника в соответствии со статьей 10 процессуального положения № 749. Сметные расходы на бензин рассчитываются исходя из расхода топлива, указанного в руководстве по эксплуатации транспортного средства или в базовом расходе топлива транспортного средства, в соответствии с положением № 14 мар 2008 г. АМ-23-П Минтранса России; второй вариант предпочтительнее, поскольку Минюст установил его для использования в качестве руководства по эксплуатации транспортного средства.
После возвращения из командировки работник направляет в бухгалтерию служебную записку в свободной форме с предварительным отчетом. Это позволяет ему сообщить
- что поездка была совершена на личном автомобиле; и
- место поездки — дата и время начала и окончания командировки
- пробег, пройденный автомобилем, и
- Если проживание было не в гостинице, то место проживания во время поездки, и
- Список подтверждающих документов.
Такие документы, как подтверждение наличия денежных средств от командировки, заполненные проездные билеты, маршруты (если таковые имеются), данные о заправочных станциях, гостиницах и другие основные документы, подтверждающие расходы. Лабораторные доказательства.
Меморандум и сопроводительная документация необходимы для двух целей. Во-первых, они определяют реальное время, затраченное на командировку в соответствии с пунктом 7 правила 749 о командировках. Во-вторых, они обосновывают размер компенсации, на которую имеет право работник.