Большинство организаций используют транспортные средства. Однако эксплуатация транспортных средств сопряжена со значительными расходами, и важно их контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и движение транспортных средств, является накладная.
Это основной документ, содержащий подробную информацию о маршрутах, грузах, пассажирах, водителях и транспортных средствах. Он должен быть записан в специальном календаре.
Все организации обязаны иметь транспортное средство для перевозки грузов (п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. №152).
Однако организация вправе сохранить номер бланка произвольной формы.8 В качестве альтернативы в учетной политике утверждается свой вариант, учитывающий особенности деятельности организации.
Закон № 52Н Для утверждения формы первичных документов и бухгалтерских записей, используемых органами государственного сектора, форма документа не устанавливается.
Следуйте требованиям законодательства. 402-ФЗ о требованиях к формам бухгалтерской отчетности и порядковым номерам хозяйственных операций.152 Минтранса определяет формы и процессы, которыми он комплектуется в учетной политике.
Журнал выдачи путевых листов, образец
Рекомендуются варианты, которые орган может разработать и утвердить.
Порядок учета
Как и в случае с ГИ, формы по отгрузке могут быть разработаны и утверждены самостоятельно или формы, утвержденные приказом № 78. Если хотя бы один из обязательных элементов информации отсутствует, документ становится недействительным. Они определяются по 402-ФЗ и номеру инструкции.152:.
- Наименование документа.
- Количество документов во временном ряду.
- Период действия.
- Информация о владельце транспортного средства, включая ОГРН.
- Тип и модель транспортного средства.
- Государственный — регистрационный знак транспортного средства, находящегося в собственности.
- Показатель пробега до выезда и до возвращения в гараж (на стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (на стоянку).
- Подпись и фамилия лица, ответственного за пробег, дата и время.
- Имя и фамилия водителя.
- Даты и время проведения пред- и послегоночных проверок (тестов) водительского удостоверения.
- Печать, подпись и фамилия врача, проводившего медицинский осмотр.
- Отметка о дате и времени (в минутах) до начала осмотра с целью проверки технического состояния транспортного средства.
- Подпись и фамилия ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (инженер, инспектор, мастер).
Должны соблюдаться в соответствии с простым алгоритмом. Все выданные документы заносятся в журнал. Календарь имеет хронологическую нумерацию.
Календарь создается каждый раз на месяц и на новой странице, если учетной политикой учреждения не определены другие периоды.
Подробнее о том, как заполнять документы, читайте в статье «Правила соблюдения и соответствия в 2020 году».
Пример заполненной путевки
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не определяет точных рамок хранения в данном случае. Храните архивные и пронумерованные документы в организации не менее пяти лет, так как они содержат информацию о первичке (нагрузке). Определите ответственного за хранение и архивирование карточек в отдельной команде.
Проинформируйте его о процессе получения документов на основе подписей.
Если в учреждении не ведется книга учета товаросопроводительных облигаций, налоговые органы могут применить санкции в соответствии с пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса, если образцы не санкционированы. Это означает, что по требованию налоговых органов организация должна предоставить необходимую документацию в установленные сроки. В противном случае налоговая инспекция налагает штраф в размере 200 рублей за каждый документ.
С 2017 года является писателем и научным автором электронного журнала по бухгалтерскому учету и налогообложению. Однако до этого периода он вел бухгалтерский и налоговый учет в государственном секторе, в том числе в должности главного бухгалтера.
Новые сведения в путевом листе
Информация о собственнике (владельце) — легитимном лице должна включать полное наименование, адрес по месту нахождения, номер телефона и ОГРН. В предыдущих приказах не оговаривалось, что имя должно быть полным, но требовалась юридическая форма. Индивидуальные предприниматели обязаны сообщать свое полное название, адрес по месту регистрации, номер телефона и PSRN.
Примечание: ранее МЭС обязаны были указывать почтовый адрес, теперь они должны указывать свой домашний адрес.
Одним из обязательных элементов остается указание пробега (полные километры). Ранее пробег автомобиля указывался в момент последнего въезда автомобиля на парковку, в конце рабочего дня (смены), когда автомобиль покидал парковочное место, на котором ему разрешалось парковаться. Рабочий день (смена) водителя.
Указывается в конце рабочего дня предыдущего водителя (смены), когда транспортное средство было принято и передано следующему водителю (если было много перевозок данного транспортного средства).
Данные о предсменных и послесменных, предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах на водительское удостоверение, после железнодорожного транспорта дополняются наименованием медицинского учреждения (при трудоустройстве в медицинское учреждение), а также обязательными признаками после железнодорожных перевозок, предсменных и послесменных, выданных предсменных и послесменных медицинских осмотров, даты выдачи и серии сроков действия медицинских осмотров.
- Обычные перевозки пассажиров и багажа,.
- Перевозки грузов по договорам фрахта или чартера (включая аренду транспортных средств); и
- Перевозки пассажиров и багажа; и
- перевозка пассажиров и багажа на такси; и
- организованные перевозки групп детей автобусами, по договорам фрахтования; и
трансферы, для собственных нужд.
Сведения о виде сообщения» могут принимать значения «городские», «пригородные» или «междугородные».
В новом законодательстве четко прописано, что отправления могут быть оформлены более чем на один календарный день. Затем в нем должны быть указаны даты начала и окончания (число, месяц, год) периода доступности. Это позволяет разрабатывать отправления удобного формата, рассчитанные на организм и, соответственно, на комфортный период использования.
Организация должна быть уполномочена приказом об учетной политике.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
До 1 марта 2025 года владелец (собственник) транспортного средства обязан был зарегистрировать приказ об издании на транспортной накладной (№ 17 Минтранса России № 368 от 11. 09. 2020).
Накладная может вестись в бумажном или электронном виде.
В новом НПА не говорится об обязанности соблюдать такой реестр, поэтому организация или индивидуальный предприниматель сами решают, отказаться от него или продолжать заполнять.
Если реестр больше не соблюдается, не спешите его удалять. Срок хранения календаря и базы данных Lojicure составляет пять лет (554 стандартизированных архивных документа, образовавшихся между деятельностью и организацией, показывает срок хранения, утвержденный Росархивом № 236 от 20. 12. 2019).
Электронный путевой лист
Использование электронных биллиардов необязательно.
Такой формат документа разработан ФНС и сам по себе использоваться не может.
PAR.27ч. статья 2(1) закона включает электронные грузы в категорию электронных передаточных документов, наряду с электронными грузами, электронными накладными, электронными отправлениями, электронными договорами о передаче, электронными заказами и электронными заявками.
Это означает, что к созданию и обмену электронными отправлениями применяется та же статья 18.1.
- Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, действительность счета-фактуры, транспортное средство, водитель (водительница), вид транспорта, вид сообщения, лицо, осуществляющее вид сообщения, лицо, осуществляющее вид сообщения, лицо, осуществляющее вид сообщения, лицо, осуществляющее вид сообщения, лицо, осуществляющее вид сообщения.
- Врач (если проводится), проводивший медицинский осмотр (перед поездкой, после переезда) водителя (если проводится)
- перед поездкой или перед проверкой технического состояния лица или транспортного средства, ответственного за переезд (если он был осуществлен)
- (s) Лицо (лица), уполномоченное заполнять данные о пробеге (a) (например, водитель, отправитель, UI).
Файл обмена должен иметь хотя бы один из этих типов подписей, и они должны быть применены.
Обмен электронными накладными между участниками обмена информацией может осуществляться только с использованием электронной информационной системы передачи документов (EDI), т.е. только через уполномоченных операторов EDI и никак иначе.
Если при приеме груза к перевозке используется накладная в электронной форме, то при создании или формировании утвержденной министерством накладной автомобильный перевозчик или водитель должен представить накладную в электронной форме. (транспорта № 390).
Внесение изменений в электронный груз должно осуществляться в соответствии с общим порядком, предусмотренным в электронном документе. Внесение изменений может быть осуществлено путем создания нового (измененного) документа. В новом (измененном) документе должно быть указано, что он был создан с использованием оригинальной электронной нагрузки, дата внесения изменений и обмена электронной подписи лица.
В первоначальном документе (составленном в соответствии с Правительственным вестником 27/2021, пункт 21 «Документация и бухгалтерский документооборот».
Электронные отправления должны храниться как электронные документы, печать не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23 и 24 ФСБ 27/2021). Срок хранения, как правило, составляет пять лет, увеличиваясь до 50 лет, если это единственный документ, подтверждающий вредные и опасные условия труда оператора (п.
553 перечня, утвержденного приказом № 236, пп. Росархива от 20. 12.
2019).