Информационное письмо — образец 2024

Формат информационного бюллетеня соответствует правилам, установленным для деловой переписки. Его структура соответствует общей структуре деловых писем.

В зависимости от цели информационного письма различают следующие виды.

• Информационные письма (извещения, уведомления) — об изменении цен, менеджерах, данных о компании, переговорах, представлении продукции и т.д.
• Письмо-заявка — о некоторых намерениях получателя.
• Письмо-благодарность — о подтверждении получения товаров, денег или документов; и
• Письма-напоминания — о необходимости выполнения обязательств, для
• Рекламные/информационные письма о продуктах и услугах компании — также включает письма в адрес компании.

Сопроводительные письма часто прилагаются к отдельным положениям законодательных актов и других нормативно-правовых документов, при этом информация предоставляется в более подробном и конкретизированном формате.

Письмо подписывается руководителем компании, иногда его заместителем или секретарем. В случае массовой рассылки (много) оно может быть подписано или использовано на телевидении.

Образец информационного письма о смене директора

Смена руководителя.

Уведомление о смене директора компании, согласно протоколу № 11/В, 20 ноября 2012 года. с 23 ноября 2012 года директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/В, 20 ноября 2012 года.

Какие бывают — виды

При категоризации рассылок следует понимать, что разделение на категории носит временный характер. Это объясняется тем, что каждое такое письмо может использоваться (и предназначаться) для выполнения множества обязанностей одновременно.

Наиболее часто в деловой практике используются следующие виды информационных писем

1. Сообщения (необязательные, уведомительные). Его цель — проинформировать получателя о новом отправителе. Например, получателей могут информировать об изменении данных о компании, повышении или снижении цен или других важных событиях.
2. Заявление. Его цель — проинформировать получателя о дальнейших действиях отправителя. Пример — получателя заранее предупреждают о предстоящем сокращении штата, продлении контракта или других действиях.
3. Напоминание. Получателю напоминают об обязательстве (например, о необходимости вернуть долг).
4. Подтверждение. Подтверждение получения информации, посылки или другого письма.
5. Реклама и обновления. Информирует о рекламных кампаниях или предложениях товаров/услуг, но не предлагает получателю совершить покупку. Это конкретный запрос, адресованный получателю. Отправитель просит получателя ответить на поставленные перед ним вопросы. Примером может служить просьба разъяснить ценообразование.
6. Другие виды информационных писем (отказы, предупреждения, приглашения и другие варианты).

Правила оформления и реквизиты

Объем текста в информационных письмах строго не ограничен. Текстовая часть документа может состоять из одного предложения или многих страниц. Оно может быть отправлено директором или другим уполномоченным представителем компании.

Вместо этого оно должно быть подписано лицом, которому оно направляется (руководителем компании или другим ответственным лицом). Если происходит массовая отправка, нет необходимости подписывать документ от руки.

Для информационных писем не существует строгих пенсионных правил. Обычно они составляются по свободным (добровольным) стандартам. В то же время рекомендуется придерживаться общепринятых правил деловой переписки.

1. Название транспортной компании, ее адрес, контактные данные и другая важная информация. Также указывается дата создания документа и регистрационный номер исходящего документа (если корреспонденция нуждается в регистрации). Все это должно быть указано в левом верхнем углу листа.
2. Информация об адресате — получателе письма (его ФИО, местонахождение, структурное подразделение, а также название и администрация его организации). Вся эта информация должна быть указана в правой верхней части листа.
3. Тема письма, суть которой раскрывается в центре листа.
4. Основная часть письма. Начните с вежливого обращения или уважительного и учтивого приветствия. В нем объясняется суть послания, например, события, важные события, выгоды, аргументы, дискуссии и т.д. Приветствуется краткость, ясность и последовательность. Важно, чтобы получатель (адресат) четко понимал смысл сообщения.
5. Последняя часть. Содержит резюме, краткий вывод и просьбу (заявление).
6. Перечень документации (если таковая имеется). По каждому приложению желательно дать краткое пояснение получателю (что включено, что и почему).
7. Письмо должно заканчиваться формальным заявлением об уважении отправителя к получателю («спасибо…») . Имя и должность человека упоминаются вместо отправляемого письма. Если письмо носит личный характер, необходимо указать подпись отправителя.

Если письмо стандартное, необходимо следовать утвержденному или общепринятому образцу.

Из официальных, нормативных и правовых документов в тексте допускаются извлечения (положения).

К необходимым документам могут прилагаться информационные тексты (например, таблицы, графики, фотографии). Если письма составлены на бумаге, они должны быть отправлены курьером или почтой. Электронные письма отправляются в электронном виде (обычно по электронной почте).

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки различают уведомления, напоминания, подтверждения, заявления, рекламу и информационные письма.

Уведомление

Уведомляет о событиях, мероприятиях и изменениях.

Причины рассылки уведомлений:.

• Новые сведения, а
• изменения в статусе организации, a
• изменения в директоре или директорах служб, изменения в
• информация в прайс-листе, a
• Изменения в условиях работы, изменения
• Увеличение сроков выполнения заданий, задержки в выполнении заданий, вступление в
• Вступление в юридические или законодательные события,.
• Факты.

Расскажите о факте или событии и объясните, как оно влияет на компанию. Укажите, нужно ли получателю предпринимать шаги для внесения изменений.

К некоторым видам рассылок предъявляются особые требования. Например, уведомление об изменении данных — это официальный документ, который фирма обязана своевременно разослать своим партнерам.

Письмо с информацией об изменении данных должно содержать полное название и контактные данные агентства, дату, о которой идет речь, номер выхода из системы внутреннего документооборота, сообщение об изменении, новые реквизиты и дату из Zen. Заявление. отправляется в двух формах.

В электронной форме, чтобы сообщение дошло до адресата как можно быстрее. В печатной форме с заказным письмом, чтобы получить подтверждение о получении.

Уведомление об изменении банковских данных. Источник.

Напоминание

Побуждает получателя к выполнению определенных мер или обязательств, вытекающих из договора. Такие письма напоминают получателю:.

• об оплате долгов.
• Для запроса подписки, для
• Для создания документа, для
• о товарах, оставленных в корзине, о
• о дате начала или окончания проекта, о
• событие, на которое абонент зарегистрировался или приобрел билет.

Для ознакомления с условиями договора или другого документа, определяющего условия сделки. Указывает, какие шаги предпримет компания, если получатель не выполнит условия. Например, приостановка обслуживания, ограничение доступа к счету, увеличение сроков доставки.

Напоминания об оплате.

Подтверждение

Это обеспечивает расчет и подтверждает, что событие произошло. Например, при оплате счета, необходимо произвести оплату счета.

• Оплата была получена, товар
• Товар отправлен или получен, и
• Работа начата, был
• получен документ, а
• заключен договор об условиях сделки.

В маркетинге электронной почты подтверждающее сообщение, отправленное в ответ на действие пользователя, называется сообщением о сделке.

Подтверждение получения.

Заявление

Сообщает о позиции отправителя по определенному вопросу. Заявление используется при истечении срока действия или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для непосредственного информирования партнера и в печатном виде как официальный документ.

В нем объясняется ситуация и причины, приведшие к ней. Указываются возможные пути решения проблемы и действия, которые вы намерены предпринять.

Заявление о прекращении работы в Netflix. Источник.

Рекламно-информационное

Информирует вас о продуктах или услугах компании. Рекламные рассылки не призывают вас покупать или открыто рекламировать продукцию, а информируют вас о фактах. Такие сообщения могут включать

• Анонсы концертов или фильмов
• новости о расширении ассортимента, новых услугах или продуктах; и
• приглашения к сотрудничеству, условия контрактов.

Тон рекламных и информационных сообщений сдержанный и официальный. Акцент делается на фактах, интересных новостях и выгодах для читателя. Для рассылки информационного бюллетеня требуется согласие получателя.

Рекламные и информационные письма для концертных презентаций

Общие принципы

Некоторые рекомендации для всех информационных бюллетеней:.

• Сохраняйте официальный и эмоционально сдержанный тон.
• Избегайте разговорных, технических терминов и красочных прилагательных.
• Структурируйте текст, разбивая информацию на содержательные модули.
• Сохраняйте краткость и полноту текста. Хорошее письмо содержит всю необходимую информацию и не нуждается в дополнениях.
• Перед отправкой проверьте текст и орфографию, а также выделите текст.

Информационные бюллетени должны быть написаны в деловом стиле, но помните, что они должны быть простыми и понятными. Старайтесь избегать сложных терминов и структур. Важно помнить, что письма читают мужчины.

Полезные письма также могут быть красиво оформлены. Как минимум, следует добавить логотип, который является держателем для деталей. Таким образом, письмо выглядит более привлекательно и добавляет несколько дополнительных очков к имиджу надежной компании.