Докладная записка. Образец составления и бланк 2025 года

Ссылка в форме меморандума подразумевает, что право принимать решения по данному событию или происшествию принадлежит высшим.

Другими словами, те, кто ниже по иерархии, не принимают самостоятельных решений о случившемся. Упоминание и заявление «вышестоящих» о том, что произошло событие, которое должно быть оценено администрацией, характеризуется как существенное.

Например, при обнаружении факта отсутствия начальник цеха может не принимать решение об увольнении работника, но считает, что имело место серьезное нарушение трудовой дисциплины, которое отрицательно сказывается на производственном процессе. Поэтому он сообщает о факте отсутствия начальнику, который имеет право применить к отсутствующему санкции.

Особенности концепции нехватки работников проработаны в отдельной статье на нашем сайте.

Докладная записка может в равной степени относиться как к ходу выполнения конкретной задачи, деятельности, так и к общему плану. Во всех случаях основная цель меморандума — предоставить информацию администрации.

Оформление записки

Меморандумы пишутся в любой форме на бумаге. Если меморандум направляется в вышестоящий орган, допустимо использовать официальный бланк ведомства, если такая форма имеется во внешнем документообороте.

Содержание меморандума можно разделить на три части: введение, изложение, анализ и резюме. Вводная часть включает в себя

• Имя получателя — руководителя, которому был направлен меморандум.
• дату и место, где был написан меморандум, и
• регистрационный номер меморандума; и
• Название документа (например, «О нарушении служебных обязанностей Ивановым И.И.»). Заголовок не является обязательным.

Заявительная часть — это, по сути, описание конкретного события, которое составляет основу заявления. Она должна включать причину написания записки, дату события и его причину.

Например, заявление может быть следующим. Водитель №1 Калиниченко Сергей из автотранспортного цеха находился на работе в состоянии алкогольного опьянения. Факт опьянения был проведен фельдшером Канюком Т.В.

Аналитическая часть может включать отношение записывающего к событию. Например, ‘Доставка пальмового масла на молочный завод была прервана, так как водитель Кузнецов И. И. не явился на работу’.

Никакого платежеспособного элемента не требуется. Однако автор меморандума имеет право попросить директора совершить конкретное действие в отношении предмета меморандума. Например, ‘Механик Квиткин Н.

Текст докладной записки заканчивается подписью ее автора. Вполне допустимо приложить к меморандуму другие документы. Например

Роль документа

Как упоминалось ранее, когда один из сотрудников компании обнаруживает нарушение правил поведения, составляется служебная записка. Это может касаться правил внутреннего трудового распорядка работодателя, правил охраны труда и техники безопасности или других локальных нормативных актов. Порядок оформления замечания за нарушение объясняется в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Все распоряжения, издаваемые руководителями, должны иметь причину и обоснование: первое относится к ссылке на документ или закон, второе — к объяснению фактических причин решения. Меморандум вместе с отчетами, подготовленными в соответствии со всеми правилами, служит обоснованием.

Кто пишет официальную бумагу

Редактором меморандума является то же лицо, которое обнаружило нарушение и составило меморандум. Теоретически, сотрудник компании, указанный в срок. В любом случае, чтобы избежать серьезных ошибок при написании меморандума, сотрудник должен иметь опыт работы с этим документом.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают со служебными записками или объяснительными записками. Между ними должно быть четкое различие по следующим причинам.

• Во-первых, меморандум всегда имеет вертикальную форму. Это отличает его от меморандума о взаимопонимании, а не от пояснительной записки.
• Во-вторых, меморандум о взаимопонимании составляется только на основании нарушения трудового законодательства.
• В-третьих, меморандум может составить работник предприятия, тогда как объяснительную записку может составить только нарушитель.
• В-четвертых, служебная записка, в отличие от объяснительной, не является обязательным элементом внутреннего документооборота. Как правило, работодатель не имеет права наказывать существующего без объяснения с его стороны.

Форма документа

Поскольку меморандумы о взаимопонимании не являются одним из основных документов, регулирующих трудовые отношения, государственные органы не предъявляют требований к их форме и содержанию, за исключением наиболее распространенных. Меморандумы о взаимопонимании всегда составляются в свободной форме. Что касается общих требований, стоит отметить следующие моменты

• Стиль профессионального языка
• Название обращения (дата, место), о том.
• от кого исходит документ и кому он адресован
• подпись редактора меморандума, и
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть написаны одним из двух обычных способов Рукописи, напечатанные синим или черным шрифтом, или набранные с помощью компьютера. Оба варианта в конечном итоге имеют одинаковую юридическую силу, если подписаны автором. Документ обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Следует отметить, что меморандум о взаимопонимании в любом случае должен быть подписан лично работником, поэтому даже компьютерный вариант должен быть распечатан на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

С точки зрения структуры меморандум делится на три составляющие: элемент, посвященный работнику, тема и подпись. Каждый из них требует внимания.

Прежде всего, обратитесь к тому, что необходимо. В правом верхнем углу листа бумаги отметьте, кому и с кем подается меморандум. Отклоните и запишите имя руководителя.

Менеджер пишет свою должность в компании согласно штатному расписанию. Перечислите пункты чуть ниже, но уже для заявителя. Следующим шагом является проставление своего номера документа, числа, месяца, года), а также места его создания (город).

Основная часть документа должна начинаться с: краткого описания инцидента. Далее предложите руководителю принять меры в отношении нарушителя и поставьте свою подпись. После того как все вышеперечисленные пункты будут зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается автором. К меморандуму также следует приложить копии соответствующих сертификатов.

Образец.

Записка 10.30 утра 9.09.2024. (через два с половиной часа после начала рабочего дня) самый молодой адвокат Н.Д. Ватов был обнаружен на рабочем месте спящим и в состоянии алкогольного опьянения. Ватов отказался объяснить свое поведение и подписать протокол. Работник был выдворен с территории.

Ватову Н. Д. 3 рабочих дня за наличие работы, наложив на него дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Для чего служит докладная записка?

Меморандум — информационный документ, адресованный непосредственно лицу, ответственному за партнерство, и содержащий подробный отчет по теме, включая выводы и предложения автора (пункт 118 Директивы № 4).

Другими словами, меморандум обеспечивает информирование объектов управления на вертикальном уровне.

ДОКУМЕНТАЦИЯ:.

Директива № 4 о ведении государственного делопроизводства, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года (далее — Директива № 4).

В зависимости от содержания и назначения служебные записки могут быть

• профилактическими (подача заявлений, формулировка просьб, событий, явлений); и
• отчетными (ход, состояние, завершение работы, выполнение поручений, планов, поездок, проверок и т.д.).

В зависимости от адресата, мемуары могут быть

• Внутренними — адресованы руководителю организации, составляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5, и
• Внешние меморандумы — они адресуются вышестоящему руководителю организации и оформляются на общем бланке.

Внутренние меморандумы подписываются автором и внешним руководителем организации.

Текст меморандума состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части раскрывается состояние вопроса и анализируются события, вызвавшие появление документа. В основной части меморандума перечисляются выводы, предложения и просьбы. В меморандуме излагается позиция, а затем приводится убедительный аргумент. Текст написан от первого лица единственного числа.

Датой меморандума является дата его подписания.

Рекомендация

При написании меморандума избегайте «вводных замечаний»: не пишите «я имею это в виду для вас».

Как правильно оформить служебную записку

Директива № 4 Унифицированная система организационно-распорядительных документов (далее — УСОРД) не содержит такого вида документа, как служебная записка. Тем не менее, он присутствует в документообороте многих организаций. Является ли неправильным использование этого вида документа? Нет. Это не так. Давайте объясним, почему.

Унифицированные документы, включенные в МАКО, определяют примерную структуру текста, которая является минимальной структурой требований соответствующих организационно-распорядительных документов, и не являются образцами их оформления.Документы, разработанные на основе единой формы, включенной в МАКО, составляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

См. также.

УККОРД представляет собой разумно организованный комплекс взаимосвязанных документов и рекомендуется для использования в деятельности всех организаций и организационно-правовых форм (курируется Архивно-административным управлением Министерства юстиции Республики Беларусь). .

Таким образом, разрабатывается служба документационного обеспечения (СДО) или кадровая служба.

• Справочные листы и альбомы с типовыми формами организационной документации
• Проекты устранения пробелов в документации, и
• Мероприятия по совершенствованию форм и методов использования документации (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации).

Движение и обработка основных категорий документов в организации должны строго соответствовать разработанным МУП и утвержденным руководством организации (например, делопроизводственным директивам органа) (п. 2 ч. 2, п. 138 директивы № 4).

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Как и меморандумы о взаимопонимании, вспомогательные меморандумы не относятся к кадровой документации (приказы, инструкции для персонала, личные дела, лицензии на работу и т.д.). Они, как правило, основаны на административной заботе, информации, организации и финансовой поддержке. Меморандумы о взаимопонимании создают переписку между структурными категориями.

Они обычно содержат конкретные просьбы, предложения.

Записки, в отличие от мемуаров, обеспечивают горизонтальную коммуникацию объекта управления. То есть их готовят сотрудники или дирекции других подразделений руководящего или профессионального состава. Таким образом, служебные записки обычно направляются одним начальником другому или одним сотрудником только в том случае, если они имеют одинаковый служебный статус.

В противном случае это справочная служебная записка.

ДОКУМЕНТАЦИЯ:.

СТБ 6. 38-2004 «Единая система документов Республики Беларусь. 69 от 21. 12. 2004 (далее — СТБ 6. 38-2004).

Виды докладных записок

Получателем служебной записки всегда является старший сотрудник. Обычно это руководитель отдела или менеджер организации. Однако меморандум также может быть направлен компанией в вышестоящий орган (например, из филиала в головной офис).

В зависимости от получателя, документ может быть внешним или внутренним.

В зависимости от содержания, меморандумы бывают трех типов

• Инициативная. Автор дает конкретные рекомендации, подкрепленные событиями и выводами.
• Полезная. Отчет о процессе или промежуточных результатах выполнения какого-либо задания.
• Отчетная. Отмечает выполнение задания или исполнение распоряжения руководства.

В большинстве случаев в организациях докладные записки пишутся сотрудникам, чтобы сообщить о нарушениях трудовой дисциплины. Причинами для этого являются опоздания, отсутствие, невыполнение обязанностей, появление на работе в нетрезвом виде или неуважительное поведение. Однако эта форма также используется для составления предложения о премировании сотрудника или просьбы оптимизировать рабочий процесс.

Сколько хранятся документы

От вида меморандума зависит срок его хранения. Сроки утверждены в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года N 236. Обычно это один, три или пять лет, за двумя исключениями.

• Если речь идет об отпускных и разъездных работниках с вредными и опасными условиями труда, то справочные карточки должны храниться 50/75 лет.
• Документы, на основании которых составляются кадровые приказы (например, о приеме на работу, перемещении, увольнении, аттестации, отпуске по уходу за ребенком), также должны храниться в течение 50/75 лет.