Акт приема передачи документов — образец 2025

Если вы составляете такой документ впервые, пожалуйста, прочитайте материал до конца.

Правовая сторона документа

Закон не требует обязательного оформления таких документов при поставке товаров. Однако некоторые представители торговли часто требуют их аннуитета для обеспечения правовой защиты. Наличие подписанного документа подтверждает количество, качество и безопасность поставляемого товара.

Если необходимо предъявить документацию:.

Причина	Причина.
Поставка товаров предполагает обязательный контроль качества.	Так, например, при передаче одним лицом (компанией) другому высокотехнологичного оборудования, его работа должна быть документально подтверждена ответственным специалистом.
Одно лицо (компания) доверяет товар другому на хранение, а тот отвечает за поддержание его в надлежащем состоянии.	Отчет используется для документирования первоначального состояния товара, которое должно включать определенные параметры, такие как внешний вид, технические характеристики и наличие дефектов. В документе также указываются условия хранения, обеспечивающие безопасность изделия (например, в случае металлических приборов необходимо определить требуемый уровень влажности, чтобы материалы, из которых изготовлено устройство, не подверглись коррозии). Также стоит определить безопасность товара в виде ответственного за него лица.

При получении товара в документации должно быть указано, что претензий по нарушению условий предварительной комплектации нет.

• Все поставленные товары были осмотрены и подтверждена их безопасность в присутствии лица, представляющего поставщика.
• Товары были получены в сроки, соответствующие году, и на уровне качества, соответствующем году, и
• поставка товаров была осуществлена в соответствии с согласованными условиями договора; и
• отсутствуют требования к контрагентам.

Унифицированная или свободная форма

Поскольку единой формы для товарно-материальных сертификатов не существует, документы составляются в свободной форме. Вопрос о включении той или иной информации определяется характером сделки и является внутренним.

Возможно, в организации уже разработан бланк. Она может быть использована, если этого требует ситуация.

Документ может быть составлен в произвольной форме, поскольку утвержденных государственных стандартов не существует, но это не значит, что автор не может его каким-либо образом ограничить. Как минимум, должны быть соблюдены общие требования к подготовке деловых документов. Это означает формулирование содержания в соответствии с правилами орфографии, пунктуации и стиля.

Однако существуют также некоторые оттенки, относящиеся к акту приема-передачи акций.

• Если стороны договорились, документ может содержать дополнительную информацию о процессе транспортировки товара одним лицом и его приемки другим. Например, в документе могут быть указаны условия оплаты оговоренных услуг и составления сопроводительной документации. Документ составляется как приложение к действующему законодательству и, по мнению сторон, к другим пунктам. Он должен быть записан на бланке.
• Обычно этот документ пишется на листе бумаги формата А4 в двух экземплярах — один для поставщика и один для покупателя. Конечно, можно сделать копии, но только после того, как они будут подписаны одним из руководителей компании, либо непосредственным участником сделки, либо представителем с необходимыми полномочиями, и заверены.
• Действия могут быть заверены не только подписью, но и печатью, что в настоящее время не требуется; с 2016 года использование печатей не является обязательным для юридических лиц. Однако если между сторонами существуют разногласия, которые привели к судебному разбирательству, печать, конечно, не будет лишней.

Важные моменты при составлении документа (этапы)

Информация о сторонах.

Документ можно разделить на различные части

1. информация о договоре о закупках и сведения о сторонах

• Ссылка на данные, указывающие, какие документы прилагаются. Количество приложений, дата выпуска и номер контракта.
• Полное наименование компании-поставщика (включая организационно-правовую форму, например, ООО «Стройсервис»). Также необходимо указать ответственное должностное лицо, которым обычно является директор или генеральный директор, и документ, подтверждающий законность его служебной деятельности («Положение», «Доверенность» или другой документ, в зависимости от того, какой документ утвержден компанией).
• Впоследствии, и это логично, в документе должна быть зарегистрирована та же информация, но относящаяся к другим участникам договора, т.е. к тем, кто получает товар.

Перечень поставляемых товаров: наименование, комплектация, стоимость.

Следует также отметить, что если товары неоднородны, то нет необходимости создавать отдельные документы для каждой отдельной категории. Не обязательно указывать количество видов и их коды. Достаточно написать каждый вид и количество, которое он обеспечивает.

Каждому виду нужен порядковый номер и, конечно, название. Это минимально необходимый набор характеристик. Если требуется дополнительная информация, то ограничений нет.

Заполненный документ не имеет юридической силы, пока его не подпишет ответственное лицо, которым обычно является либо директор компании, либо другой высокопоставленный сотрудник. Лицо, подписывающее документ (если только оно не является ответственным лицом организации), должно иметь доверенность, уполномочивающую его на это.

Кроме того, подписывая документ, ответственное лицо должно понимать, что оно несет ответственность за полученный товар. Даже подписанная форма разрешения на получение товара вряд ли может считаться действительной, если не выполнено хотя бы одно условие.

Кто и как составляет и подписывает документ

Этот документ должен быть подписан одним из участников сделки в момент передачи товара. Поскольку бланки должны быть у получателя и получателя, они должны быть размножены, отредактированы и подписаны обеими сторонами.

Представители сторон, подписывающие документы от имени организации, в которой они работают, должны быть в состоянии доказать с помощью специальной документации, что у них есть на это полномочия. Для этого организация предоставляет работнику бланк первичного документа или команду. Эти документы должны быть проверены. Однако в большинстве случаев это сами директора, а не сотрудники, действующие от имени этих сделок. Это во многом зависит от размера организации и от того, какие товары и оборудование необходимо принять или доставить.

Акт приема-передачи товара, составленный и подписанный сторонами, передается в бухгалтерию. Там уполномоченные сотрудники в одних случаях снимают товар, а в других — вывозят его.

Акты приема-передачи — как и товара. Образец.

Этот закон составляется в двух экземплярах каждой стороной и подписывается в пункте приемки товара. Тексты о том, как заполнить такое заявление, можно найти в конце статьи.

Фактически определяются реквизиты каждой стороны. Если это юридическое лицо, то указываются реквизиты предприятия, если физическое лицо — стороны договора. Записываются паспортные данные.

Это описание, количество и характеристики товара. В пункте транспортировки получатель должен проверить наличие, количество и внешнее состояние товара и убедиться, что он не имеет дефектов.

Подписывая данный закон, покупатель принимает на себя ответственность получить товар в заявленном количестве в соответствии с категорией сделки и надлежащего качества без претензий. В случае обнаружения дефекта получатель имеет право вернуть товар до его подписания или потребовать замены. Это требование должно быть указано в самом контракте.

В нем также определяется ответственность продавца за передачу товара клиенту получателя. Если поставка осуществляется другой компанией, необходимо указать, кто несет ответственность за причиненный ущерб. В любом случае, каждый этап принятия поставки должен быть проверен обеими сторонами.

Правильно заполненный и подписанный закон является самым важным документом для разрешения разногласий между сторонами.

Особенности составления акта

Закон не предусматривает конкретного вида этого документа, а законодатели не дают рекомендуемой формы для его заполнения. Он составляется в свободной форме подрядчиком и соответствует общим требованиям договора. Фирмы могут иметь единую форму, специально разработанную для этих целей.

Если такой формы нет, ее можно заполнить отдельно на листах формата А4 в соответствии с общими требованиями. Бланки могут быть заполнены как с помощью компьютерной печати, так и просто в рукописном виде. Это гарантирует статья 434 Гражданского кодекса.

Инструкция по составлению

Акт должен содержать следующие положения, которые являются общими и специфическими для каждого договора.

К общим положениям относятся следующие

• Наименование документа, который должен быть составлен, а именно
• время и место составления акта; и
• полное наименование организации, участвующей в приеме-передаче документа, со ссылкой на уполномоченное должностное лицо, ответственное за составление документа — Акт может быть составлен и между физическими лицами. В этом случае должны быть указаны паспортные данные и условия договаривающихся сторон.
• Количество экземпляров Акта и количество лиц, для которых предназначены копии.

Особыми пунктами, которые должны быть включены в практику, являются

• перечень документов, которые должны быть переданы договаривающимся сторонам; и
• указатель регистрационных номеров, присвоенных направляемым документам; и
• указание количества экземпляров документа, предназначенного для отправки, является обязательным.
• Если отправляемые документы являются копиями или оригиналами. Копии отправляемого документа должны быть заверены.
• Указывается количество листов документа, предназначенного для получения/приема.

Компании должны выписать по экземпляру для каждой стороны. Такое решение помогает избежать проблем, которые могут возникнуть в случае утери расписки одной из сторон.

Если оригинал документа был передан, то для предприятия вполне разумно сознательно написать копию и сохранить ее у себя.

После декларирования договорного соглашения стороны на практике должны попросить руководителя компании подписать его. Каждый экземпляр должен быть подписан лицом, должным образом уполномоченным обеими договаривающимися сторонами.

Примерный образец.

Преамбула такого акта стандартизирована и содержит общие данные о части договора, дате и времени заключения, и должна быть составлена в следующей форме

. Курган 1 апреля 2025 г.

ОАО «Воробушки» инн 341596512351, ОГРН 6723450987126.

ООО «Клаудме», ИНН 562356809123, ОГРН 4568912376549, представляет генеральный директор ООО «Клаудме» Дмитрий Ефимов. Между тем, действуя на основании устава общества, директор Ефимов Дмитрий Юрьевич в свою очередь принял следующий документ.

Предмет акта

Объекты должны быть указаны подробно. Данный документ передается на основании договора. Эта часть документа оформляется в виде таблицы. Информация о каждом передаваемом документе должна быть перечислена в предусмотренных для этого полях.

Таким образом, таблица должна выглядеть следующим образом:.

При необходимости в этой таблице детали могут указывать дополнительные данные о пересылаемом/принимаемом документе. Например, на носителе документа, т.е. на бумаге, могут быть обнаружены дефекты. Чтобы избежать ответственности за повреждение доставленного документа, эти моменты должны быть отмечены заранее.

Также можно указать на причину доставки документа. Например, доставка документа на хранение или по просьбе корреспондента в договоре счета.

Кроме того, стороны должны определить количество составляемых экземпляров. Обычно такие акты создаются в одном или двух экземплярах для каждого контрагента. Копии имеют равную юридическую силу.

Подпись каждого контрагента уполномоченным лицом должна соответствовать законодательству. Каждый созданный экземпляр должен быть подписан. Подписание сертификата означает, что получатель не имеет никаких требований к отправителю.

Сразу после подписания сертификата получатель несет ответственность за содержание, комплектацию и объем переданного документа. Проставление печати на сертификате не требуется, хотя сертификат не обязательно должен быть проштампован.

Для чего необходим

В отличие от отгрузок, закон свидетельствует о том, что получатель фактически получил товар. Подписанный документ свидетельствует о том, что товар имеет требуемое качество и что у получателя нет претензий.

Любой человек может написать документ. Очень редко такой акт составляется между физическими лицами. Однако документ может быть составлен, если обе стороны желают этого.

Как правило, в этом случае стороной может быть кто угодно. Например, акты часто составляются между двумя организациями. Он также может быть составлен между компанией и ее ответственными сотрудниками.

Например, при доставке товара на склад для хранения.

Если один передает другому деньги и ценности, необходимо составить документацию, подтверждающую этот факт. В ней фиксируется информация о товаре, цене, качестве, количестве и других параметрах. Если между сторонами возникнут разногласия, например, если товар окажется бракованным, дефектным или некачественным, составленная документация является важным доказательством в судебном разбирательстве.

С его помощью и отправитель, и получатель могут доказать свою правоту.

(Видео: «Акт приема-передачи товара. Форма 2018′)

Следует также отметить, что существуют случаи, когда не составить данный акт просто невозможно. Как правило, это касается случаев, когда современное оборудование является заразным между организмами, характеризующимися высокими технологиями. Необходимость создания акта объясняется тем, что такие устройства перед передачей проходят функции тестирования, проверки и испытания.

Также нередки случаи, когда в рамках организации при поставке товара для бдительности составляется акт. Это означает, что сотрудник или целый отдел несет материальную ответственность за сохранность товара. Разумеется, для сохранения товара необходимо продемонстрировать его первоначальные характеристики, количество и состояние.

Форма акта приема передачи товара

При заключении сделки между организациями составляется соответствующий договор, в котором указываются условия соглашения. Во многих случаях стороны не видят необходимости в составлении закона и поэтому ограничиваются коносаментом, составленным по форме ТОРГ-12. Однако при передаче очень ценных товаров стороны принимают решение о необходимости составления акта.

На сегодняшний день акт не обязывает компании создавать специальный вид. Это означает, что каждая компания вправе разработать и утвердить свой собственный образец составления документов по внутренним правилам. Также могут использоваться свободные стили.

Однако следует помнить, что независимо от того, какой вариант оформления выбран, в нем должна быть указана следующая информация

• Название документа, название
• город и дата составления,.
• названия и детали перевозимых товаров,.
• дополнительные характеристики
• название организации, участвующей в сделке,.
• данные паспорта руководителя или другого представителя; и
• если стороной является физическое лицо, паспортные данные
• подписи биологических представителей и печати.

Как оформлять и сколько хранить

Логично предположить, что данный документ должен быть составлен в двух экземплярах. Это делается для того, чтобы обе стороны имели на руках копии. Каждый из них должен быть подписан лицом, осуществляющим сделку.

Акт может быть внесен на компьютере или в рукописном виде. Важно также помнить, что заполненный акт передан казначею. Сотрудник поставщика снимает товар с баланса учреждения.

Работник бухгалтерии получателя регистрирует товар.

Важно знать, что данный акт служит первичным документом. Следовательно, закон определяет срок его хранения в пять лет после года, в котором составлен акт. Важно помнить, что этот акт не может заменить контракт, а лишь служит приложением к нему.

Правила составления акта по приему-передаче товаров

Для того чтобы документ был заполнен, необходимо наличие всех частей сделки. Представителем обычно является руководитель организации. Однако эта обязанность может распространяться и на других уполномоченных сотрудников, которые представляют компанию по доверенности. Те же критерии документации должны соблюдаться, даже если выбрана свободная форма.

Обязательная информация, которая появляется в отчете, включает сведения о сторонах и их представителях. Подробная информация о предмете сделки, дефектах. Любые претензии к качеству товара также должны быть включены в документ.

Подпись означает, что стороны согласны с вышеизложенным. Если есть приложение к сертификату или дополнительная информация, она должна быть включена в документацию. Могут быть указаны условия поставки и сроки оплаты.

Следует определить необходимость, например, вторичных сертификатов.

Если товар перевозится внутри компании, то между отделами необходимо указать, например, полное название отдела и сотрудника, несущего материальную ответственность. Одна копия направляется в бухгалтерию учреждения, а вторая передается непосредственно лицу, осуществляющему управление товаром.

Часто перевозка различных ценностей происходит на складах для временного хранения. В этих случаях также необходимо составлять отчеты. Здесь часто используется консолидационная форма МХ-1. Конечно, использовать эту форму необязательно, но она достаточно полезна для регистрации всех необходимых элементов.