Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец

Если предприятие соблюдает положения Трудового кодекса при ведении учета, возможность возникновения противоречивых ошибок при подсчете рабочего времени и его оплате сводится к минимуму.

Рабочее время определяется как период, в течение которого работник выполняет свои трудовые обязанности, определенные трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка.

Независимо от формы собственности и правового статуса компании, учет рабочего времени должен вестись. Это выгодно как работодателю, так и работнику.

Для работников календарь гарантирует, что рабочее время не превысит запланированное, а если превысит, то дополнительная работа будет оплачена.

Работодатели используют календарь для контроля отсутствия на рабочем месте и планирования отпусков и поездок.

Трудолюбивые и обученные работники заслуживают материального вознаграждения, а работники, которые нарушают режим работы, заслуживают наказания.

Отсутствие работника на рабочем месте в течение дня без уважительной причины является прогулом. Работника подстегивают к нарушению, и за повторными инцидентами следует увольнение (статья 81 Трудового кодекса РФ). При почасовой оплате труда календарь имеет еще большее значение.

Существует несколько способов учета рабочих дней

• Ежедневно — рабочее время каждого сотрудника должно быть точно указано, каждый дополнительный час считается сверхурочным.
• Еженедельный — рабочее время распространяется на рабочую неделю, и
• Суммированный — расчетное время составляет месяц или год, а средняя продолжительность фактически отработанных часов за выбранный период должна равняться установленной норме рабочего дня.

Эти периоды являются наиболее распространенными, но на практике компании вольны устанавливать другие периоды. Максимальный срок определяется законом и равен одному году и трем месяцам при вредных и опасных условиях труда.

Порядок ведения и заполнения

• Серийный номер.
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

В какой форме составляется?

Закон не определяет обязательную форму трудового календаря, поэтому его форма зависит от требований работодателя. Законными считаются как печатная, так и электронная версии календаря. Следует уточнить, что для соблюдения электронной формы не требуется специального программного обеспечения.

Достаточно разработать удобную для вас форму и оформить ее соответствующим образом. Это может быть документ в формате word или Excel. Вести документ можно с помощью разработанной органом электронной системы ссылок.

Самое главное при заполнении печатных или электронных форм — это последовательность и связность.

Как правильно оформить?

• 
  
• 
  
• 
  

Нужно ли составлять, чтобы учитывать приходы и уходы работников?

Рабочий лист является довольно популярным документом, составляемым многими компаниями.

Обратите внимание, что этот документ не является обязательным.

Инициатива по его заполнению должна исходить от руководства компании. Отсутствие такого дневника не может считаться нарушением.

Журнал учета рабочего времени позволяет решить многие проблемы, связанные с рабочим временем сотрудников. Документ должен содержать информацию о каждом сотруднике.

Дневник может выполнять ряд важных функций. Среди них следует выделить следующие моменты

Служит основой для определения оплаты труда работников, особенно если компания применяет почасовую ставку.

Определяет продолжительность пребывания каждого сотрудника на рабочем месте.

В некоторых случаях информация, содержащаяся в табеле учета рабочего времени, может быть использована руководителем для определения того, нарушил ли работник трудовую дисциплину.

После этого могут быть наложены соответствующие взыскания.

По какой форме заполнять?

Мы уже упоминали, что табель учета рабочего времени является лишь рекомендацией. Он не является обязательным документом.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что стандартной формы для заполнения реестра не существует.

Организации могут использовать шаблоны, специально разработанные для этой цели. Документы могут быть в письменном или электронном формате.

Работодатель вправе выбрать тот вариант, который наиболее подходит для его компании.

Электронный учет рабочего времени считается более удобным, особенно если в организации установлено специальное программное обеспечение.

Этот метод учета считается более распространенным из-за простоты ввода данных.

При использовании бумажных версий документов важно соблюдать определенные правила. Например, каждая страница журнала должна быть пронумерована. Все листы должны быть скреплены так называемой «жесткой» нитью.

Использование скрепок в данном случае не допускается. Последняя страница документа должна быть скреплена печатью компании (если таковая имеется), на ней должно быть указано общее количество листов и подпись специалиста, ответственного за заполнение журнала.

Вести документ должен сотрудник, назначенный директором ответственным. Это может быть сотрудник бухгалтерии или менеджер по персоналу.

Обратите внимание, что ответственный сотрудник должен отвечать за точность данных, вносимых в дневник, и за своевременную передачу информации специалистам, занимающимся начислением заработной платы.

Порядок заполнения граф и строк

Стандартного формата заполнения дневника не существует.

Поэтому руководство компании оставляет за собой право самостоятельно разрабатывать и утверждать образцы, которые будут использоваться при составлении документа.

Его структура также определяется работодателем.

В большинстве случаев все календари рабочего времени оформляются примерно одинаково.

Первая часть документа — титульный лист. Выглядит он следующим образом:.

• Название магазина,.
• дата начала и окончания регистрации,.
• инициалы и должность ответственного лица.

Основная часть документа: название магазина, дата начала и окончания регистрации, инициалы и должность ответственного лица. Он должен быть представлен в табличной форме. Таблицы используются для заполнения данных о сотрудниках. Содержание таблицы должно включать

• порядковый номер записи, инициалы
• инициалы сотрудника, область компетенции, дата и время вступления и выхода из должности
• дату и время прихода и ухода с рабочего места, а также
• Информация об опозданиях (если требуется) — точные минуты/часы
• отсутствие на рабочем месте — да/нет
• Общее количество отработанных часов; и
• Подпись сотрудника.

При необходимости в таблицу можно включить более подробную информацию. Например, почему сотрудник ушел раньше окончания рабочего дня.

Журнал учета рабочего времени не уничтожается после завершения. Он архивируется.

Там он хранится в течение определенного периода времени — в соответствии с законом или учетной политикой организации.

Как учитывать ненормированный труд сотрудников?

Статья 91 Трудового кодекса гласит, что работодатели обязаны вести учет рабочего времени сотрудников.

Ненормированный рабочий день не является исключением. Учет этого времени может вестись различными способами.

В большинстве случаев организации придерживаются ведения дневника ненормированного рабочего времени в дополнение к основному календарю.

В дополнение к стандартным пунктам, перечисленным выше, в документации фиксируется следующая информация

• Случай, по которому потребовалось сверхурочное время, и
• Даты и время, когда сотрудники работали сверхурочно.
• Общее количество отработанных часов.

Процесс настройки журнала учета прихода и ухода сотрудников

Все опции для создания календаря находятся на отдельном листе под названием ‘Настройки’. Первое создание можно выполнить с зарегистрированными тестовыми данными, чтобы ознакомиться с функциями прихода и ухода сотрудников.

В левой части листа расположена таблица для заведения штата организации. Добавлять работников можно с помощью кнопки «Добавить запись» . Реализована возможность создания двухуровневого списка по средством добавления групп (отделов) — кнопка «Добавить группу» .

Удалить сотрудника / группу можно как кнопкой «Удалить элемент» , так и стандартным удалением ячеек со сдвигом. Для использования стандартного удаления выделите необходимый диапазон (например: А6:H6) в таблице персонала, клик правой кнопкой мыши, далее Удалить… =>Ячейки сдвигаются вверх. Удаляется только выделенная область данных (не затрагивая другие таблицы строк), а все остальные записи выгружаются вверх.

В правой части листа находится таблица с основными настройками структуры (показана ниже). Здесь вы можете выбрать месяц и год, для которых вы хотите создать записи о входящих и исходящих работниках, а также настроить форму для отображения сумм. Вы также можете выбрать основные виды деятельности (например, прогулы, репосты, отпуска, больничные и т.д.), которые вы хотите отслеживать в рабочем процессе.

Например, если вы не хотите включать в расчет плановые сверхурочные/безработные, поставьте этот флажок напротив. В некоторых видах деятельности есть возможность установить коэффициенты роста/уменьшения (например, первые два часа, следующий час сверхурочных, оплата отпуска, оплата больничного). Укажите даты, по которым депозиты и зарплаты будут отображаться в платежных квитанциях.

Настройте список праздников по своему усмотрению — добавьте или удалите фактические праздники.

Формирование расчетных листов

В программе реализована возможность автоматических форм расчета для каждого сотрудника. Эти листы содержат всю информацию о заработной плате. Чтобы создать их, нажмите на кнопку Ведомость.

Лист имеет стандартный формат и разделен на четыре раздела

• Начислено — заработанное всеми сотрудниками за месяц
• Income of sorts — блоки для ручной корректировки выплат, и
• Удержано — штрафы и другие удержания, и
• Выплачено — заключительный блок, показывающий сумму аванса и зарплаты.

Автоматизация этого процесса позволяет избежать ошибок при расчете заработной платы и делает расчет более простым и понятным для сотрудников организации.