Росстандарт утвердил правила заверки трудовой книжки с 1 июля 2021 года

Как правило, знание правильной сшивки документа может потребоваться не один раз. Например, при сдаче отчетности необходимо сшивать документацию ПФР. Также документы с росписью налоговой инспекции (это может быть, например, книга учета доходов*) и т.д.

Наклейки должны быть проставлены как на сертификате, так и на наклейке листа. Оттиски печатей, размещенные как на наклейке, так и на листе документа, а также заполненные клеем узелки и нитки помогают указать на неприкосновенность документа.

Читайте: Как изменится моя пенсия после 80 лет в Крыму?

Как заверить документ спрепленный степлером

Чисто внешние отличия — первое отличие прошивается самостоятельно (как правило, каждый документ прошивается отдельно), второе может быть вшито в карман (каждое дело может состоять из любого количества документов) и может иметь картонную корочку.

Для большинства документов сначала необходимо сделать отверстие (дырку). Отверстия (дырки / перфорация) должны быть симметричными и строго вертикальными. Если документ скреплен винтом и состоит из многих листов, можно создать игольчатые отверстия.

Это означает, что его можно сразу сшивать, но можно также работать с перфорацией. Для особо важных документов рекомендуется делать пять отверстий; существует мнение, что сшивание документа ниткой в три отверстия ненадежно и оставляет возможность замены; пять отверстий — это предел безопасности для документа, который может обеспечить скрепка. Расположение отверстий должно быть с левой стороны — как правило, все имеют опыт «прокалывания» листов и вставки их в папки, поэтому на практике трудностей из-за расположения отверстий возникнуть не должно.

Стандартная документация идентична.

Как происходит заверение документов с 2021 года

Изменился только сам процесс и формулировка. В скопированном документе менеджер-работодатель должен

• проставить на документе отметку «верно» и
• уполномоченную подпись и расшифровку, а также
• Дата подписи — дата авторизации, и
• оригинал документа должен быть подписан, датирован и заверен печатью. Если копия направляется в другую организацию, необходимо указать название агентства-хранителя, дату составления документа и его реквизиты.

ВАЖНО: Заключительные пункты являются нововведением, поскольку в прошлом они не использовались.

Эти требования относятся к копиям всех документов, оформленных для обращения во внешний мир.

Общие требования к заверению документов по новым государственным стандартам более подробно рассмотрены здесь.

Если копия требуется для внутреннего использования в производстве, она должна быть заверена «верной» подписью с расшифровкой сотрудника, выдавшего ее.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Поэтому сотруднику и человеку, который в своей работе сталкивается с большим количеством документов, важно знать, как правильно сшивать документы. Ведь это занятие очень болезненное и требует аккуратности и внимания.

Правильно сшитые документы помогают избежать многих проблем в организации и обеспечивают бесперебойную работу бюрократии. Если документы сшиты по правилам, они не теряют важные документы и не выглядят бесполезными.

Как правильно сшить документы

Пять отверстий в основном используются для стандартных бухгалтерских документов. Это связано с тем, что они гораздо толще, чем обычные документы. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, которой может достичь скрепка. Отверстия должны располагаться на 5 см левее.

После того как вы научились сшивать документ через три отверстия, сшивать документ через четыре отверстия будет не так сложно. Процесс практически идентичен предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять примерно 1,5 см.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В нашей компании эта статья полезна для юридических отделов, бухгалтеров, отделов кадров и архивов. Она также полезна в секретарских бюро. Мы хотели бы размножить ее на нашем ксероксе и поделиться ею с этими отделами, чтобы в документах было единообразие.

Прочие требования согласно новому нормативу

• Для ограничения доступа существует штамп «коммерческая тайна» или «конфиденциально».
• Штамп цифровой подписи, указывающий на ее существование — номер первичного сертификата, имя владельца сертификата и срок его действия. Здесь вы узнаете, как получить ЭЦП для человека.

Кроме того, ГОСТ предусматривает новые процессы оформления документов (правила нумерации, использование шрифтов в приоритетном порядке, рекомендации по формированию страниц).

Также освещены варианты создания страниц — без касания печатного текста, с использованием обложек, с двух сторон.

Структура и детализация документа.

Как создать копию многостраничного документа:.

• Начиная со второй страницы.
• Нумерация должна вестись сверху, посередине страницы, а не по углам.
• После создания двойной копии бумаги необходимо сохранить расстояния между текстами.
• Кроме того, размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние между абзацами, расстояние между строками, расстояние между строками, расстояние между
• Кроме того, выделяются основные моменты — отдельные выдержки, фамилия получателя, заголовок текста, подпись.

Руководство как прошивать и заверять документы

Уважаемый читатель! Если Вам необходима квалифицированная консультация по вопросам открытия и ведения бизнеса (предпринимательского права) и электронной кассы, советуем Вам незамедлительно обратиться к специалисту-юристу.

Нумерация документов — еще один важный элемент сертификата. Это связано с тем, что количество страниц должно быть указано в надписи сертификата на последней странице документа. Документы обычно маркируются арабским номером в правом верхнем углу документа. Здесь вы найдете руководство по расчету производительности и типу расчета.

Многостраничный документ: заверяем по правилам

• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

Зачем сшивать

Документы, особенно большое количество документов, должны быть сгруппированы и организованы надлежащим образом. Это позволит поддерживать порядок в папках и находить нужные документы. Сшивать и нумеровать документы легко при должном уровне подготовки.

Почему особенно важно, чтобы документы выглядели глупо?

• Сгруппированные файлы занимают меньше места.
• 
  
• Обмен номерами и сложенными документами затруднен. Это защищает компанию от мошенничества и облегчает проведение официальных проверок.
• Если документы не связаны должным образом, это может стать основанием для отказа в сотрудничестве с компанией.

В некоторых случаях правильно увязанные файлы должны быть доступны для проверки государственными или регулирующими службами или по требованию других организаций.

В случае архивирования, документы, необходимые для проверки, могут не архивироваться.

Пошаговая инструкция сшивания

В начале процесса следует выбрать обложку; типичный размер обложки 229 x 324 мм подходит для листов формата А4. Если папка будет храниться в течение длительного времени, следует выбрать крупную мягкую обложку.

Интересно, что документы можно сдавать в государственные архивы только в специальных бумажных обложках, то есть только на бескислотном картоне. Его также называют «коррозионностойким» и «консервативным».

Однако, если вы делаете это не для себя, а для какой-либо организации или службы, желательно знать правила заранее, чтобы не делать работу потом.

Необходимые материалы

Выбор материала зависит от назначения документа, срока обслуживания, административных инструкций и национальных требований.

1. Нитки: строчка, банковский шпагат, хлопчатобумажная нить.
2. Прокол, шпажка или игла. Если стопка сшиваемых документов очень толстая, можно использовать шуруповерт, специальную машину или машину для бронирования.

Также можно просверлить отверстия с помощью специальных перфораторов. Эти отверстия проходят через металлическую шайбу, которая укрепляет отверстия.

Часто компании передают процесс сшивания, требующий трудозатрат, третьей стороне. В типографиях используется более сложное оборудование для бронирования.

Фото: толстые стопки бумаги требуют перекоса и шпагата. Источник: wilhei/Pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Бумаги должны быть сложены равномерно в смысловом или хронологическом порядке, с арабскими цифрами, впечатанными в правом верхнем углу. Целостность текста не должна быть под угрозой.

При проведении процедуры необходимо придерживаться следующих правил

• Нумеруются только листы. Не следует обращать внимание на отдельные страницы.
• Если количество документов превышает 250 страниц, конверт делится на тома.
• Нумеровать листы не нужно.
• Листы большой ширины также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но должны быть сложены и сложены с одного конца.
• Если большие изображения, такие как рисунки, графики или фотографии, занимают весь лист, нумерация проставляется на обороте документа в левом верхнем углу.
• При раздвижении писем необходимо вынуть бумаги из папки и саму папку для подсчета.
• Между документами могут находиться большие карточки, состоящие из листов бумаги. Этим бумагам присваивается общий номер, но количество листов следует записывать.

Ошибки в нумерации можно исправить, стерев неправильные цифры или используя буквенные обозначения, если было пропущено много страниц.

Шаг 2. Составление описи

Типы документов различны. Важно выяснить, будет ли опись передаваться в государственные органы, хранилища или другие организации. Документы обычно содержат следующую информацию

• Информация о передающей и принимающей организациях (происхождение передачи); и
• Описание (название файла, что такое скрепка).
• Список документов в формате таблицы,
• дата редактирования, и
• количество листов.

В конце листа автор должен оставить передаточную подпись.

Шаг 3. Сшивание

Для скрепления документов разной важности и количества используются различные способы сшивания. Рассмотрим несколько наиболее популярных способов сшивания документов.

На уголок

Если документов немного и они не имеют серьезного значения для компании, можно использовать метод скрепления «уголком». Это самый простой процесс. Например, школьные доклады, выполненные на отдельных листах, или законодательные акты компании скрепляются таким образом рядом.

Для этого бумагу нужно сложить в ровную стопку и загнуть левый край так, чтобы образовался угол. Затем сделать два прокола и пропустить нитки через образовавшиеся отверстия.

Хвостик» следует закрепить на обороте с помощью бумажного штампа (колотой бумаги).

Угловые швы.

Еще один вариант — при пробивании отверстий в углах. Сложенную вдвое ленту или шнур протягивают через отверстие, а образовавшуюся петлю втягивают в угол документа. Концы шнура закрепите как обычно.

В две дырки

Сначала от конца нужно отступить 1 см и просверлить два отверстия иглой или перфоратором.

Образуется петля, и нить нужно пропустить через нее так, чтобы конец оказался на обратной стороне листа. Концы нити хорошо завяжите и закрепите бумажным штампом.

В три дырки

Далее отметьте расположение трех отверстий на левой стороне. Оставьте 3 см между самими отверстиями.

Далее вставьте нить с обратной стороны документа в центральное отверстие и вбейте ее в нижнее отверстие. Затем с обратной стороны пропустите нить через верхнее отверстие и снова вставьте в центральное отверстие, но уже с противоположной стороны. Свяжите концы вместе и закрепите печатью (например, приклейте бумагу).

Длина получившегося «хвостика» не должна превышать 7 см.

В четыре дырки

Расположите четыре отверстия на расстоянии 1,5-2 см друг от друга и пропустите нить из-за второго отверстия. Затем пропустите иглу через первое отверстие, затем через второе, третье и четвертое и выведите иглу из третьего отверстия. Свяжите края вместе для уплотнения.

В пять дырок

Этот метод используется для самых толстых и важных стопок документов, например, бухгалтерских файлов. Для скрепления такого количества бумаги обычно требуется степлер. Чтобы выделить положение точек перфорации, отступите на 2 см от верхнего и нижнего краев листа и выделите их центры и центр получившейся детали.

Нитка проходит сзади в центральное отверстие, оставляя конец длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первое отверстие сзади, во второе отверстие сверху и затем в центральное отверстие. Теперь готов один край.

Затем повторите действия в зеркальном порядке. Проденьте нитку в нижнее отверстие, затем во второе отверстие и завяжите узел на «хвосте» с изнанки, чтобы запечатать его.

Шаг 4. Заверение

Печать представляет собой маленький прямоугольный кусочек бумаги, приклеенный к узлу с обратной стороны. На нем следует указать количество листов цифрами и буквами, должность лица, запечатывающего бумагу, его имя и подпись. При необходимости ставится также знак компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

На законодательном уровне существуют различные нормативно-правовые акты, которые устанавливают правила архивного хранения, особенно стандартные правила.

1. Росархив от 23. 12. 2009 n 76 n 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкции по хранению дел по федеральным принципам исполнительной власти». В приложении № 24 подробно описаны процессы архивирования, сшивания и переплета.
2. ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Хранение и архивирование файлов. Термины и определения». Сам шаблон не содержит подробного описания переплета файлов.

Отраслевое законодательство также определяет способ архивирования.

• Приказ № 536 от 2005 года Министерства образования устанавливает рекомендации по ведению архивов в органах государственной исполнительной власти.
• Приказ № 02-213 от 7 декабря 1992 года регулирует порядок ведения архивного дела в Центральном банке РФ.
• Приказ № ВГ-3-09/198 от 18. 04. 2003 г. Министерства по налогам и сборам «Методические разъяснения по процессу комплектования отдельных документов».

В 2019 году не существует общих структурированных требований к стандартизированной документации, но нормативные положения определяют основные принципы официальной документации.

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Любая сфера человеческой деятельности, требующая работы с большим количеством документов, невозможна без систематизации. Некоторые документы отправляются в архив, а другие продолжают использоваться на рабочем месте. И те, и другие необходимо архивировать, но прежде чем это делать, рекомендуется определить, когда.

Документы, подлежащие прошивке

Важно понять, какие документы подходят для этого процесса, поскольку не все документы в организации нужно связывать воедино. Во-первых, с точки зрения логики, нет необходимости редактировать, как связать документы вместе, если они организованы на листах, но если в них больше двух страниц, следующая информация может помочь.

Например, компании Reno требуются человеческие ресурсы.
• Личные и общие команды, как
• а также штатное расписание.

Бухгалтер выполнит вышеуказанные действия.
• Предварительные отчеты,
• счета-фактуры,.
• счета-фактуры,.
• Проездные билеты,.
• Бланки фондов,.
• Рабочие листы,
• сертификаты о прохождении,.
• накладные на оформление, если они были доставлены.

Информация о том, как документ был остановлен, также требуется, если это корпоративная копия. Только в этом случае штамп о заверении не требуется.

Проще говоря, сшивание документов осуществляется практически всеми структурными подразделениями учреждений и корпораций, разница лишь в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который бы точно описывал, как подшивать документы в различные структуры, но есть несколько нормативных документов (примеры возможных ГОСТов см. ниже). Например, рекомендации по стандартизации различных документов даны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном приказом Росархива от 23 декабря 2009 года76 , а также в приказе Министерства культуры РФ.536 от 2005 года, типовой инструкции по ведению делопроизводства,.

51140. утверждает систематизированные инструкции о порядке комплектования документов определенных форматов, утвержденные приказом ЦБ РФ, приказом МНС РФ и взносами от 2003г. 51141.

Кроме того, требования к типовому порядку оформления документов разработаны и отраслевой службой (например, МНС).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариаций правильного оформления документа с резьбой, так как этот процесс может осуществляться с двумя отверстиями и даже с тремя, четырьмя или пятью.

Особенности прошивки документов: дельные советы

Чтобы изучить пошаговую процедуру и рассмотреть фотографии, прежде чем понять, как правильно внести изменения в документ о нитках, необходимо вынуть из него все соединительные и крепежные элементы, рассортировать по дате, пронумеровать и вынуть каждый лист. Аккуратно соединить.

Конечно, при подготовке процедуры вас может волновать не только то, как правильно считать документы, но и как считать документы без ошибок. В этом нет ничего сложного. Количество страниц — это арабские цифры (есть и латинские), а фонд не нумеруется, а начинается с цифры 1 (порядок увеличивается).

Если требуется обложка, выбирается специальный картон с надписью «футляр». Он может быть разного размера и качества. Для обычных документов часто используется стандартный степлер формата А4.

Конверт для документов должен быть пронумерован, причем папка должна иметь первый номер и содержать все листы и фотографии в папке.

Если важный документ пронумерован неправильно, его просто вычеркивают на одной строке и продолжают нумерацию. Листы должны быть подписаны и скреплены печатью ответственного лица со словами: «Я думаю, что это исправлено».

Основное требование к узелковым документам — необъяснимо, т.е. если необходимые документы уже прошиты и пронумерованы, то необходимо добавить какие-то дополнения (например, образцы интегрированных приложений). Кейс и Ново опять же перочинные.

Если есть ошибки в нумерации, можно пересчитать папки по буквам. Проще говоря, пронумеруйте недостающие листы одинаково, но добавьте к ним буквы (16a, 17b …) .

Для более серьезных номеров требуется новая схема нумерации. Для этого нужно аккуратно удалить неправильные номера и вписать молодые. Все изменения следует отметить в справке, удалив старый номер и написав рядом новый.

Архивирование документов на хранение или проверку может быть гораздо проще, но требует специальных переплетных машин и автоматических нумераторов. К сожалению, этот метод архивирования часто доступен только на принтерах.

Как заверить прошитые документы

Проверка подлинности документа — это последний шаг перед передачей его на проверку или архивирование. Однако если этот процесс выполнен неправильно, может возникнуть проблема. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется этот процесс и кто за него отвечает.