Письма. Образцы, бланки, примеры официальных писем 2024 года

Можно выделить следующие виды писем, используемых в современных гражданских правоотношениях

• Письма,.
• претензии,.
• предложение,.
• извещение,.
• уведомление,.
• заявление,.
• См. также.

Юристов эти названия не смущают, но те, кто не имеет юридического образования, часто применяют термин «письмо» к вышеперечисленным письменным обращениям.

На самом деле, это не ошибка, так как письмо подразумевает письменный запрос. Так, например, запрос в PSE о разъяснении размера невыплаченной пенсии может называться письмом в PSE. Исходя из этой логики, обращение с письмом вполне допустимо.

1. жалоба в прокуратуру; или
2. претензии к другой стороне по договору; и
3. уведомления о выселении, требования
4. требование о погашении долга, извещение об увольнении, извещение об увольнении, извещение об увольнении, извещение об увольнении.
5. уведомления об увольнении, уведомления о получении трудовой книжки, уведомления об увольнении, уведомления о приеме на работу, уведомления о ликвидации компании и т.д.
6. Уведомления кредиторам о возбуждении дела о несостоятельности ;
7. ходатайства в суд об отложении слушания дела;.
8. заявления о расторжении договора, изменении условий договора и т.д.

Сопроводительное письмо

Данный вид письма не имеет отдельного письма, как следует из самого названия. Цель сопроводительного письма — оформить отправку определенных документов, предметов или товаров.

Для этого сопроводительное письмо должно содержать следующие сведения

• сведения об отправителе и сопроводительном письме (номер отправления, дата отправки), имя и адрес получателя
• наименование и адрес получателя; и
• информацию о причине отправки письма. Причиной может быть договорное обязательство по отправке товара, судебный запрос и т.д. Например, «В ответ на Ваш запрос 2-1221/21 от 5 июня 2021 года направляем Вам копию приказа об увольнении Петрушкина И.В.».
• Подпись сотрудника.

В разделе «Письма» вы найдете практически все виды и форматы писем, исходя из типа правоотношений.

Если интересующий материал отсутствует в рубрике «Письмо», он обязательно найдется в рубрике, соответствующей юридически правильному названию письма, например, в рубрике «Объявление», «Жалоба» или «Отчет». » .

Какие есть виды деловой корреспонденции

Профессиональная переписка ведется по самым разным вопросам и классифицируется по следующим основаниям

1. Цель: коммерческие предложения, просьбы, претензии, информация, гарантии и сопроводительные письма, отказы, приглашения, благодарности.
2. Получатели: обычные (адресованные одному лицу) и циркулярные (направленные нескольким адресатам).
3. Содержание: регламентированные документы (навязывающие конкретные условия, например, жалобы) и нерегламентированные документы (свободные формы без обязательных требований к содержанию).

Примеры

Негосударственный фонд помощи ветеранам.

. Москва, 1 бюджетный проезд, д. 2

’24’, январь 2021 года.

Протокол № 2.

Директору ООО «Помещение».

. Москва, ул. Коммерческая, д. 1а.

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает Вам благодарность за помощь и приглашает Вас принять участие в благотворительном мероприятии, которое состоится 15. 02. 2021 года по адресу: Москва, Коммерческий проезд 1, 2. Схема мероприятия прилагается.

Директор Фонда _______________________ Иванов И. И.

Приложение: 1 лист, 1 экз.

Другой пример:.

Эксперты КонсультантПлюс нашли способы, как правильно обращаться к лицам женского пола в официальных документах. Воспользуйтесь этими инструкциями бесплатно.

Правила оформления деловых бумаг

Законодательно установленной формы не существует. При составлении документа руководствуйтесь ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

• Используйте как вертикальные, так и угловые формы, при этом
• Текст печатается с 1-1,5 пробелами между строками и подгоняется под ширину страницы.
• Абзацный отступ составляет 1. 25 см.
• Рекомендуется использовать бесплатные шрифты размером 12, 13 и 14.
• Предлагаемые способы представления: первое лицо множественного числа («прямое») — третье лицо единственного числа («Общество призывает рассмотреть») — первое лицо единственного числа («прошу рассмотреть») ,.
• Первое обращение «Уважаемый …!» и последний этикетный прием «включая презумпцию».

Кто и на чье имя пишет

Документы физического лица должны быть подписаны внизу отправителем или его адвокатом от его имени или от имени его представителя.

Если отправителем и/или получателем является юридическое лицо, корреспонденция должна быть составлена от имени (по поручению) ответственного исполнителя организации. В некоторых случаях ответственный исполнитель указывается в нижней части документа и используется в основном для ответов от государственных/муниципальных органов.

Как отправить в организацию деловое письмо

Допускается отправка профессионального документа другой стороне различными способами

1. Электронная почта. обязательно укажите тему электронного письма. Если вопрос срочный, укажите важность документа.
2. Почтой (Почта России или различные курьерские службы). Если вам необходимо подтвердить факт отправки документа, например, если возникла претензия. Используйте заказное письмо в качестве квитанции.
3. С помощью факса. Часто используется, когда необходимо срочно проинформировать соответствующие стороны.

Выбор метода зависит от цели документа, срочности темы и отношений, сложившихся между сторонами.

Установлены ли сроки для ответа

Время и необходимость ответа зависят от характера полученного делового документа.

• Если документ носит информационный характер, допустимо оставить его без ответа.
• В случае приглашения необходимо направить ответ. Срок зависит от даты проведения мероприятия.
• Если получена жалоба, ответ должен быть подготовлен в срок, указанный в жалобе.

В 2008 году окончил ПГУ по специальности «юриспруденция»; в 2018 году окончил ПНРПУ по специальности «городская среда»; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства администрации Пармского муниципального образования; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства администрации Пармского муниципального образования.

Что собой представляет

Профессиональные письма являются основным методом общения и взаимопонимания в контексте отношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Предприниматели и индивидуальные предприниматели регулярно используют этот вид корреспонденции в профессиональных целях.

Например, при заключении договора, как уведомление, обмен информацией, приглашение, просьба и т.д. Официальные письма следуют определенному формату и могут относиться к одному или нескольким вопросам, если они взаимосвязаны.

Деловая переписка обычно подразделяется на группы: печатные, электронные и электронные формы.

• В печатных письмах используются заранее определенные типы заголовков. Печатные письма имеют классический заголовок, в котором указывается его название, местонахождение, иногда указывается адресат и его контактные данные. При вводе текста место должно быть расположено Вправо — не более 1,5 см, влево — от 3 см (с учетом последующего архивирования). Начертание — новый римский шрифт размером 12 или 14 Times.
• Менее формальный подход характерен для писем по электронной почте. Профессиональные письма обычно подписываются отправителем на бумаге, в то время как в профессиональных электронных письмах достаточно указать личные данные (имя и фамилию) и, в конце концов, заголовок. Также отсутствует стандартный заголовок с именем, адресом и должностью. В современном мире эта форма электронной почты оказалась более функциональной и быстрой. Она также имеет юридическую возможность легко отправлять соответствующее количество дополнительных файлов и приравнивается к соответствующей форме.
• Третий тип деловой почты — это бумажные документы в электронной форме. Эти письма не требуют фирменного бланка компании. Они также менее требовательны к формальности.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Некоторые варианты относятся к различным сферам деятельности, и их число постоянно увеличивается. Однако следует знать основные типы писем, которые наиболее часто используются.

Информационное

Профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, о запланированных скидках и акциях, датах распродаж, оттенках доставки товаров и т.д. С другой стороны, информационные документы могут быть двух подтипов.

• Уведомление. Оно пишется, когда в работе организации происходят значительные изменения. Изменились условия поставки, банковская или ценовая политика. Уведомления используются при оптовых поставках контрагентам.
• Напоминание. Это письмо используется для оповещения получателя о наступлении определенного момента — даты оплаты комиссии, окончания действия договорного документа или завершения специального тендера.

Гарантийное письмо

Этот вид делового письма содержит просьбу, но обязательную гарантию того, что обязательство будет выполнено. Письма-гарантии часто содержат формулировки «мы просим вас», «мы гарантируем оплату до … и включают такие формулировки, как «Мы заплатим вам до…».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно организация предлагает партнерство другой организации. Они создаются для расширения клиентской базы и поиска новых партнеров, готовых работать с компанией.

Оферта

Это деловое письмо, объясняющее основные оттенки предоставления услуги или товара. В документе указываются имена, стоимость, время и место. Согласно правилам деловой переписки, если эта информация отсутствует, переписка характеризуется как коммерческая.

Требование

Она образуется, если получатель не выполняет свои обязательства. Например, образование несоблюдения сроков, задержка оплаты. В основной части претензионного документа описывается суть проблемы и предложение решить ее в судебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование целого ряда современных технологий их составления. Кроме того, цель таких деловых писем — представить компанию и предлагаемые ею продукты или услуги.

Подтверждение

Подтверждающее письмо — это квитанция. Например, этот юридический документ служит доказательством оплаты. Хотя это и не является обязательным, но, вероятно, считается хорошим правилом.

Обратная связь

Написание деловых писем для обратной связи в первую очередь отвечает интересам компании. Они могут быть использованы для запроса мнения определенной группы получателей о предоставляемом продукте или услуге.

Просьба

Примерами таких документов являются слова «Пожалуйста» и «Заявление». Обычно это начало письма с просьбой о поставке товаров, бухгалтерских документов, каталогов продукции и т.д.

Документ для фиксации важной информации

Еще один вид формального письма между компаниями-партнерами. В таких письмах основное внимание уделяется важным деталям. Например, изменились условия соглашения. Это позволяет не упустить из виду основные моменты.

Отзыв

Это сообщение, содержащее объективную оценку работы организации или ее сотрудников. Цель этого сообщения — предоставить письменное подтверждение квалификации или результатов работы сотрудника непосредственно компании. Оно может быть написано в любой форме.

Приглашение

Составление профессионального письма в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Чаще всего это приглашения на мастер-классы, выставки, конференции и семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В профессиональной переписке категорически недопустимы орфографические, точечные и стилистические ошибки. В противном случае отправленным письмам нельзя доверять. Поэтому необходимо уделять внимание орфографии и соблюдать правила.

Несомненно, получатель придает большое значение тому, насколько правильно изложено и обобщено то, что написано в письме.

Стоит отметить, что в профессиональной переписке речь идет не только о письме на кириллице. Несмотря на то, что отправитель не является носителем английского языка, английское письмо должно быть неразборчивым. Письмо должно быть коротким и четким в своих предложениях и представлять информацию в определенном стиле.

Существуют определенные правила, которые следует соблюдать, приступая к написанию письма.

• Во-первых, определитесь с типом послания и придерживайтесь необходимой тематики (предложения, уведомления, заверения и т.д.).
• Используйте в письме только достоверную информацию. Ложную информацию распространяют мошенники и люди, не заинтересованные во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Не используйте в письмах сложные фразы. Избегайте многочисленных долей и секунд, а также специфических терминов.
• Избегайте в письмах достоинства страха. А также чрезмерной демонстрации привязанности. Помните, что эмоциональное содержание не должно использоваться в официальной переписке.
• Держите письмо в рамках темы и не перескакивайте с темы на тему.
• Убедитесь, что вся важная информация включена. Включите: контактные данные, адрес, банковские реквизиты.
• Забудьте о лицемерах, сленге, жаргонных выражениях, пиктограммах и эмодзи. Они не присутствуют в профессиональных коммуникациях.
• Кроме того, всегда проверяйте окончательный вариант на наличие ошибок, опечаток или фактических неточностей.
• К электронному сообщению могут быть прикреплены дополнительные файлы. Они прикрепляются должным образом и предназначены для бумаги. Они должны дать получателю лучшее представление о предмете и подтвердить серьезность письма.
• Обращайтесь к получателю только с небольшим именем и фамилией или на «вы».

Приведенные выше правила применимы к любому документу. Кто бы ни составлял послание: сотрудники крупных компаний, индивидуальные предприниматели или фрилансеры, он должен уметь читать и писать, быть исчерпывающим и максимально точно передавать суть вопроса.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд, официальные коммуникации могут показаться сложными и запутанными. Однако на самом деле это не так. Достаточно составить стандарт (или лучше стандарт) и в дальнейшем использовать его по своему усмотрению. Заранее подготовленный стандарт экономит время и позволяет избежать путаницы при написании письма.

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или официальному органу власти. Его цель — побудить получателя к действию (купить товар, выполнить условие, объяснить, сообщить новый адрес, отправить документ).

С появлением электронной почты вся деловая почта была разделена на группы.

Чтобы иметь юридическую силу, она должна содержать существенную и необходимую информацию.

Созданные в бумажной форме

Созданные в офисной форме (doc, docx, rtf, pdf) и содержащие необходимую Прилагается в качестве приложения.

Непосредственно в виде электронного сообщения.

Важно знать, как правильно написать профессиональное письмо. От того, насколько правильно оно составлено, зависит вероятность и скорость ожидаемого действия со стороны получателя. От стиля и содержания переписки зависит успех сотрудничества с партнерами и официальными органами.

Профессиональные письма не следует путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позиции участвующих сторон: положение сторон.

Профессиональное письмо — это организационное или профессиональное обращение. Их стиль и форма указывают на их постоянное использование в качестве документа. При возникновении разногласий или сотрудничестве информация (такие факты, как адреса, даты, условия и т.д.) проверяется.

Неформальные разговоры «недоступны», даже в электронной форме. По этой причине многие профессионалы рекомендуют заключать все соглашения в форме профессиональной переписки, даже если нет разногласий (а в некоторых организациях от директоров требуется сделать это лично).

Форма и стиль профессиональных писем должны побуждать получателя «действовать». Речь идет об изучении информации, ее передаче и соблюдении условий договора.

В Интернете есть специальные уроки на эту тему, так как общение, в том числе письменное, очень важно. Например, Нетологический университет обучает ведению переговоров, включая правила профессиональной переписки, общения по телефону, личного общения и управления эмоциями. Уроки можно посещать за счет работодателя.

Это позволяет привлечь около 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, вас может заинтересовать курс «Ведение бизнеса на английском языке», который проводит Skillbox University, а если вы работаете с разными клиентами, вас может заинтересовать курс английского языка, который проводит Skillbox University. Требуется уровень английского языка intermediate (B2) или выше.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которых следует придерживаться :

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Отдельные абзацы для каждой идеи. Например, в первом абзаце может идти речь о нарушении договора, во втором — о просьбе, а в третьем — о разъяснении последствий.
3. Несколько «бюрократический» тон предпочтительнее, чем «третья сторона». ‘Пожалуйста, рассмотрите…’ , «Наши эксперты готовы дать вам совет…». Например. В коммерческих предложениях и обращениях допускается более неформальное содержание из-за использования маркетинговых инструментов. Однако не стоит говорить: «Здравствуйте, меня зовут Мария. Я…» а такие вариации, как «Меня зовут Мария…», считаются неуместными.
4. Неправильная интерпретация: уместнее написать «в будние дни с 10 утра до 6 вечера», чем «в рабочее время».
5. Ссылки на документы и договоренности должны быть конкретными: 24. 12. 2000 № 5; письмо от 19 августа 2021 года; договоренности, достигнутые на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации вредят имиджу компании.

Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (которые обязаны отвечать на все письма, независимо от их обоснованности) разрешается игнорировать оскорбительные послания.

Особенности оформления официального письма:.

• В нем должны содержаться сведения об организации. Обычно имеется официальный бланк письма с «шапкой». Наименование, номер НДС, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты и, возможно, логотип или эмблема.
• В правом верхнем углу должен быть указан получатель: имя и должность (или хотя бы суб-адрес) организации. По возможности следует указывать полное название. Просьбы, запросы, претензии и предложения должны быть адресованы строго первому лицу компании.
• В E-Mail (непосредственно в поле мессенджера) личные приветствия считаются отличным стилем профессионального общения. Поскольку формальные обращения («господин», «товарищ») в России больше не используются, общепринятым считается использование именного приветствия типа «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование уменьшительных имен и отчеств зависит от того, как адресат подписывает свое письмо, как его представляют, или от его официальной информации на сайте компании.

В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма, например, заявление, требование, гарантийное письмо, приглашение и т.д. В некоторых случаях (обновление, запрос, подтверждение) это может быть только заголовок. e-В -сообщениях поле темы служит заголовком.

Структура профессионального сообщения электронной почты: с чего начать и чем закончить?

• В большинстве случаев профессиональное сообщение содержит описание ситуации («Отсутствует документ… , «Запрос получен…» , «Спасибо…» , «Мы доставили…» , «Начиная с экспертизы… и сертификации…») .
• После этого необходимо написать побуждение к действию. Обычно это выражается в виде типа «пожалуйста/просьба». Это традиционно. Однако в современной коммуникации его можно заменить более подходящим глаголом.

Имеет смысл заканчивать «мостом» для дальнейшего общения или «мостом» с предупреждением о дальнейших действиях.

• Готов предоставить информацию.
• И в дальнейшем.

Мы оставляем за собой право предпринять против вас юридические действия.

Если к письму приложены файлы, о них следует упомянуть в тексте и перечислить документ. Официальная корреспонденция обозначается как вложение с номером и именем.

Официальные письма должны быть подписаны с правой стороны под текстом содержания под названием организации (или «собственности», если услуга предоставляется в качестве фрилансера или самозанятого лица — «специалист», «специалист по… ). Официальные письма организации или индивидуального предпринимателя должны иметь реальную подпись или факсимиле.

Информационные письма не нуждаются в печати, но на них необходимо указать другую информацию.

Профессиональные письма в Интернете должны быть подписаны вашим именем (фамилия необязательна). Не вашими инициалами.

Правила профессиональной почты подразумевают, что под подписью отправитель должен сообщить все возможные контактные данные, телефон, электронную почту и адрес электронной почты.

Где учиться писать письма?

Если этот навык требуется на серьезном уровне, можно пройти специальные курсы. Они обучают ведению деловых переговоров, в том числе письменному общению. Примерами таких программ являются.

Онлайн-классы в Нетологическом университете. Они учат, как вести переговоры от первой встречи до окончания контракта. Включают навыки деловой электронной почты. Этот курс можно пройти за счет работодателя.

Уроки Skillbox. Узнайте о том, как общаться с иностранными клиентами. Вы научитесь назначать встречи, объяснять проекты и задачи, представлять услуги и продукты компании и обсуждать финансовые вопросы. Чтобы посещать этот курс, вам необходимо владеть языком на уровне не ниже среднего (B2).

Правила деловой переписки

Профессиональные письма могут писать как частные лица, так и сотрудники компании в организации или органах власти. Система подписей имеет большое значение. Самозанятые, фрилансеры, индивидуальные предприниматели и граждане, действующие от имени граждан.

• Письма от организаций, адресованные первому лицу или предложению, подписывает руководитель компании.
• Если документ редактирует и обрабатывает другое лицо, оно называется нижним левым исполнителем.

Сотрудник агентства может отправить письмо от своего имени, если адрес не является офертой, но при этом изложить свою позицию и подписать его.

Правила деловой этики требуют ответа на письмо в течение трех рабочих дней. На коммерческие предложения, приглашения и объявления отвечать не нужно. У государственных органов могут быть другие сроки для ответа на входящую почту.

Требования, претензии, отказы и запросы сопровождаются извинениями. Даже если компания не видит ошибки, это необходимо сделать для сохранения репутации и возможности дальнейшего сотрудничества.

Структура и обязательные элементы делового письма

Стандартного формата профессиональных сообщений в законодательстве Российской Федерации не существует. Они создаются в свободной форме. Однако он должен соответствовать правилам, принятым в делопроизводстве; рекомендуется рассмотреть правила, приведенные в Национальном стандарте ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

Среди пунктов, входящих в структуру официального письма, согласно ГОСТу:.

• Информация об отправителе. Если это юридическое лицо — наименование, адрес и реквизиты организации (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номер телефона. Если это физическое лицо — имя, местонахождение, контактные данные.
• Информация о бенефициаре. Название компании-бенефициара, ФИО сотрудника, дата и регистрационный номер документа, дата и регистрационный номер документа.
• дата и регистрационный номер документа, место
• место, где был создан документ; и
• Название документа, например, цитата, приветствие, уведомление.
• введение, в виде обращения к работнику, например, «Уважаемый Петрович!
• основной текст, включающий суть вопроса (например, предложение, просьба, объявление); и
• подпись отправителя и ее расшифровка; и
• печать (если она принята органом).

Отправитель может приложить к официальному сообщению любые необходимые документы, например, прайс-листы, копии договоров или операций, фотографии, почтовые переводы и т.д. Приложения отмечаются на отдельной строке в конце текста с перечислением прилагаемых документов.