Особенности оформления и ведения личных дел

Правильная подготовка личных дел персонала имеет большое значение. Это не только потому, что способствует ведению кадровых документов, но и потому, что позволяет избежать санкций за нарушения, которые иногда допускают штатные сотрудники.

Обязательно ли заводить личные дела сотрудников? Как они должны быть правильно расположены, оформлены и как долго должны храниться? Какие документы вообще не должны храниться в личной папке сотрудника? В этой статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личной папки сотрудника не является обязательным для всех работодателей. Для государственных служащих ведение личной папки является обязательным. Этого требует закон от 27 июля 2004 года 79-ФЗ «О государственной службе РФ» о государственной службе.

В нем должны быть личные данные и другая информация, касающаяся поступления, прохождения и увольнения с государственной службы, а также информация, необходимая для обеспечения деятельности компетентных государственных органов.

В случае коммерческих компаний (как объясняется ниже), у них нет такого обязательства. Они могут соблюдать требования кадрового досье по собственной инициативе. На практике компании именно так и поступают.

Это позволяет им упорядочить и систематизировать документацию по персоналу и обеспечить сотрудникам возможность быстро найти необходимую информацию в нужное время. Ниже мы объясним, какие требования необходимо соблюдать, чтобы вам не пришлось платить за все эти удобства.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Вы, вероятно, думаете о папке для персонала как о папке или файле, содержащем определенный набор документов о сотруднике, его работе и их копии. Как правило, так оно и есть. Что должна содержать кадровая папка сотрудника? Работодатель сам определяет структуру, исходя из своих представлений и потребностей.

Порядок их создания зависит от конкретного предприятия, поскольку ведение папок сотрудников является правильным, а не обязательным. Рекомендуется, чтобы это определялось местным нормативным законодательством.

Как правило, перечень документов досье на персонал включает в себя

• Анкету, заполняемую при приеме на работу, и
• Трудовой договор,.
• Должностная инструкция,.
• Копии команд сотрудников.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в папку для персонала. Они хранятся отдельно.

А теперь внимание: очень часто в кадровую папку архивируются копии документов, предоставленных сотрудником при приеме на работу: паспорта, снилсы, свидетельства ИНН, дипломы и т.д. Все эти документы содержат персональные данные о человеке. Поэтому хранить их ни в коем случае нельзя (только иметь).

Как минимум, вы должны получить согласие работника на обработку этих данных, указав цель их использования. По крайней мере, это разрешено Острудом. Однако предпочтительнее не собирать копии личных документов.

После получения документов вся информация, необходимая для оформления трудовых отношений, фиксируется и возвращается работнику. Это позволяет избежать риска предъявления претензий во время проверок.

И, конечно, не храните копии документов уволенных работников. Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных», персональные данные могут храниться только до даты, необходимой для целей обработки. Соответствующая цель утрачивается при увольнении сотрудника.

Статья 13.11 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает довольно значительные штрафы за обработку персональных данных; Роскомнадзор проводит проверки на предмет соблюдения Закона о персональных данных.

Кстати, помните, что личные дела сами по себе являются персональными данными. Поэтому, работая с ними, вы должны действовать строго по закону.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда организационные и юридические вопросы, связанные с личными делами, решены, вам остается только централизованно отредактировать их. В принципе, процедура выглядит следующим образом

1. Для каждого сотрудника создается отдельная папка (или файл).
2. Документы в личном деле архивируются в хронологическом порядке по мере поступления, начиная с документов о зачислении (заявления, договора, приказы о зачислении) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист в папке нумеруется.
4. В одном томе архивируется не более 250 листов (п. 4.20 Правил хранения, комплектования, учета и использования документов Фонда ОМС. . 2015) — если документов собирается больше, то открывается новый том.
5. Каждый поступивший документ регистрируется во внутренней картотеке переписи.

Сами папки нумеруются и регистрируются в реестре папок по личному составу (реформа реестра может быть разработана самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Отдел кадров ведет личные дела сотрудников в течение всего периода работы в организации. Когда сотрудник увольняется, папка закрывается. В течение первого года, максимум трех лет с момента закрытия папки, дело передается в архив организации.

При архивировании папок необходимо

• сделать скрепку или книжный переплет с картонной обложкой с четырьмя отверстиями
• Пронумеровать листы и вложить внутреннюю опись.
• Создать подписной лист в следующем формате
• Написать обложку (титульный лист), указав дату завершения работы и общее количество листов с учетом листа подтверждения.

Папка готова к сдаче в архив.

Срок хранения личного конверта работника в досье строго регламентирован.

Согласно статье 22.1 ’12 5-ФЗ’ закона от 22 октября 2004 года «Об архивном деле», документы в личных папках, заполненных до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года — 50 лет. Конверты для документов по личному составу могут быть уничтожены только по истечении срока хранения. Конверты руководящих сотрудников хранятся бессрочно (статья 445 Каталога Росархива).

Личное дело в номенклатуре дел

Документы личного дела отражают трудовые отношения между работником и работодателем. Эти документы выступают в качестве доказательств в спорах, подтверждают законность действий работодателя и защищают социальные (в том числе пенсионные) права работника.

Документы, хранящиеся в личных делах, содержат персональные данные и являются конфиденциальными. Они должны обрабатываться в соответствии с локальным нормативным актом об обработке и защите персональных данных (LNA), который обязателен для всех организаций. Кроме того, в организации могут действовать местные нормативные акты, например, регулирующие создание личных дел.

Основные правила формирования папок сотрудников начали формироваться, когда разрабатывалась единая государственная система управления архивами. В то время предусматривалось, что не будет необходимости готовить кадровые соответствующие документы для служащих, а для специалистов (инженеров и техников) и необходимых руководителей.

Как правило, за ведение трудовых дел отвечает конкретный человек. Он же должен отвечать и за соблюдение порядка ведения кадрового досье. Соответствующие пункты приказа могут иметь следующий формат

Пример 5. Пункт приказа о назначении лица, ответственного за ведение кадрового дела и трудовой книжки

1. назначается А.Ф. Иванова, старший специалист по кадрам, ответственная за ведение трудовых книжек работников, формирование и соответствие личных конвертов, организацию охраны, книг трудовых книжек, вкладышей, работников, обеспечивающих сохранность личных папок, ответственность за работу с персональными данными и их сохранность.

Основание — Изменение № 02-7/18 от 1 октября 2018 года к трудовому договору.

Методики управления персоналом предусматривают, что личные дела сотрудников и сокращенных работников должны храниться в отделе кадров отдельно (желательно в разных запирающихся шкафах или сейфах). В связи с этим личные дела сотрудников в отделе кадров также хранятся отдельно и имеют отдельные заголовки (см. пример 6 с соседней строкой «1»).

Как формировать личное дело работника в 2022 году

Существует ряд правил по составлению папок сотрудников, чтобы их можно было легко обрабатывать и вести.

1. Документы архивируются отдельно для каждого сотрудника. Картонная папка может быть создана немедленно. Документы принимаются в папки.
2. Не создавайте папки толщиной более 4 см или объемом 250 листов (п. 4. 20 правил хранения документов, утвержденных Минкультуры от 31 марта 2015 года). Если документов больше, следует создать отдельный том.
3. Не следует смешивать постоянные документы с временными.
4. В личных папках могут храниться копии типовых и специализированных документов. Их специальная проверка не требуется. Также нет необходимости хранить несколько копий одного и того же документа.
5. Если к документу прилагается приложение, храните их вместе.
6. Все документы или файлы в папке должны храниться в архиве в хронологическом порядке.

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Закон не регламентирует, что должно быть в папке сотрудника, это определяют сами компании. Тип документов, входящих в папку, должен быть указан в ЛНА органа.

На практике документация папки HR делится на три раздела

• Документация по трудоустройству. Сюда входит все, что представляет человек, например, паспорта, НДС, сунил, документы воинского учета, дипломы и рекомендации с предыдущих мест работы. И бланки, составленные сотрудником отдела кадров: анкеты и заявки на работу, приказы, договоры.
• Текущие формы, добавляемые в процессе трудоустройства. Это дополнительные договоры, сведения о повышении квалификации, поощрительные или дисциплинарные взыскания, медицинские тесты, команды о переводе, докладные и объяснительные записки.
• Документы об окончании срока действия трудовых отношений. К ним относятся заявления, приказы и свидетельства о смерти работника.

После 2021 года, если компания продолжает вести карточки Т2, они будут храниться отдельно, если их не нужно включать в конверт для персонала.

Как правильно оформить персональное дело

Сотрудники должны иметь доступ к своим персональным данным, прежде чем вы сможете начать обработку их кадрового досье.

О том, как хранить персональные данные, читайте в статье.

Закон не определяет, как файлы должны храниться в архиве, поэтому ответственные лица должны руководствоваться правилами практики.

• Место для архивной печати
• Номер дела и том
• Наименование предприятия и отдела
• Данные о сотруднике
• Дата открытия и закрытия папки
• Количество листов и срок консервации

Это опись, в которой указаны документы, хранящиеся в личном деле сотрудника (например). В нее сразу же должны быть включены все документы, полученные сотрудником при приеме на работу. Это поможет избежать проблем, если сотрудника обвинят в потере документа.

Составьте опись кадровой папки, либо в рукописном виде, либо на компьютере. Если имеется несколько листов, их следует пронумеровать. Обычно это делается путем ксерокопирования, но если сотрудник просит копию, не отказывайте ему в этом. Однако папки сотрудников не разрешается раздавать работникам.

При увольнении сотрудника все пустые строки в папке удаляются.