Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?

• Журнал регистрации карточек кассира должен быть перенастроен.
• Книга заполняется и требуется новая книга.
• Если чек был выверен, то начинается сама налоговая инспекция (о различных видах проверок читайте отдельно в статьях на нашем сайте).

Закон не запрещает компаниям устанавливать несколько кассовых аппаратов. Однако все они должны быть правильно установлены и зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой компании и кассовым аппаратом.

Поэтому наличные деньги, собранные с помощью кассовых аппаратов, должны рассчитываться одинаково.

• Они должны быть подотчетными в тот же день, когда получены.
• Они могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда он их получил. (Существуют отдельные правила осуществления процесса возврата, которые рассматриваются отдельно).
• Эти средства недоступны в начале смены и после ее закрытия.
• Средства вносятся в конце того же дня или кассового дня в кассовый аппарат предприятия. В этом случае в конце смены предъявляется доказательство инкассации и выдаются деньги.

• Наличные деньги могут храниться в ящике/копилке/депозитной ячейке только в целях погашения. В этом случае деньги выдаются в начале кассовой смены банкоматом предприятия. Опять же, создается карточка для получения наличных.

ВАЖНО: Закрытие кассовой смены на следующий день считается серьезным нарушением. Если оно имеет место, кассир налагает санкции за ошибку в размере до 4 000 рублей. Затем предприятие выплачивает штраф в размере около 50 000 рублей.

Порядок учёта кассовых данных

Каждая касса имеет свой собственный дневник кассовых операций. Существует календарь, состоящий примерно из 1 000 дней, в течение которых открываются и закрываются кассы. Затем новый кассовый аппарат должен быть приведен в соответствие с требованиями.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Для оформления процесса замены кассовых аппаратов необходима документация, приемлемая для налоговых органов. В пакет документов входит:.

1. Книги, замененные на новые.
2. Новая книга учета. Календарь будет пустым, но сначала его необходимо сложить и заверить по всем правилам (на титульном листе нового календаря необходимо отчитаться о работе кассового аппарата).
3. Ваш паспорт кассовой машины.
4. Ваша карточка кассового инженера.
5. Договор с компанией, которая обслуживает кассовый аппарат.
6. Отчет о последнем Z-отчете (отчет об отчете кассового аппарата за последний день). В этом случае оставшиеся деньги не перечисляются в начале следующего дня.

Если документацию предоставляет сотрудник компании, к документу должно быть приложено соответствующее разрешение. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вы обязаны заверить авторизацию. Организации могут представить документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник работает по найму.

Что касается пакета документов для изменения реестра, то его состав желательно заранее уточнить в конкретной налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные различия в перечне необходимых документов.

В конце года менять реестр не нужно. По крайней мере, законодательно это делать не требуется.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

Прежде всего, применение кассового аппарата предусмотрено 54-ФЗ от 22 мая 2003 года (последняя редакция от 8 марта 2015 года). Что регулирует этот закон:.

• Определяет тип организации, обязанной применять кассовый аппарат в своей деятельности. (Сюда не относятся индивидуальные предприниматели, для которых используются «свидетельства» и ПСН или бланки строгой отчетности).
• Определяет правила использования данных, содержащихся в оборудовании.
• Определяет требования, применимые к предпринимателям и компаниям.
• Разъясняет права налоговых органов и аудитора кассового регистратора.

Кассовые аппараты используются для учета наличных денег, приобретенных клиентами, и сдачи их в кассу компании или предпринимателя.

Для определения налоговой базы учитываются все данные из дневника. Для индивидуальных предпринимателей — налог на доходы физических лиц и налог по упрощенной системе налогообложения. Для юридических лиц — налог и прибыль по упрощенной системе налогообложения.

Эти данные также используются для организованных и упрощенных переводов денежных средств при сделках с клиентами (например, возврат наличных за поставленный товар).

Кроме того, данные журнальной книги часто связаны с программой складского учета. Это позволяет пользователю быстро проверить отправку и остаток товара.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта: сшитые листы или весь календарь.

Подпись руководителя. На контрольном листе ставится штамп о переводе. Если предприятие или предприниматель использует печать, подпись заверяется штампом (должна быть на листе).

Нумерация. Каждый лист бумаги нумеруется. Нет необходимости нумеровать страницы. Достаточно пронумеровать сами листы.

И наконец, примечание. Это делается на последней странице, часть которой идет в контрольный лист. Записи должны быть следующими. Конечно, вместо «так себе» напишите общее количество карточек.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Пишите темными чернилами.
• Используйте хронологический порядок.
• Извлеките данные Z-отчета из кассовой ленты .
• Подсчитайте итоговую сумму с помощью калькулятора (не самостоятельно).
• Если в течение дня получено две экспозиции, используйте другую строку в журнале.
• Подпишите ежедневную запись. Это также должен сделать менеджер или другое лицо с полномочиями.
• У вас нет права делать ошибки, стирать или исправлять уже написанное. Поэтому, если допущена ошибка, запись удаляется. Правильная запись пишется сбоку или сверху. Обязательно указывается дата, когда было сделано исправление. После исправления ошибки кассир и менеджер, допустивший ошибку, должны поставить свои подписи.

Штраф не налагается только в том случае, если исправление было сделано правильно.

Титульный лист

Как уже было сказано выше, перед подачей в УФНС в пакете документации необходимо заполнить новый фонд. Там нужно будет указать реквизиты компании и информацию о кассовом аппарате, которую необходимо получить из паспорта машины.

Титульный лист также должен содержать информацию о начале и окончании работы кассового аппарата. Также указывается лицо, ответственное за заполнение данных. Обычно этим лицом является кассир, обслуживающий кассовый аппарат.

Примечание: Обязанности человека также относятся к его трудовому договору. Кроме того, существует подписанный документ об основных обязанностях назначенного должностного лица.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая регистрация производится на сумму чека. Нулевое доказательство, оригинальный отчет Z, и берется из акта, инициирующего использование ККМ.
• Сумма чека — 1, 11 рублей — регистрируется в графе 6.
• Остаток на конец смены также составляет 1. 11 рублей.
• В конце следующей смены машина должна уменьшить итог доказательства ровно на ту сумму, которую контролирует кассир.
• Графы в дневнике фонда:.
• Дата смены.
• Серийный номер секции или участка (если на участке нет отделения, его не нужно регистрировать).
• Фамилия и первый казначей для заполнения. Если календарь всегда заполняется казначеем, это может быть написано только в верхней части страницы. Остальные строки можно пометить знаком «- / -«.
• Серийный номер экспликации кассира. Также должен быть взят из отчета g.
• Показания контрольного счетчика кассового аппарата. Здесь указывается количество продаж. Это поле должно быть заполнено при отправке кассового аппарата в ремонт. Первые данные регистрирует сотрудник компании, выполняющей ремонт. Затем кассир просто копирует информацию. В большинстве случаев рамка будет пустой.
• Информация о накопительном наборе, который должен быть вывешен в начале смены.
• Подпись кассира.
• Подпись начальника смены или менеджера.
• Информация о кумулятивных счетчиках на конец дня (экспонат-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь должны быть записаны как денежные, так и неденежные суммы. Однако уберите сумму возмещения. Вы можете рассчитать эту сумму самостоятельно или воспользоваться отчетом.
• Наличные деньги сдаются в кассовый аппарат предприятия. Чтобы определить сумму, которую необходимо вычесть из квитанций и чеков на возмещение.
• Количество платежей, произведенных с использованием документации.
• Сумма наличных без наличных.
• Сумма наличных, внесенных в кассовый аппарат предприятия.
• Общая сумма возвратов по заявкам клиентов.
• Подпись казначея (графа № 16), администратора (17) и директора (18).

Особенности заполнения кассового журнала

Когда формируются возвраты наличных денег.

Главное помнить — средства, полученные клиентами с помощью кассового аппарата, направляются в фонд предприятия или индивидуального предпринимателя. Как следствие, их нельзя хранить более одной смены и уж тем более нельзя использовать в другую смену.

Поэтому, если клиент приходит и хочет вернуть деньги, он всегда должен смотреть на срок годности. Если все сделано в тот же день, казначей выдаст деньги на возврат из кассового аппарата ККМ. Это приводит к действию в форме КМ-3.

В противном случае, если покупатель придет на другую кассовую смену, деньги вернет только кассир предприятия, а не ККМ.

Где это имеет значение:.

• Покупатель имеет полное право вернуть товар, если он не подошел по какому-либо из параметров (сорт, размер, цвет).
• Законом, регулирующим процедуру возврата, является Закон «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые не подлежат возврату.
• Если покупатель хочет получить возврат, он должен написать заявление на имя менеджера компании. После этого у компании есть 14 дней на обработку заявления и возврат денег.

Эквайринг

Это операции, совершаемые покупателем с помощью платежной карты.

При совершении покупки деньги с карты клиента переводятся на текущий счет предприятия. В операционном календаре фонда эти деньги учитываются в отдельной графе, и сумма в балансе Z-счета не равна сумме наличных денег.

Оборудование для получения транзакций может быть предоставлено банковскими учреждениями при наличии дополнительных соглашений. Основная функция заключается в том, чтобы банк взимал процент с каждой транзакции. Однако, допустим, сегодня гораздо выгоднее выплачивать эту прибыль, чем удерживать упущенную бизнесменом прибыль.

Более того, использование кредитных и дебетовых карт для оплаты товаров и услуг стало устойчивой, повседневной практикой. Часто покупатели отказываются от покупки просто потому, что у них нет с собой наличных, а предприятия отказываются просто потому, что не принимают к оплате банковские карты. При использовании автомата для приема платежей клиенту выдается чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения календаря операций по приему карт такая же, как и для наличных денег. Любое отклонение от этого требования ведет к большим штрафам как для кассира, так и для всего предприятия. В случае формирования кассовой книги также налагается штраф.

Для восстановления календаря после его утраты могут быть использованы только отчеты по фондам или Х-отчеты. Эти отчеты могут быть предоставлены только сотрудником поставщика кассовых услуг.

Были рассмотрены основы работы с кассовым аппаратом. Главный вывод из всего вышесказанного заключается в том, что заполнение кассовой книги — это очень кропотливое и ответственное занятие. Хотя оно требует небольшой практики и отработки, оно не представляет никаких трудностей.

Однако, если вы собираетесь поручить эту работу конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточной квалификацией и навыками. В противном случае мелкие ошибки и огрехи при заполнении могут привести к штрафам со стороны проверяющих органов.

Что такое журнал кассира-операциониста?

В обычном понимании календарь фондов или форма КМ-4 — это документ, в котором отражаются все расходы и доходы, а также ежедневная выручка предприятия. Календарь фондов должен включать следующую информацию

Счетчик кассового оборудования (ККМ) в начале смены (графа 6, граф а-4 в форме); и

кассовый аппарат в конце смены (графа 9); и

сумма выручки за смену (графа 10); и

подпись ответственного лица (графы 7-8); и

сумма наличных денег, сданных наличными (графа 11), сумма

сумма сданных наличных в безналичном порядке (графы 12-13), сумма

вся выручка (строка 14),

сумма наличных денег, возвращенных покупателем товара при предоставлении доказательств (графа 15).

С электронными кассовыми аппаратами календарь учета не ведется. В настоящее время заполнять форму CM-4 необходимо только тем предприятиям, которые еще не перешли на кассовые аппараты нового типа.

Особые ЖКО для онлайн-кассы

Обновленный закон «О применении контрольно-кассовой техники» (54-ФЗ) отменил ряд документов, которые раньше приходилось вести в рукописном виде. Теперь сертификаты, реестры и справки автоматически формируются в электронном виде. Все данные об операциях, совершенных на устройстве, вносятся в систему без помощи кассира.

Копия квитанции затем отправляется в Федеральную налоговую службу.

Кроме того, клиенты могут получить чек за покупки, совершенные через безналичные интернет-магазины. Процедура длится не более пяти минут — клиент получает платежный документ на свой номер телефона или адрес электронной почты. Это было невозможно при использовании старых типов кассовых аппаратов.

При необходимости электронные чеки могут быть выданы и в обычных магазинах по запросу.

Какие бумаги не нужно заполнять?

С введением электронных кассовых аппаратов отпала необходимость в ряде бухгалтерских документов. К ним относятся формы.

КМ-1: «Акт о контроле за переводом накопительных кассовых аппаратов в нулевые и регистрации кассовых аппаратов»; и

КМ-2: «Акт о признаках контрольно-кумулятивного кассового аппарата при сдаче (передаче) кассового аппарата в ремонт и возврате в организацию»; и

КМ-3: «Заявление о возврате денег покупателю (клиенту) по неиспользованным кассовым чекам»; и

KM-4: «Дневник фонда»; и

КМ-5: «Реестр денежных показателей и управляемых денежных практик, работающих без казначейства»; и

КМ-6: «Информационный справочник казначея»; и

КМ-7: «Информация о признаках кассовых аппаратов и доказательствах организации»; и

КМ-8: ‘Технические специалисты по учету и записи в журналах заданий’; и

КМ-9: ‘Мероприятия по управлению денежными средствами’.

Вся информация, ранее внесенная в вышеперечисленные документы, теперь автоматически учитывается системой.