Тест Правила составления и оформления служебных писем

Профессиональная переписка соответствует определенным правилам и нормам, которые вам необходимо знать. Чтобы избежать проблем с составлением документов и писем, необходимо знать основы.

Деловая переписка — это широкое понятие, которое включает в себя многочисленные виды официальных деловых документов, относящихся к информационным и справочным материалам. Деловую переписку можно классифицировать по-разному.

Принятие и реализация административных решений не могли бы состояться без деловой корреспонденции.

• При формулировании и создании решений деловая переписка используется для получения информации, которая может упростить процесс.
• Если решения уже приняты, деловая переписка используется для информирования коллег о ходе проекта или сроках его выполнения.

Статистика показывает, что чем выше экономический рост и бизнес, тем больше объем деловой корреспонденции.

• На каждый 1% увеличения валового внутреннего продукта объем деловой почты увеличивается на 1%.
• Количество писем на одного жителя в разных странах: США — 700, Франция — 432, Германия — 252, Чехия — 68, Польша — 48, Бразилия — 26, Индия — 15, Российская Федерация — 8.

Что такое профессиональная почта?

Процентное распределение деловой почты в Российской Федерации выглядит следующим образом

• 63% — население, % от населения
• 22% — коммерческие организации, и
• 15% — организации государственного сектора.

Деловая корреспонденция составляет 70-75% от общего количества документов.

Юридическую силу имеет только правильная деловая переписка.

• без нарушений и в соответствии с формальными процедурами
• В соответствии с законом.
• лицами, ответственными за данный вопрос.

Юридическая сила обеспечивает официальное документирование такой собственности и может вызвать конкретные юридические действия. Письмо имеет юридическую силу, если оно подписано компетентным лицом. Однако в дополнение к подписи может потребоваться подпись компании.

Если требуется юридически обязывающий документ, напечатанный на бумаге, следует использовать специальный бланк и ряд обязательных форм. Как правило, они следующие.

• название компании или имя лица, ответственного за письмо-корреспонденцию,.
• авторское заключение, подпись
• подпись автора, и
• иногда печать компании.

Документы внутренней переписки компании называются «внутренней перепиской».

• Отчеты
• Меморандум,.
• Пояснительные записки,.
• Меморандумы,.
• Предложения,.
• Представление.

В административной деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

1. Информационная функция заключается в том, что деловые коммуникации помогают поддерживать жизненно важную информацию.
2. Способ коммуникации. С помощью профессиональных коммуникаций сотрудники поддерживают контакт с руководством и другими предприятиями.
3. Социальный бизнес. В первую очередь решает различные социальные обязательства путем удовлетворения информационных потребностей.
4. Юридические функции. Служит доказательством в суде.
5. Административные операции. Деловая переписка может инициировать административные решения и способствовать их реализации.
6. Культурная функция. Деловая переписка может передавать этнические и национально-культурные аспекты документа.
7. Историческая функция. Она может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность делового общения выполнять множество функций, ключевыми функциями остаются информация и коммуникация.

Процессы правового регулирования не предусматривают использование делового общения. Нормативно-правовые акты издаются в виде правил, положений, директив, уставов, приказов, распоряжений и инструкций, но не в форме писем или объявлений.

Структура делового письма

Давайте посмотрим, что входит в структуру профессионального письма в наши дни.

1. Данные об отправителе и дата написания письма.
2. Адрес получателя, причем вы должны идентифицировать этого корреспондента (руководитель отдела маркетинга) или отдел (например, отдел продаж компании «Натурстрой»).
3. Адрес вводной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемый коллега».
4. Основной текст в двух частях. Первая часть относится к причине или цели письма, вторая — к заключению, просьбе или заявлению.

Команда Geekbrains совместно с международными экспертами по развитию карьеры подготовила этот материал, чтобы помочь вам начать путь к работе вашей мечты.

В подборку вошли только самые популярные, хорошо оплачиваемые профессии и области в сфере ИТ. 86% наших студентов использовали эти материалы для постановки своих профессиональных целей на ближайшее будущее!

Скачайте и используйте прямо сейчас:.

Топ-30 профессий с наибольшим спросом и высокими заработками 2025 года

Помогает понять текущую ситуацию на рынке труда

Собирает более 50 источников информации об ИТ-секторе

Только лучшие телеграм-каналы, YouTube-каналы, подкасты, форумы и многое другое, чтобы узнать об информатике

50+ лучших сервисов и приложений от GeekBrains

Безопасные и надежные приложения, которые работают в наши дни

Правила оформления делового письма

Хотя электронная почта используется повсеместно, профессиональные письма по-прежнему отправляются на бумаге. Поэтому стоит обратить внимание на внешний вид письма, так как оно создает первое впечатление о компании отправителя. Очень важно, чтобы профессиональная работа с почтой осуществлялась в соответствии со следующими правилами

• Письма должны быть напечатаны на фирменном бланке хорошего качества. На нем указывается информация об отправителе.
• Письма иностранным партнерам должны быть написаны на английском языке.
• Письма должны быть сложены (желательно один раз) с текстом в папке. Очень важные письма следует отправлять в большой толстой папке, чтобы они не складывались.
• Как папка, так и сами письма могут содержать все необходимое, включая логотип компании.
• Адрес получателя должен быть указан только в папке. Если используется папка с прозрачным окошком, то адрес получателя указывается в самом письме в правом верхнем углу. Затем лист сворачивается, и адреса отображаются в прозрачном окне.
• Адрес отправителя указан как в папке, так и на листе письма.

Обязательные детали внутренних профессиональных писем

Существует также внутренняя переписка между сотрудниками компании. Цель этой переписки может быть разной, но соблюдение определенных правил обязательно.

Правила для внутренней профессиональной электронной почты

• Будьте краткими, существительными
• Всегда указывайте дату, и
• Используйте «формулу своего рода» и подпись в конце.

Обязательные детали внутренних профессиональных писем

Например, письмо от руководителя или коллеги, написанное для поздравления или поздравления высокоэффективного сотрудника. Обязательно соблюдение отдельных элементов профессионального письма: тема, приветствие, краткое изложение смысла, вежливая концовка и печать.

Важно понимать, что естественный выбор или характер письма зависит от степени формальности общения и типа информации, передаваемой получателю.