Все работодатели оплачивают различные виды социальных выплат. Одной из самых распространенных выплат является оплата больничного листа.
В случае многих больных работников выплаты могут превышать сумму взносов на социальное страхование. В этом случае компания имеет право на возмещение из Фонда социального страхования Российской Федерации.
Однако возврат средств из бюджетных или «соответствующих» фондов может представлять серьезные трудности для предпринимателей. Как правило, сотрудники используют все законные (а иногда и не совсем честные) методы, чтобы затянуть и усложнить процесс.
Часто процесс настолько медленный, длительный и нервный, что бухгалтеры просто не хотят им заниматься. Тем временем касса может быть переполнена. Кроме того, если внутренний контроль компании не подготовлен должным образом, руководство организации может долгое время не понимать таких обязательств по капиталу.
Одной из наиболее распространенных критических замечаний работников является нерегулярность бюрократии (реальной или воображаемой). Что касается выплат по временной нетрудоспособности, то распространенной причиной отказа является неправильно оформленный больничный лист.
Давайте рассмотрим, как правильно составлять книжки болезней, чтобы избежать проблем с возмещением расходов в будущем.
Какие нужны документы для оформления больничного
Правила составления листков нетрудоспособности (ЛН) определены приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 июня 2011 года.
Список больных — это «общий» документ. Когда человек заболевает, он, естественно, обращается к врачу. Он является сотрудником Медицинского фонда, который инициирует процесс заполнения брошюры о заболевании. Пациенту достаточно предъявить паспорт или другой равнозначный документ (пункт 4 Инструкции 624).
Важно!
Договор медицинского страхования необходим для определения порядка оплаты услуг и не имеет прямого отношения к расчету по больничному листу.
Выдавать больничные листы имеют право только сотрудники уполномоченных медицинских учреждений (пункт 2 инструкции № 624).
При восстановлении после болезни врач выдает ему «закрытый» бланк. Когда сотрудник возвращается на работу, он представляет этот документ в бухгалтерию. Теперь эстафета передается органу для завершения BL.
Больничный лист оформляется бухгалтерией компании на основании информации, уже имеющейся в распоряжении работодателя. Это личные данные работника и сведения о доходах.
Важно!
Дополнительная документация может потребоваться только в том случае, если сотрудник работает на своем месте относительно недолго. Дело в том, что среднее вознаграждение для расчета больничного пособия должно браться за последние два года.
В связи с этим новым сотрудникам потребуется справка формы 182н о больничном листе с предыдущего места работы.
Общие правила заполнения БЛ
Действующая форма больничного листа утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 апреля 2011 года 347Н.
Документ имеет формат А4 и защищен водяным знаком и штрих-кодом.
Процесс заполнения больничного листа (пункт 56 приказа № 624) не зависит от того, в каком разделе он существует и в каком разделе заполняется.
- Документ должен быть заполнен прописными буквами.
- Необходимо использовать пишущую машинку или ручку (кроме ручек с перьевыми наконечниками). Если используется ручка, чернила должны быть только черного цвета.
- Все информационные поля должны быть заполнены в первую очередь, поля не допускаются.
- Печати не должны «касаться» информационных полей.
«Медицинский» раздел БЛ
Информация, которую должен дополнить врач, состоит из следующих полей
- Общая информация о самом документе (за исключением номера, первоначально напечатанного на бланке); и
- информация о медицинском учреждении и враче; и
- личная информация о пациенте; и
- информация о заболевании и его продолжительности.
Часто названия лечащих организмов (быстро) бывают довольно длинными. Если название не помещается в соответствующую ячейку, его можно сократить в имеющихся полях. То же самое касается наименования работодателя, а также ФИО и должности врача (письмо ФСС РФ от 8 мая 2011 г. № 14-03-11/05-8545).
Важно!
По коду можно определить компанию, в которой работает медработник и пациент. В случае медицинских учреждений это ОГРН, а работодателя — реестровый номер ФСС РФ.
Если медицинское учреждение использует специальное программное обеспечение для заполнения БЛ, то вся вышеперечисленная информация воспроизводится в виде двоичного кода в левом верхнем углу бланка.
Если в поликлинике нет такой программы и врач заполняет БЛ ручкой, то двоичный код отсутствует. Это не является преступлением.
С 7 июля 2017 года можно также составлять резюме (с письменного согласия работника). Для работы с электронным резюме медицинская организация и работодатель должны быть участниками системы обмена информацией.
Использование электронных устройств повышает прозрачность обработки данных и исключает возможность фальсификации или потери документов.
Заполнение БЛ работодателем
Для расчета суммы выплат пособий пациентам они обрабатываются по месту работы. Поэтому все данные, зарегистрированные работодателем (пункт 66 приказа № 624), в конечном итоге ведут к этой цели.
- Организационная информация: бренд и данные о регистрации в ФСС РФ.
- Вид работы: основная или по совместительству.
- Индивидуальные коды работников — VAT и Sunil.
- Коды особых случаев получения льгот (например, инвалидность или служба «на Севере»). Эти коды двухмерные, но в форме есть шесть ячеек, если работник имеет «особый» режим одновременно по нескольким причинам.
- Элементы формы Н-1 выполняются только в случае инцидента на рабочем месте.
- Поле ‘Дата начала работы’ должно быть заполнено в особых случаях. Это происходит в том случае, если контракт был заключен заранее, но работник заболел до начала работы.
- Часы работы (включая периоды работы без страховки). Это необходимо для определения ставки, которую нужно применить при расчете пособий.
- Продолжительность болезни.
- Средний заработок рассчитывается за последние два года.
- Сумма, выплачиваемая работнику, обычно делится на две части. Первые три дня оплачивает работодатель, а затем фонд. Однако в некоторых случаях полная сумма должна быть возвращена из фонда (например, при уходе за членом семьи или во время карантина).
- Вся информация, заполненная работодателем, должна быть заверена подписями директора и главного бухгалтера и иметь печать. Если работодатель — физическое лицо и у него нет главного бухгалтера, он должен подписать документ дважды.
Полностью заполненное резюме должно