Визитные карточки — это относительно свободные таблицы, содержащие информацию, которая может помочь просветить потенциальных деловых партнеров.
Чем больше полезной информации содержится на визитке, тем больше
ВАЖНО: Как свидетельствует статья 52 Гражданского кодекса РФ, визитная карточка (ООО или ИП) не является обязательным документом и ее отсутствие не является основанием для применения санкций или приостановления деятельности компании. Не упоминается и о его обязательной ликвидации. Однако в наши дни наличие такой карточки является признаком хорошей формы, если информация может передаваться не только из рук в руки, но и через интернет. И раз уж изготовить документ несложно (менее сложно, чем договор о сотрудничестве между юридическими лицами), то почему бы этого не сделать?
Напротив, в большинстве случаев заключение договора о сотрудничестве происходит не на основе публичного тендера, и поэтому контрагент, который запрашивает корпоративную карту на основе совместной практики, и не получает ее первым.
Кроме того, наличие корпоративной карты просто полезно. В ней содержится необходимая информация для юридической части бухгалтерской фирмы и контрагента и, при необходимости, для дальнейшего разрешения споров в судебном порядке.
Совет: Не помешает проверить достоверность информации, содержащейся в корпоративной карточке. Даже если контрагент очень порядочный, в документации (по вине автора или при более поздней проверке) могут быть ошибки. В частности, аудитор сам решает, кого выбрать, получать ли реквизиты организации по каждому коду в интернет-документации или существует множество способов.
Как уже говорилось, юридического оформления корпоративной карты не существует. Теоретически, мы можем составлять их по своему усмотрению. Главная цель — максимально облегчить другой стороне (клиенту или партнеру) работу с предоставленной информацией.
Владелец корпоративной карточки общества с ограниченной ответственностью или индивидуального предприятия волен действовать по своему усмотрению в соответствии с общей практикой и пожеланиями своего начальства. Ссылки в следующих параграфах позволяют легко вносить изменения. Кроме того, карточки могут быть автоматически созданы в «1С:Предприятие», которая используется и сегодня.
ВАЖНО: Хотя этот совет не подкреплен законодательно, настоятельно рекомендуется при изменении данных о компании или индивидуальном предпринимателе отправить измененную карточку всем соответствующим сторонам.
Образец карточки предприятия для ИП
Для чего используют
Индивидуальные визитные карточки отличаются от обычных визиток тем, что содержат всю информацию, необходимую для делового взаимодействия с контрагентами при ведении предпринимательской деятельности. Ими обмениваются с потенциальными партнерами и с партнерами, с которыми уже созданы деловые отношения.
В зависимости от вида и содержания документ может выглядеть как брошюра или визитная карточка. В нем содержится вся учетная информация о договорах, счетах, накладных и других документах, созданных в процессе работы предпринимателя.
Получив визитную карточку, подрядчик вносит всю информацию с нее в базу данных клиентов. Информация должна быть правильной и актуальной на момент совершения сделки. Ошибки могут привести к отмене сделки или замедлению финансовых операций.
На основе информации, полученной из визитных карточек, можно также проверить надежность партнеров и получить информацию о бюджетных обязательствах в отношении списка неработающих поставщиков. Для этого можно использовать сайт Федеральной налоговой службы.
ВАЖНО! В случае внесения изменений в информацию, содержащуюся в документе, необходимо письменно уведомить все заинтересованные стороны (предприятие, предпринимателя, ИФНС) или направить новую версию.
Каким нормативом регулируется
Индивидуальная визитная карточка не является обязательной формой для предпринимателей. Она разрабатывается самостоятельно в процессе ведения бизнеса и доказала свою состоятельность и эффективность. Закона, устанавливающего конкретные правила заполнения этого документа, не существует.
Однако существуют нормы, регламентирующие оформление основного документа и регистрацию данных (статья 9 Федерального закона от 12 декабря 2011 года 402-ФЗ). Поэтому данные индивидуальных предпринимателей должны быть указаны в соответствии с этим законом.
Кто отвечает за оформление
В большинстве случаев индивидуальные предприниматели не имеют в штате юридического отдела. Поэтому, используя существующие шаблоны и примеры, разработкой внешнего вида и структуры карточки может заниматься бухгалтер или сам ИП.
Особенности заполнения
Структуру и формат карточки могут разработать сами предприниматели, используя обязательную и необязательную информацию об ИП. Существует ряд элементов, традиционно используемых при ведении бизнеса. Их рекомендуется перечислить в данном документе. К ним относятся следующие. Упоминается имя семьи и кто имеет членов своей семьи.
- Имена частных предпринимателей.
- Сокращенные наименования.
- НДС, ОГРНИП. по расшифровке.
- Юридический, фактический, электронный адрес.
- Контактные данные — телефон (стационарный и мобильный), факс.
- Банковские платежи — наименование, БИК, корреспондент, расчетный счет, лицевой (если есть).
- Налогообложение.
- Другая важная информация (например, информация о лицензиях на конкретные виды деятельности, часы работы отдельных предприятий, известные компании-партнеры).
Рекомендуется включать информацию, полезную для развития бизнеса. Не перегружайте карточку ненужной информацией. Например, не обязательно расшифровывать все коды видов деятельности, так как для этого можно заказать бесплатные сертификаты на сайте ФНС. Необходимо объяснить только основные из них.
Для размещения всей необходимой информации можно использовать бланки писем с логотипами, если таковые имеются. Такой документ привлекает больше внимания и производит впечатление состоятельного бизнесмена. Если у вас нет своего фирменного бланка, можно распечатать карточку на бумаге формата А4.
Внизу желательно поставить печать и подпись владельца бизнеса.
Для справки: карточка ИП отличается от такого же документа для предпринимателей только регистрационной информацией; VATID состоит из 12 знаков вместо 10; отсутствует КПП; Оргнайп является корпоративным ОГРН и состоит из 15 знаков вместо 13; ОГРН является корпоративным ОГРН и состоит из 15 знаков вместо 13; VATID состоит из 12 знаков вместо 10; Оргнайп является корпоративным ОГРН.
Бюллетени могут использоваться как в электронном, так и в печатном виде и направляться контрагентам по удаленным каналам связи. При составлении следует использовать текстовый редактор word или таблицу excel. Фотографии изображений (JPEG, PDF, PNG) неудачны, так как необходимую информацию невозможно скопировать и перенести в базу данных.
Их приходится вводить вручную, что увеличивает вероятность ошибок.