Как организовать идеальное рабочее пространство

Избавьтесь от раздражителей

Часто нас беспокоят мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, зажечь яркую лампу, попросить коллегу послушать наушники, позвонить системному менеджеру, чтобы он настроил нужную программу, и т.д. В течение недели или месяца записывайте причины вашего недовольства на работе — например, если у вас проблемы с рабочим местом, вам может понадобиться составить список причин.

В этот список, скорее всего, войдут такие регулярные записи, как «дует вентилятор» или «мигают лампочки». Исправьте это.

Однако есть и такие дискомфортные ситуации, от которых так просто не избавиться, например

Громкие коллеги.

Это проклятие всех открытых пространств. Вы решите поделиться впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новый iPhone, пока пытаетесь сосредоточиться на подробном отчете.

Начните с того, что попросите других вести себя потише. Обычно люди откликаются на такие просьбы и обязательно помогут на некоторое время. Другой способ не слушать разговор — шумоподавляющие наушники; третий (и самый радикальный) способ — сменить рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно, тем более что сейчас это очень распространено.

Звуки чужих звонков.

Звуки чужих звонков — еще один существенный раздражитель в офисных помещениях. Поставьте свой мобильный телефон на тихий режим и предложите коллегам сделать то же самое, а свои телефонные разговоры и видеозвонки перенесите в отдельную комнату. Конечно, если вы работаете в небольшой команде, это легко применить.

В больших отделах начните с того, что предложите коллеге, сидящему рядом с вами, сделать то же самое.

Несчастливые рабочие места.

Сидеть у двери или в коридоре спиной к двери неудобно, поскольку любой проходящий мимо вас человек может увидеть ваш экран. Сидеть напротив двери также неудобно, так как любой входящий в комнату человек автоматически примет вас за офис, где он ведет разведку. Предпочтительнее сидеть боком к двери или коридору.

Если вы не можете развернуть свой кабинет в сторону, можно создать более просторное пространство с помощью кабинок и растений в горшках.

Организуйте рабочее пространство

Идеальное рабочее место — это такое, где ничто не отвлекает вас от работы. Нахождение на территории вашего офиса или рядом с ним должно помогать вам сосредоточиться и лучше работать.

Офис.

Если ваш офис переполнен, начните с чистого листа и уберите все, кроме важных рабочих предметов, таких как компьютеры, клавиатуры, мыши и телефоны. Протрите все поверхности в офисе. Отсортируйте все на столах: выкиньте все ненужные переработанные или забракованные документы, отсканируйте то, что вам нужно, и отправьте оригиналы в соответствующие папки (и также уберите их из офиса).

Кабели, провода и другие мелкие предметы

Убедитесь, что все канцелярские принадлежности исправны, а остальные поместите в ящик или специальный стаканчик для ручек и карандашей. Не храните ничего в защищенном месте. При необходимости вы можете одолжить их у секретаря.

Чем меньше декора в вашем офисе, тем лучше — ничто не будет отвлекать. Если на поверхностях вашего офиса будет много мусора, он может превратиться в беспорядочный бардак.

Программирование и стикеры

Если вы ловите себя на том, что запоминаете и развешиваете заметки, поставьте рядом с кабинетом стол для программирования. Полезно перемещать стикеры с вашей работой, разделяя их по разным ячейкам — задачи, приоритеты, продвижение, окончание и т.д. Таким образом, вся ваша работа всегда будет перед вами.

Используя цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе вы переусердствуете, и ваше рабочее место будет похоже на украшенную новогоднюю елку.

Свет, стулья и мусорные корзины

Свет чрезвычайно важен. Если вы правша, лампа должна находиться с левой стороны. Без достаточного освещения ваши глаза будут уставать и работать менее продуктивно.

Точно так же неправильные настройки экрана могут повлиять на продуктивность. Отрегулируйте яркость, а также высоту и наклон. Это может показаться незначительным, но это позволит вашим глазам не беспокоиться и сделает вашу работу легкой.

Если вы работаете дома, приобретите эргономичное кресло с удобной спинкой и подлокотниками. Если вы работаете в офисе и не собираетесь покупать туда кресло, отрегулируйте высоту и наклон спинки имеющегося у вас кресла.

Позаботьтесь о том, чтобы рядом с офисом стояла корзина для мусора. Выбрасывайте ненужную бумагу, обертки, использованные канцелярские принадлежности и другой мусор сразу, чтобы он не скапливался в офисе.

Системы хранения.

Если вы работаете с большим количеством бумаг, вам необходимо найти способ их хранения. Если объем документов невелик, достаточно сортировочного диска или нескольких папок. Если объем документов большой, создайте папку для каждого типа документа, подпишите ее и отсортируйте так, как вам нужно.

Можно сортировать по дате или по теме, например, один из контрагентов. Главное — всегда знать, как найти конкретные документы.

Храните все документы, которыми вы редко пользуетесь, в ящике или папке. То, что вам регулярно нужно, держите в офисе, в руках.

Сканируйте важные документы и храните их на компьютере. Если у вас нет сканера, сфотографируйте их с помощью смартфона и сохраните в облачном хранилище. Это позволит вам получить к ним доступ с любого устройства.

Найдите систему хранения файлов на компьютере. Они, как правило, бесконечны. Наш совет — искать все файлы через тривиальный поиск, встроенный в операционную систему. Одна из вещей, которую вам нужно сделать, — это ввести ключевые слова в имя файла при сохранении.

Плохо: screen_shot_2016. 10. 26_AT_19: 10. png

Дополнительные советы

Как было отмечено в начале статьи, музыка помогает некоторым людям собраться вместе, а другим категорически мешает. Если вы относитесь к первой категории, имейте в виду, к какой категории относится вторая. Если в комнате, где вы работаете, есть кто-то еще — слушайте музыку только в наушниках. Это основное правило офисного этикета.

Музыка помогает, когда нужно выполнять монотонные задачи. Архивируйте большие партии документов и составляйте один и тот же счет-фактуру. Если вы регулярно обрабатываете эти задачи, попробуйте делать их под музыку. Это повышает продуктивность.

Имейте на работе записную книжку. В качестве альтернативы используйте мобильные или интернет-инструменты для управления задачами. Рекомендуется всегда составлять список того, что необходимо сделать сегодня. Вы даже можете записывать туда поступающую информацию, прежде чем сортировать ее. Таким образом, вы ничего не забудете.

Было ли это полезно? Поделитесь с друзьями в своих социальных сетях! Кнопка дублирования — Статья ⏫ Заголовок

Headhunters

Новости и статьи

Молодые профессионалы

• Уведомления в мессенджере

• Ротация на английском языке

1057398 вакансий, 62621712 резюме, 1867759 компаний и 3280034 приглашений за неделю

Об утверждении общих требований к организации безопасного рабочего места

• Оглавление
• Загруженные файлы
• Полученные документы
• Распечатать
• Добавить в папку
• Мониторинг документов
• Отчет.

I. общие положения

1. общие требования по организации безопасных рабочих мест (далее — «требования») разработаны с целью обеспечения соответствия организации рабочих мест требованиям охраны труда работников рабочих мест и работодателей. В случае, если рабочие места территориально разделены, они применяются к каждому рабочему месту, которое является частью рабочего места с необходимыми средствами производства и на котором один или несколько работников выполняют аналогичные задачи или технические функции.

Федеральный закон о части 42013 от 28 декабря 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, № 52, ст. 6991).

2. рабочее место, его оборудование и оснащение, применяемые в соответствии с особенностями выполняемой работы, должны гарантировать жизнь и здоровье занятых на нем работников, должны соответствовать положениям Правил. охраны труда («Государственные требования охраны труда»).

3. на рабочем месте (рабочих местах) должны быть приняты меры по снижению предельно допустимых уровней (концентраций) воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников, занятых на данном рабочем месте (рабочих местах). Их средства индивидуальной (коллективной) защиты.

4. рабочее место (рабочее место), его размеры, расположение органов управления, средств визуализации информации, размещение вспомогательного оборудования и инструмента должны соответствовать требованиям выполняемых работ в соответствии с государственными профессиональными требованиями безопасности. i.