Как оформить командировку для гендиректора

1. Составить служебную записку

Прежде всего, необходимо составить меморандум о взаимопонимании относительно миссии генерального директора в командировке и перечислить аванс. Для этого необходимо оценить сумму будущих расходов. Сюда входят билеты, транспорт, проживание, суточная компенсация и, если это предусмотрено политикой компании, возмещение расходов на развлечения.

Если билеты и гостиницы оплачиваются со счета компании, эти расходы не включаются в депозит.

Расходы на развлечения — это расходы на профессиональные ужины, встречи и услуги переводчиков. Перед командировкой следует составить отдельное задание для определения необходимости и суммы расходов. Компенсация расходов на развлечения должна быть включена и оплачена в приказе на командировку.

Служебная записка составляется и адресуется от имени управляющего директора. Это означает, что он сам направляет себя в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем командировка должна быть оформлена по стандартной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Форма мандата приведена в правилах оформления командировок. Как и в служебной записке, мандат должен быть доведен до генерального директора и подписан им. Документ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов компании.

3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику

После ухода генерального директора компания не перестает функционировать. Он должен управлять процедурами и людьми и подписать документ. Поэтому в его отсутствие генеральный директор выбирает уполномоченное лицо и оформляет доверенность от его имени.

Сотрудник выбирается на должность руководителя как генеральный директор, но чаще как заместитель директора, технический директор (CTO), соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела или административный руководитель.

Доверенности создаются в свободном формате и заверяются печатью агентства и подписью генерального директора.

Что содержат доверенности:.

• имя сотрудника, временно исполняющего обязанности руководителя компании; и
• перечень обязанностей, возложенных на доверенное лицо; и
• дата подписания и срок действия доверенности.

Одновременно с доверенностью должна быть составлена доверенность на возложение полномочий генерального директора на представителя. Если это лицо ранее не выступало от имени генерального директора, необходимо составить приложение к трудовому договору. Также необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение функций управляющего.

4. Забронировать жильё и купить билеты

При назначении встречи имейте в виду, что план руководителя может быть изменен в любой момент. Поэтому приобретайте билеты с возможностью обмена и возврата. Это сэкономит деньги в случае внезапного переноса или отмены поездки; покупка на Tutu позволяет забронировать билеты за несколько дней и выкупить их позже.

Услуга бронирования бесплатна для пользователей Tutu Travel. Когда речь идет о жилье, рекомендуется воспользоваться бесплатной отменой бронирования, чтобы выбрать подходящий вариант.

5. Забронировать авто

Такси часто используется в качестве транспорта из аэропортов. Путешественникам необходимо сохранять доказательства маршрута, чтобы впоследствии получить компенсацию.

Автомобили могут быть заказаны для деловых поездок, например, если менеджеру необходимо посетить множество филиалов компании в стране или приходится много ездить по городу. Важно сохранять всю документацию. Договоры аренды и чеки с автозаправочных станций должны быть переданы в бухгалтерию для целей учета.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила выдачи виз. Иногда уполномоченное лицо, например, помощник, может подать заявление на визу от имени управляющего директора. Это означает, что необходимо предоставить доверенность в соответствии с правилами консульства.

Директор должен лично подать заявление на получение Шенгенской визы, так как необходимо сдать отпечатки пальцев. Исключение составляют случаи, когда биометрические данные уже были сданы в течение последних пяти лет. В этом случае документ может быть сдан по доверенности.

При оплате виз и других расходов необходимо сохранять доказательства. Визовые расходы включаются в список командировочных расходов и оплачиваются компанией.

1. Собрать все отчётные документы

К ним относятся документы, подтверждающие различные виды расходов.

• Проживание — договоры аренды квартир, счета-фактуры, кассовые чеки об оплате гостиниц, выписки с банковских карт
• Трансферы — посадочные талоны авиакомпаний, квитанции об оплате такси от компаний такси или совместного использования автомобилей, договоры аренды автомобилей. Подробнее о бухгалтерской документации для совместного использования автомобилей.
• Гостеприимные расходы — доказательства проведения профессиональных ужинов, договоры о предоставлении конференц-зала и т.д.

2. Заполнить авансовый отчёт

Отметьте потраченную сумму в отчете о расходах. На обратной стороне отчета напишите название документа: чек, доказательство и т.д.

3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию

Сделайте это в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Счет будет пересчитан соответствующим образом. Если управляющий директор оплатил свои расходы из собственных средств, они должны быть возмещены.

Порядок оформления документов о командировании

Шаг 1. Подготовьте командировочное удостоверение (КУ) по утвержденной форме.

• Накладные на командировку по России должны быть подготовлены в течение семи рабочих дней с даты начала командировки.
• Зарубежные командировки могут быть проведены в течение 10 рабочих дней с даты начала командировки.

Шаг 2: Подготовьте служебные записки в СЭД

Следуйте процессу ведения служебных записок в СЭД.

! Если день отъезда и день возвращения из командировки выпадает на праздничный день, необходимо оформить рабочий день. Для этого заполните форму заявления на получение лицензии и прикрепите скан служебной записки на командировку для оформления отгулов (doc, 31 kb)

!!! Для получения аванса на покрытие будущих расходов на проезд, проживание и других расходов, связанных с постоянным проживанием (суточные), необходимо приложить заявление на выплату к отсканированным проездным. Заявление о выдаче аванса наличными

Депозит на оплату проезда может быть выдан за 15 дней до поездки. Если вам необходимо покрыть расходы на поездку до этого срока (например, билеты, проживание, организационные сборы, приобретение визы), вы можете выдать его с разрешения вашего руководителя и отчитаться в течение 15 рабочих дней с этой даты. Выдача.

Аванс на командировочные расходы может быть выдан наличными из фонда или переведен на зарплатную карту сотрудника.

Шаг 3. Подпишите приказ о командировке, чтобы он был готов в офисе 415 (отдел кадров), выйдите из подписанного отзыва, подготовьте авансовый платеж и передайте его в офис казначея.

Шаг 4. заполнить авансовый отчет (в печатном виде) в течение трех дней после возвращения из командировки.

Финансовый отчет должен быть распечатан на листе с оборотом!

! Если аванс за командировку не был получен, отчет о возврате денег необходимо приложить к форме заявления о возврате денег (DOCX, 23KB).

!!! Если расходы выше, чем указано в договоре, дополнительная сумма будет возвращена по усмотрению начальника. Командировочные расходы разрешены на карточках сотрудников, выданных в рамках отраслевых или «зарплатных» проектов.

! Невыразительные остатки денежных средств — если расчет с бухгалтером происходит через фонд, следует обратиться в отдел казначейства.

Шаг 5: Представьте в бухгалтерию документы на командировку.

По возвращении из командировки работники обязаны представить в бухгалтерию: 1. отчет о возмещении расходов; 2. подписанную справку о профессиональной командировке; 3. декларацию о возврате расходов на профессиональную командировку (если не был внесен аванс); 4. основные документы, подтверждающие расходы, понесенные в командировке.