Ни один документ не содержит всей информации о том, как и как долго хранить документы. Поэтому вы должны руководствоваться множеством различных моделей поведения, которые иногда противоречат друг другу.
О том, что организация должна хранить первичные документы, говорится в статье 29 № 402-ФЗ Закона «О бухгалтерском учете» от 12 июня 2011 года.
Требования к хранению бухгалтерских документов изложены в пункте 6 Положения о порядке движения документов и документооборота в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года.
В частности, в нем говорится, что
- Первичные документы и бухгалтерские записи должны быть сданы в архив.
- До сдачи они должны храниться в специальном помещении бухгалтерии или в запирающемся шкафу под ответственностью лица, уполномоченного главным бухгалтером.
- Документы должны храниться в хронологическом порядке.
Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета предусмотрена также Налоговым кодексом РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).
Перечень бухгалтерских и учетных документов, подлежащих хранению, можно найти в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом. Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
В этом же перечне определены сроки хранения каждого вида документов.
Правила организации государственной архивной службы указаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Где хранить документы
Согласно Закону об архивном деле, неправительственные организации имеют право создавать свои собственные архивы. Однако они не обязаны это делать. Они обязаны лишь обеспечить хранение документов в архиве и предоставлять их по требованию проверяющих органов.
1c-wiseadvice использует уникальную запатентованную технологию для «обработки» первичных документов. Бумажный прототип «первичного документа» сразу же сканируется. Бухгалтер работает только с электронной копией документа и всегда проверяет действия, произведенные документом.
Неоспоримым преимуществом является возможность быстро подготовить ответы на вопросы налоговой инспекции. Клиенты могут получить электронную базу документов по запросу.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухгалтерском учете гласит, что бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет (статья 1, Закон 402 — фото статьи 29). Налоговый закон устанавливает четырехлетний срок для документов, используемых в качестве основы для налогового учета и налоговых расчетов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового закона) и шестилетний срок для расчета страховых взносов (подпункт 6 пункта 3. 4 статьи 23 Налогового закона).
Здесь возникает противоречие. Это связано с тем, что некоторые документы, например, счета-фактуры, относятся как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее вести более длительный период времени.
Перечень типовых документов Министерства культуры предусматривает для некоторых документов более длительный срок хранения до постоянного ведения.
Например, следует обратить внимание на то, что постоянные дела
- Годовая отчетность с приложениями (включая консолидированную и МСФО);.
- передаточные акты
- свидетельства о постановке на налоговый учет; и
- Книга учета (Кудир) — для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Здесь условие из перечня типовых документов противоречит Налоговому кодексу: Кудир является документом налогового учета и, согласно Кодексу, должен храниться не постоянно, а в течение четырех лет. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ в течение как минимум 10 лет. Это связано с тем, что для организаций, не являющихся государственными или муниципальными источниками комплектования архивов, срок «постоянного хранения» составляет не менее 10 лет.
- Аренда корпоративной собственности и сопутствующая документация
- Документы, связанные с выверкой стоимости основных средств, определением амортизации основных средств и оценкой стоимости имущества организации.
- акты о передаче прав на недвижимое имущество с баланса на баланс; и
- акты дарения; и
- документы, связанные с правоустанавливающими сделками
- переписка, связанная с разделом общей собственности юридических лиц; и
- справки о сделках.
75 лет должны сохраняться документы по личному составу и доходам.
- Трудовые договоры,.
- регистрация доходов
- свидетельства о выплате дивидендов
- Лицевые счета и карточки работников. При отсутствии личной карточки срок хранения других документов продлевается до 75 лет. Документы, связанные с договорными соглашениями и принятием заданий, выполняемых на основе труда, расчеты по уплате взносов на страхование, карточки на основе формы 1-НДФЛ, сведения о физических лицах, получающих доход, получение заработной платы и других выплат.
Если кадровые документы были созданы после 2003 года, то они должны храниться 50 лет вместо 75 лет (Закон № 22.1 от 22 октября 2004 года, статья 125-ФЗ).
Документы хранятся в течение 10 лет. Например
- При продаже мобильного имущества
- Соглашения о собственности агентства и сопутствующие документы.
- Функциональные отчеты по валютным счетам за рубежом.
Срок хранения документов, подтверждающих убытки, определяется особо. Упрощенная система налогообложения с организацией общей системы и системой «расходы минус доходы» позволяет нести убытки в течение 10 лет, которые затем могут быть использованы для уменьшения налоговой базы. Учреждения обязаны сохранять документы, подтверждающие убыток, до тех пор, пока они не используют его полностью (статья 283 и пункт 7 статьи 346.18 Налогового кодекса).
Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
Постановлением № 558 Министерства культуры установлено, что отсчет должен начинаться с 1 января года, следующего за годом, в котором завершена регистрация. Например.
- В случае с учетной политикой — это год последней сдачи отчетности.
- В случае с договорами — это год, в котором истек срок действия договора.
- В случае ключевых документов — это год, когда документ был принят к бухгалтерскому использованию.
- В случае с документами налогового учета — это год, в котором эти документы последний раз использовались для налоговых расчетов.
Таким образом, если организация имеет нестабильное требование, ей необходимо будет хранить документы, подтверждающие эти требования, еще четыре года после снятия требования (вытекает из пункта 1 статьи 23 и пункта 8 статьи 252(1) Кодекса).
В случае с основным документом, отражающим формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, отсчет срока начинается с момента, когда это имущество полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19. 01. 18 № 03-03-06/1/2598).
Закон не устанавливает отдельного срока хранения для электронных документов. Поэтому на них распространяется тот же срок, что и на печатные документы.