Работники могут игнорировать требования режима. Работодатели продолжают разрабатывать дисциплинарное законодательство, но добавляют в пакет законодательство об отказе работника дать объяснение и записать его при свидетелях.
Обратите внимание, что у работника есть два дня на составление объяснительной записки. Если работодатель не дал ему времени на подготовку документа, он имеет право нарушить дисциплинарное взыскание. А если руководитель не потребовал объяснений, то не стоит заполнять служебную записку по собственной инициативе.
Зачем создавать лишние проблемы? — Алена Тараш объясняет.
Допустим, сотрудник компании попадает в аварию, все живы, а автомобиль поврежден. Кто и в каком размере должен возместить ущерб?
zarplata.log.
ВАЖНО: Работодатель не может уволить работника за отказ написать объяснительную записку. Наказание, включая увольнение, может быть применено только за проступок в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса. Однако отказ работника написать письменное объяснение не освобождает его от дисциплинарного взыскания.
Как правильно написать объяснительную записку
Письменное объяснение может иметь любую форму, но должно быть написано в официальном, профессиональном стиле.
Что будет содержать текст:.
- Получатель и адресат — кому и кем (в заголовке письма)
- Имя и должность получателя (в директоре)
- Полное название компании-работодателя
- ФИО и местонахождение сотрудника
- Название «Объяснительная записка
- Описание обстоятельств, причины нарушения и обоснование, роль сотрудника в нарушении
- Последствия нарушения и строгость наказания.
- Синтаксис Дата, подпись монография.
- Приложение.
Этот текст должен объяснять причины без эмоций, без оценок, в хронологическом и логическом порядке.
Письменные доказательства вашей невиновности — больничные листы, справки, выписки, а также фото или видео на различных носителях и т.д., приложенные к документу. Например.
‘23.08.2022 я опоздал на работу на три часа из-за повреждения и ремонта автомобиля’.
Если ситуация вдруг дошла до судебного разбирательства, причинный документ демонстрирует вашу невиновность.
zarplata.log.
ВАЖНО: Если работник неоднократно пишет объяснительные в различных случаях, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор — «в связи с невозможностью исполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, неспособностью работника исполнять свои обязанности, применением к работнику дисциплинарного взыскания» — Трудовой кодекс РФ, ст. 81. 1.
5. Статья.
Причины объяснительных на работе
Объяснительные записки — важный элемент дисциплинарного взыскания. Работодатель обязан затребовать письменное объяснение от работников, нарушивших трудовую дисциплину, до наложения взыскания (Трудовой кодекс, статья 193).
О том, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете узнать из нашего материала.
Примечание: В отличие от служебных и справочных записок, объяснительные записки сами по себе создаются только после письменного распоряжения начальника.
Запросы на объяснения не всегда связаны с дисциплинарным приказом. Иногда начальник хочет знать, почему произошла та или иная ситуация. Если есть разумные основания и проступок незначительный, то наказания не будет. В противном случае он является необоснованным и может привести к правонарушению в суде.
Поэтому документацию следует составлять, если организации необходимо объяснить причины какого-либо действия или происшествия в работе, в котором она принимала непосредственное участие. Важно, чтобы это событие или события носили негативный характер (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014¡).
Важно! Работники могут считать, что объяснительная записка подразумевает признание вины. Поэтому они могут игнорировать ее написание в надежде избежать наказания. Действительно, отказ от написания служебной записки лишает работодателя возможности оправдаться или прояснить ситуацию и не мешает ему применить дисциплинарное взыскание.
В таких случаях кадровой службе достаточно написать заявление (ст. 193.2 ТК РФ).
Виды объяснительных записок
Утвержденного перечня видов объяснительных записок не существует. По содержанию их можно разделить на два вида.
- Объяснительные записки о нарушении правил организации и трудовой дисциплины. Например, объяснительные записки по факту отсутствия на рабочем месте; объяснительные записки по факту нарушения отчетности по табелям.
- Объяснения при расследовании ситуаций, в которых автор объяснительной записки участвовал в качестве свидетеля. Например, между разными работниками возникли разногласия, и руководитель пытается выяснить, кто их начал.
Прочитайте статью о правилах составления и хранения служебных записок.
Обратите внимание, что служебная записка, наряду с меморандумом и служебными записками, является внутренним документом компании и должна регистрироваться в календаре входящей корреспонденции (рекомендации Росархива по ведению делопроизводства в учреждении от 31 декабря 2003 года). Все документы, касающиеся нарушений внутреннего распорядка, должны храниться в течение одного года, а документация по дисциплине — в течение трех лет (пункты 382 и 383 перечня формальных документов в досье).
Наиболее распространенной офисной практикой является использование отговорок для задержки работы. Чтобы избежать наказания в таких случаях, важно доказать наличие разумных оснований для совершения проступка. К записке следует приложить документы, подтверждающие непреодолимые обстоятельства.
Рекомендуется даже распечатать справку о несчастном случае, больничный лист или прогноз погоды, если причиной задержки является стихийное бедствие.
Заказы могут быть отменены или может потребоваться документация для новых бухгалтерских расчетов. Например, если сотрудник направлен на семинар, но принимающая сторона отменяет мероприятие, объяснительная записка оправдает расходы на проезд или гостиницу. На основании причинно-следственной связи директор должен составить приказ, согласно которому расходы были произведены по разумным причинам.
Объяснительная на работе: как правильно составить
ПАН — В российских распорядительных документах (ОКУД) существует единственный вид бланка объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины (0286091), так как он является неотъемлемой частью оформления дисциплинарного приказа. Как правило, строгих требований к составлению данного документа не существует. Главное, он должен быть составлен в форме, характерной для данного органа.
Как составить служебную записку-характеристику:.
- В заголовке документа укажите получателя и название учреждения, а также свою должность и имя. Получатель — это лицо, запросившее объяснение. Обратите внимание, что запросить описательную служебную записку может только непосредственный руководитель сотрудника или менеджер компании. Пусть сотрудник знает, к кому обращаться, из описания должности или организационной структуры организации.
- В заголовке документа напишите «Описательная служебная записка», используя заглавные буквы или голографический шрифт.
- В первой части текста кратко объясните ситуацию, которая породила служебную записку.
- Во втором абзаце приведите убедительные аргументы, которые могут оправдать ваши действия. Если оправдания нет, предпочтительнее не выдумывать недоказуемые события. В этом случае указывается фраза «в силу личных обстоятельств» или предположение о виновности.
- Пишите просто и ясно, в официальном, профессиональном стиле, без лишних эмоций. Помните, что выводы и предложения по решению проблемы не указываются в служебной записке.
- Если есть документы, подтверждающие разумные основания для нарушения, приложите их к объяснительной записке.
- В конце документа поставьте подпись и дату. Дата должна быть в пределах установленного законом срока.
Важно: Объяснительная записка должна быть составлена в течение двух рабочих дней (статья 193 Трудового кодекса Российской Федерации). Если в этот период сотрудник болеет или находится в отпуске, срок продлевается до его возвращения на работу. Дисциплинарное производство или акт об отказе могут быть составлены до истечения этого срока.
Закон не регулирует формат служебных записок. Они могут быть написаны от руки или напечатаны. Однако, в соответствии с судебной практикой, рекомендуется запрашивать письменное объяснение. Таким образом, исключаются любые подозрения в подмене документов.
В нашем последнем курсе по кадровому делопроизводству вы узнаете, как правильно документировать кадровые процессы и о наиболее распространенных ошибках в документации.