Акт приема-передачи документов (образец 2025)

Каждая компания имеет право составлять такие акты по своему усмотрению и в своей форме.

1. Название, дата и место составления акта.
2. Наименование компании, которой осуществляется перевод (для юридических лиц)
3. Фамилия и имя (обычно лица, составляющего акт). При необходимости указываются также паспортные данные.
4. Имя и фамилия лица, получающего документ (если это лицо является сотрудником другой компании, то реквизиты этой компании).
5. Перечень передаваемых по акту документов с определением количества экземпляров, страниц, номеров и дат документов. Если объем материала большой, целесообразно описать документы в специальной таблице, где каждый документ получает порядковый номер и полное описание. Это гарантирует, что ни один документ не будет утерян.
6. Ставятся подписи сторон. Это означает согласие с документом и отсутствие претензий. Также ставится печать компании, в которую направляется документ.

Такой акт может быть составлен между физическими лицами без указания организации. Здесь указываются реквизиты сторон и их паспорта.

Следует отметить, что подобные действия могут быть использованы и при организации услуг, когда клиент отвечает за хранение важных и ценных документов во время работы. Например, такой услугой может быть оформление международных проездных документов. Если оригинальные и ценные документы будут утеряны исполнителем, то у заказчика с таким актом есть все основания обратиться ко всем необходимым принципам в случае возникновения разногласий.

Еще одним полезным моментом при передаче ценных оригинальных документов является получение копии у получателя. Акты о включении документов создаются с одним экземпляром от каждой стороны переуступки. Ниже приведен образец такого акта

Акт приема-передачи документов бухгалтерии

Обычно издается приказ о назначении комиссии. На основании этого решения осуществляется акт передачи документа. При оформлении папки используются специальные бланки.

Передаваемая папка обычно создается в таблице со следующей информацией.

• Дата, Месяц, Год,.
• Номер,.
• Название бухгалтерской папки.

Акт приема-передачи при замене директора

Орган управления компании и банки, обслуживающие компанию, должны быть уведомлены в случае смены директоров или ключевых бухгалтеров. Для государственных компаний это правило действует, если сменился руководитель. Для частных компаний этот вопрос решается самостоятельно.

Акт приема-передачи кадровой документации

При заполнении кадровых документов обязательно указывать

• Количество а/к,.
• Имя — — Название,.
• Период — — — Количество папок
• Количество папок, — — — — Количество папок, — — — — Количество папок
• Примечания.

Передача информации, которая касается воинского учета

Если вам необходимо отправить документы, относящиеся к военному учету, вы должны составить специальный акт. Что должно быть включено?

• Название организации,.
• дата,.
• ФИО должностного лица, входящего в состав комиссии,.
• место, наименование ответственного за воинский учет,.
• Место, ФИО лица, принявшего его или ее
• Причина,.
• Наименование папки.

Передача документов как операция

Невозможно представить деятельность любой организации без формирования пакета документов. Бухгалтерские и налоговые документы, административные документы, инвентаризационные ведомости и т.д. Они относятся к деятельности организации.

В случае смены руководителя или специалиста, ответственного за ведение дел, работодатель должен рассмотреть следующие вопросы

• Обеспечить полную передачу дел (документов) старым работником новому работнику в полном объеме
• Обеспечить получение новым работником всех документов от старого работника.

Для этого следует составить акт приема-передачи документов.

В процессе получения документов также проверяется их фактическое наличие. Дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность может наступить, если обнаружится, что процесс передачи документов был упущен.

Надлежащим образом оформленный передаточный акт может быть использован сторонами в суде в качестве доказательства наличия документов на момент выбытия.

Кроме того, акт приема-передачи может быть использован для оформления передачи документа третьей организации, дела и т.д. В составе акта могут выступать и физические лица. Составление такого акта практически аналогично составлению внутреннего документа, за исключением указания паспортных данных лица, принимающего и передающего данные или документ из другой организации.

Оформление акта

Форма акта приема-передачи документов законодательно не регламентирована. Организации могут разрабатывать свои собственные формы под свои нужды.

Обычно их привлекает закон о принятии документов в двух экземплярах или от гражданина к гражданину в случае внешних организаций, или в одном экземпляре, требуемом в случае внутренних актов. При необходимости лицо, передающее документ, может сделать копию для себя.

Акт приема-передачи содержит следующие разделы

1. «Заголовок», содержащий данные об организации: наименование, адрес, ОГРН, ИНН и другие реквизиты, и
2. В разделе «Заголовок» — наименование документа, его номер и дата выдачи, фамилия, имя и отчество лица, представившего документ, его должность и, при необходимости, паспорт.
3. ФИО лица, представившего документ, его должность и, при необходимости, паспортные данные; и
4. ФИО лица, получившего документ, и, при необходимости, его должность — паспортные данные, и
5. перечень отправленных документов с максимально возможной детализацией (номер обращения, количество файлов, объем, указание оригинала или копии документа, количество листов и т.д.) В некоторых случаях перечень прикладывают к акту папки, что допускается, если документов много. В этом случае фактически создается примечание: ‘По переписи ________’.
6. При необходимости делается отметка о статусе документа (утерян, найден), например, ‘Приказ от 21 декабря 2021 года № П-11 «О назначении ответственного лица», утерян после пожара’.
7. Числовые и письменные обозначения общего количества переданных документов, с
8. Подписи сторон, печатные подписи.

С момента подписания акта обеими сторонами ответственность за хранение документов берет на себя сторона, получившая их. Никакие претензии не могут быть предъявлены к стороне, передавшей документы.

Как правильно составить передаточный акт в 2025 году

Российское законодательство не содержит рекомендаций по образцам актов приема-передачи, но, как и в случае с другими деловыми сертификатами, в них должна содержаться следующая информация

• Название сертификата.
• Номер и дата выдачи с указанием места выдачи.
• Перечень передаваемых предметов, их количество и тип (оригинал или копия).
• Название учреждения и имя стороны, подписавшей акт.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Подготавливается два экземпляра передаточного акта, и один экземпляр передается каждому лицу, участвующему в сделке.

Перед составлением передаточного акта необходимо сначала подготовить материал для передачи. При составлении передаточного акта рекомендуется придерживаться следующей структуры документа. В целом ее можно разделить на три раздела

1. Первый раздел. Здесь необходимо заполнить название формы «Декларация о приеме-передаче документов». Далее указывается дата составления акта и место совершения сделки. Далее указываются сведения о сторонах, участвовавших в оформлении документа. В случае юридического лица — наименование органа и имя представителя стороны. В случае физического лица — имя и паспортные данные.
2. Во втором разделе перечисляются документы, которые необходимо подать. Для удобства он обычно оформляется в виде таблицы со следующими графами.

• № а/я
• Название документа.
• Дата, согласно документам агентства.

1. Последний раздел. Этот раздел документа содержит итоговую информацию о количестве экземпляров оформленного документа и подписях сторон сделки. В случае юридических лиц здесь должна быть указана должность подписавшего, а также фамилия, подтверждение сделки печатью организации.

Особенности заполнения.

При внесении информации в акт приема-передачи необходимо соблюдать реквизиты бланка.

1. Например, в случае межведомственной передачи материала название органа вписывается в левом верхнем углу. Решение руководителя органа должно быть написано в правом углу.
2. Далее необходимо указать дату заполнения бланка поставки.
3. В разделе описания перечисляются имена лиц, участвующих в передаче документа, со ссылкой на проводку.
4. Затем создается таблица с документами, подлежащими передаче.
5. Далее указывается количество экземпляров бланка.
6. Наконец, перечисляются подписи представителей сторон.

Если документ предназначен для внутреннего пользования, его утверждает ответственное лицо компании.

При заполнении междисциплинарной формы пункт 1 не дополняется, а подписи участников должны быть заверены.

Основной целью акта приема-передачи является подтверждение того, что документ действительно был поставлен в количестве, указанном на бланке.

Акт приема передачи документов другому лицу

Акты приема-передачи являются приложением к договору между сторонами и гарантируют передачу товара от исполнителя к заказчику. Договор между исполнителем и заказчиком заключается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Подписанный акт приема-передачи — это всего лишь официальный зарегистрированный документ, оформляющий передачу деловой документации.

Данное свидетельство о передаче документов имеет юридическую силу.

Форма свидетельства о передаче документа другим лицам предусматривает следующие реквизиты

• Название сертификата.
• Дата подписи.
• Место расположения подписи.
• Наименование передаваемого материала в виде каталога.
• Количество переданных материалов.
• Фамилии заинтересованных лиц.
• Основание формы.
• Подписи сторон.
• Печать.

Пункты документации могут быть перечислены в составляемом сертификате. Однако некоторые требования должны быть разъяснены отдельно.